学校部门采购管理制度

PAGE学校部门采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校各部门采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校采购政策、采购计划，对重大采购项目进行决策，监督采购活动的实施。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的执行实施。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.根据学校各部门需求，编制采购计划。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.对供应商进行资格审查和管理。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。5.建立采购档案，妥善保管采购文件资料。（三）需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施过程进行配合和监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照学校财务预算编制要求和程序进行申报，经学校财务部门审核汇总后，报学校采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因确需调整采购预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。2.采购部门在采购过程中应严格控制采购成本，确保采购资金的合理使用。对于采购预算执行情况，应定期进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购项目单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程采购项目单项合同估算价在200万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照相关法律法规规定，在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额（货物类）或合同估算价（工程类）的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判小组应与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判供应商务必在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上确定成交供应商，并将结果通知所有参加协商的未成交的供应商。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向三家以上符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》应经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性进行审核。2.对于预算金额在规定限额以下的采购项目，采购部门审核后报采购领导小组授权的领导审批；对于预算金额超过规定限额的采购项目，采购部门审核后报采购领导小组审议批准。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购部门按照确定的采购方式组织采购活动。采用公开招标方式采购的，采购部门应按照招标程序发布招标公告、发售招标文件、组织开标评标、确定中标供应商等。采用邀请招标方式采购的，采购部门应按照邀请招标程序邀请供应商投标、组织开标评标、确定中标供应商等。采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应按照竞争性谈判程序成立谈判小组、制定谈判文件、与供应商谈判、确定成交供应商等。采用单一来源采购方式采购的，采购部门应按照单一来源采购程序成立单一来源采购小组、与供应商协商、确定成交供应商等。采用询价方式采购的，采购部门应按照询价程序向供应商发出询价通知书、要求供应商报价、确定成交供应商等。2.在采购过程中，采购部门应严格按照采购文件要求对供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资格条件。同时，采购部门应做好采购文件的编制、发放、接收、保管等工作，确保采购文件的完整性和保密性。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送学校财务部门、需求部门等备案。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购部门应及时组织需求部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同要求对货物的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保货物符合采购要求。2.对于大型设备、复杂工程等采购项目，采购部门应邀请专业机构或专家进行验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。（六）资金支付1.采购项目验收合格后，需求部门应根据采购合同约定，填写《付款申请表》，报学校财务部门审核。2.学校财务部门审核无误后，按照规定程序办理资金支付手续，将采购资金支付给供应商。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.供应商应具备独立承担民事责任的能力。2.供应商应具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.供应商应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.供应商应具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.供应商参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商准入1.采购部门应建立供应商信息库，并定期对供应商信息库进行维护和更新。2.供应商入库应提交以下资料：营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、供应商简介、业绩证明材料、产品质量证明材料等。3.采购部门对申请入库的供应商进行资格审查，符合资格要求的供应商纳入供应商信息库。（三）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商后续合作的重要依据。2.评价和考核方式包括：定期问卷调查、实地考察、用户反馈等。3.对于评价和考核不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消供应商资格等。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案保管采购档案应由采购部门指定专人负责保管，保管期限按照国家有关规定执行。采购档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。（三）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、抽取、撤换档案资料。八、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合