学校设备集中采购制度

PAGE学校设备集中采购制度一、总则（一）目的为了规范学校设备集中采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，加强廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金以及其他资金进行的设备集中采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正公平原则采购过程公开透明，接受社会监督，保证所有参与采购的供应商机会均等，公正对待每一个供应商，不偏袒任何一方。3.效益原则在保证设备质量的前提下，充分考虑采购成本、使用效益和维护成本，实现资源的优化配置。4.诚信原则采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，主要职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.研究决定采购方式、采购项目的中标（成交）供应商。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购中心，作为采购执行机构，负责具体的采购业务操作。采购中心应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.贯彻执行采购制度和相关法律法规。2.根据采购计划和预算，组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件资料。4.对采购项目进行跟踪管理，确保合同履行。5.定期向采购工作领导小组汇报采购工作情况。（三）需求部门职责1.根据教学、科研、管理等工作需要，提出设备采购需求，详细说明设备的规格、型号、数量、技术参数、功能要求等。2.参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和相关意见。3.负责采购设备的验收工作，确保设备符合采购合同要求。（四）监督部门职责学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正廉洁。主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规违纪行为。3.对采购项目进行不定期检查，提出改进意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门发展规划和年度工作计划，结合实际需求，在每年规定时间内编制设备采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购理由和预期效益。3.采购预算编制应遵循科学合理原则，充分考虑设备的价格走势、市场供求情况等因素，确保预算准确可靠。（二）预算审核与调整1.采购中心对各部门提交的采购预算进行汇总审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。2.采购工作领导小组对审核后的采购预算进行审议，根据学校财力状况和事业发展需要，确定年度采购预算总额。3.因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购中心审核后，报采购工作领导小组批准。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到规定限额以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到规定限额以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购中心应按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购中心应从符合资格条件的供应商名单中随机抽取不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购中心应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购中心应组织相关人员进行论证，并报采购工作领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购中心应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购中心根据报价情况，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据实际需要填写《设备采购申请表》，详细说明采购设备的名称、规格型号、数量、预算金额、用途等内容，并提交相关论证材料。2.《设备采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购中心。3.采购中心对采购申请进行初审，审核内容包括采购申请的完整性、合理性、合规性等。初审通过后，报采购工作领导小组审批。（二）采购文件编制1.根据采购项目特点和采购方式，采购中心编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务要求和服务要求，确保采购文件的准确性和完整性。3.采购文件编制过程中，采购中心应充分征求需求部门和相关专家的意见，对采购文件进行反复修改和完善。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购中心应在规定媒体上发布采购公告（招标公告、投标邀请书），公布采购项目的基本情况、采购要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购中心应向符合资格条件的供应商发出采购文件，并告知采购项目的相关信息。（四）供应商报名与资格审查1.供应商应按照采购公告（招标公告、投标邀请书）或采购文件的要求，在规定时间内报名参加采购项目。报名时应提交相关证明材料，证明其具有履行合同的能力和资格。2.采购中心对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.经资格审查合格的供应商，采购中心应向其发出采购文件，并告知其获取采购文件的方式、地点和时间等信息。（五）开标、评标与定标1.开标应在招标文件规定的时间和地点进行。开标时，采购中心应邀请所有投标人参加，并当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。2.评标由采购中心组织评标委员会进行。评标委员会由采购人代表和有关专家组成，负责对投标文件进行评审和比较，提出评标意见。3.评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，评选出中标候选人。采购中心根据评标委员会的评标意见，确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。（六）采购合同签订1.中标（成交）供应商应在中标（成交）通知书发出之日起规定时间内，与采购人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购中心应将合同副本送需求部门、监督部门等备案。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同要求进行验收。验收内容包括设备规格、数量、质量、性能、技术参数等方面。2.验收合格后，需求部门应填写《设备采购验收报告》，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据之一。3.如发现采购设备存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可按照合同约定通过法律途径解决。六、采购资金支付（一）支付申请1.采购合同签订后，供应商按照合同约定履行交货义务，并提交相关付款申请材料。付款申请材料应包括发票、验收报告、采购合同副本等。2.需求部门对供应商提交的付款申请材料进行审核，审核无误后，填写《设备采购付款申请表》，报采购中心。（二）支付审核与审批1.采购中心对需求部门提交的《设备采购付款申请表》进行审核，审核内容包括采购合同执行情况、付款申请材料的完整性和真实性等。2.审核通过后，采购中心将《设备采购付款申请表》报财务部门。财务部门对付款申请进行财务审核，审核无误后，报学校领导审批。（三）资金支付学校领导审批通过后，财务部门按照合同约定和审批意见，及时向供应商支付采购资金。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收全过程的各类文件资料，主要包括：1.采购申请文件，如《设备采购申请表》及相关论证材料。2.采购文件，如采购公告（招标公告、投标邀请书）、采购需求、采购合同条款评标标准等。3.供应商报名与资格审查材料，如供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等证明材料。4.投标文件，包括投标报价表、技术方案、商务条款偏离表等。5.开标、评标记录，如开标会议记录、评标委员会评标意见等。6.中标（成交）通知书。7.采购合同。8.验收报告，如《设备采购验收报告》及相关验收资料。9.付款申请材料，如发票、采购合同副本等。10.其他与采购项目有关的文件资料。（二）档案整理与保管1.采购中心应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保存期限不少于十五年，重大采购项目档案保存期限不少于三十年。3.采购档案应存放于安全、保密的场所，防止档案资料丢失、损坏或泄露。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购中心负责人批准后，方可查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。2.因特殊情况需要借阅采购档案的，应填写《采购档案借阅申请表》，经采购中心负责人和学校分管领导批准后，方可借阅。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。借阅期满后，借阅人应及时归还档案。八、监督与检查（一）内部监督1.学校纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，定期对采购制度执行情况、采购项目实施情况等进行检查，发现问题及时督促整改。2.采购中心应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流程，防止采购过程中出现违规违纪行为。3.需求部门应积极配合监督部门开展工作，对采购活动中的问题及时反馈，协助监督部门做好调查处理工作。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购中心应按照规定及时公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标（成交）供应商等内容，接受社会公众的监督。2.供应商对采购活动有异议的，可以向采购中心提出质疑，采购中心应及时受理并作出答复。供应商对质疑答复不满意的，可以向学校纪检监察部门投诉，纪检监察部门应依法依规进行调查处理。九、违规处理（一）对供应商的违规处理1.供应商在采购活动中存在下列违规行为之一的，采购中心应视情节轻重，给予警告、罚款、列入不良行为记录名单等处罚：提供虚假材料谋取中标（成交）的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有前款所列违规行为之一的，中标（成交）无效。给采购人造成损失的，依法承担赔偿责任。情节严重的，由工商行政