学校档案归档制度模板

PAGE学校档案归档制度模板一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级、各班级在教学、科研、管理等活动中形成的各种文件材料的归档工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：归档的文件材料应真实反映学校各项工作的实际情况，确保文件材料的完整性。3.分类科学原则：按照文件材料的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查阅。4.便于利用原则：档案的整理和保管应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用价值。二、归档范围（一）党群工作类1.学校党组织的工作计划、总结、报告、决议、决定等文件材料。2.党员名册、入党申请书、入党志愿书、转正申请书等党员档案材料。3.学校工会、共青团、学生会等群众组织的工作计划、总结、活动记录等文件材料。（二）行政管理类1.学校行政工作的各项规章制度、办法、细则等文件材料。2.学校行政会议记录、纪要、决议等文件材料。3.学校机构设置、人员编制、干部任免、考核、奖惩等文件材料。4.学校的工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。5.学校的招生、教学、科研、后勤等各项工作的文件材料。（三）教学工作类1.教学计划、教学大纲、课程标准、教材等教学文件材料。2.教案、讲稿、课件、试卷、成绩册等教学过程文件材料。3.教学实习、实验报告、毕业设计（论文）等实践教学文件材料。（四）科学研究类1.科研项目申请书、立项通知书、合同书等科研项目文件材料。2.科研成果报告、论文、著作、专利等科研成果文件材料。3.科研活动记录、学术会议纪要等科研活动文件材料。（五）基本建设类1.学校基本建设规划、设计方案、可行性研究报告等文件材料。2.学校基本建设项目的招投标文件、合同协议、施工图纸等文件材料。3.学校基本建设项目的竣工验收报告、决算审计报告等文件材料。（六）仪器设备类1.仪器设备购置计划、申请书、合同书等文件材料。2.仪器设备的验收报告、使用说明书、维修记录等文件材料。3.仪器设备的报废申请、审批文件等文件材料。（七）财会工作类1.学校财务预算、决算、财务报表等文件材料。2.学校财务管理制度、办法、细则等文件材料。3.学校财务收支凭证、账簿、审计报告等文件材料。（八）外事工作类1.学校外事工作计划、总结、报告等文件材料。2.学校外事活动的邀请函、接待计划、协议等文件材料。3.学校师生出国（境）审批文件、护照、签证等文件材料。三、归档要求（一）文件材料的形成1.学校各部门、各年级、各班级应指定专人负责文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的及时形成和完整收集。2.文件材料应使用钢笔、毛笔或中性笔书写，字迹工整、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔或复写纸书写。3.文件材料应使用A4纸打印或复印，纸张应符合档案管理要求。（二）文件材料的整理1.文件材料应按照归档范围进行分类整理，同一类别的文件材料应按照时间顺序排列。2.文件材料应编写页码，页码应编写在文件材料的右下角，正面编在右上角，背面编在左上角。3.文件材料应编制目录，目录应包括文件材料的编号、名称、日期、页码等内容，目录应打印或复印在A4纸上，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独存放。（三）文件材料的装订1.文件材料应按照档案管理要求进行装订，装订应牢固、整齐，不得有掉页、漏页等现象。2.文件材料应采用左侧装订，装订线应距左边沿15mm，上下两端各留20mm。（四）文件材料的归档1.学校各部门、各年级、各班级应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理归档，并移交学校档案管理部门。2.学校档案管理部门应按照档案管理要求对移交的文件材料进行审核、整理和编目，确保档案的质量。3.学校档案管理部门应将整理好的档案及时上架存放，并建立档案检索系统，便于档案的查阅和利用。四、归档时间（一）文书档案学校各部门应在次年上半年将上一年度形成的文书档案整理归档，并移交学校档案管理部门。（二）教学档案1.教师应在每学期结束后将本学期的教案、讲稿、课件、试卷、成绩册等教学过程文件材料整理归档，并移交本部门档案管理人员。2.学校各部门应在次年上半年将上一年度的教学实习、实验报告、毕业设计（论文）等实践教学文件材料整理归档，并移交学校档案管理部门。（三）科研档案1.科研项目负责人应在项目结题后将项目申请书、立项通知书、合同书、科研成果报告、论文、著作、专利等科研项目文件材料整理归档，并移交本部门档案管理人员。2.学校各部门应在次年上半年将上一年度的科研活动记录、学术会议纪要等科研活动文件材料整理归档，并移交学校档案管理部门。（四）基本建设档案1.学校基本建设项目负责人应在项目竣工验收后将项目规划、设计方案、可行性研究报告、招投标文件、合同协议、施工图纸、竣工验收报告、决算审计报告等文件材料整理归档，并移交本部门档案管理人员。2.学校各部门应在次年上半年将上一年度的基本建设项目文件材料整理归档，并移交学校档案管理部门。（五）仪器设备档案1.仪器设备购置负责人应在仪器设备验收合格后将仪器设备购置计划、申请书、合同书、验收报告、使用说明书、维修记录等文件材料整理归档，并移交本部门档案管理人员。2.学校各部门应在次年上半年将上一年度的仪器设备报废申请、审批文件等文件材料整理归档，并移交学校档案管理部门。（六）财会档案1.学校财务部门应在次年上半年将上一年度的财务预算、决算、财务报表、财务管理制度、办法、细则、财务收支凭证、账簿、审计报告等文件材料整理归档，并移交学校档案管理部门。2.学校档案管理部门应按照国家有关规定对财会档案进行保管和利用。（七）外事档案1.学校外事部门应在每次外事活动结束后将外事工作计划、总结、报告、邀请函、接待计划、协议、师生出国（境）审批文件、护照、签证等文件材料整理归档，并移交学校档案管理部门。2.学校各部门应在次年上半年将上一年度的外事活动文件材料整理归档，并移交学校档案管理部门。五、归档程序（一）收集1.学校各部门、各年级、各班级应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件、照片、录像等各种形式的文件材料。（二）整理1.收集的文件材料应按照归档范围进行分类整理，同一类别的文件材料应按照时间顺序排列。2.文件材料应编写页码，页码应编写在文件材料的右下角，正面编在右上角，背面编在左上角。3.文件材料应编制目录，目录应包括文件材料的编号、名称、日期、页码等内容，目录应打印或复印在A4纸上，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独存放。（三）装订1.文件材料应按照档案管理要求进行装订，装订应牢固、整齐，不得有掉页、漏页等现象。2.文件材料应采用左侧装订，装订线应距左边沿15mm，上下两端各留20mm。（四）编目1.档案管理人员应按照档案管理要求对整理好的档案进行编目，编制档案编号、档案名称、档案日期、档案保管期限等内容。2.档案编号应按照档案管理要求进行编制，编号应具有唯一性和系统性。（五）装盒1.档案管理人员应将编目好的档案装入档案盒内，并在档案盒上标明档案编号、档案名称、档案日期、档案保管期限等内容。2.档案盒应采用符合档案管理要求的材料制作，档案盒应牢固、整齐，不得有破损、变形等现象。（六）上架1.档案管理人员应将装盒好的档案及时上架存放，并按照档案管理要求进行排列，便于档案的查阅和利用。2.档案上架应按照档案编号顺序进行排列，同一类别的档案应集中存放。六、档案保管期限（一）永久保管1.学校党组织的重要文件材料，如工作计划、总结、报告、决议、决定等。2.学校行政工作的重要文件材料，如规章制度、办法、细则等。3.学校教学工作的重要文件材料，如教学计划、教学大纲、课程标准、教材等。4.学校科学研究的重要文件材料，如科研项目申请书、立项通知书、合同书等。5.学校基本建设的重要文件材料，如规划、设计方案、可行性研究报告等。6.学校仪器设备购置的重要文件材料，如购置计划、申请书、合同书等。7.学校财会工作的重要文件材料，如财务预算、决算、财务报表等。8.学校外事工作的重要文件材料，如外事工作计划、总结、报告等。（二）长期保管1.学校党组织的一般文件材料，如党员名册、入党申请书、入党志愿书、转正申请书等。2.学校行政工作的一般文件材料，如行政会议记录、纪要、决议等。3.学校教学工作的一般文件材料，如教案、讲稿、课件、试卷、成绩册等。4.学校科学研究的一般文件材料，如科研成果报告、论文、著作、专利等。5.学校基本建设的一般文件材料，如招投标文件、合同协议、施工图纸等。6.学校仪器设备购置的一般文件材料，如验收报告、使用说明书、维修记录等。7.学校财会工作的一般文件材料，如财务管理制度、办法、细则等。8.学校外事工作的一般文件材料，如邀请函、接待计划、协议等。（三）短期保管1.学校党组织的临时性文件材料，如通知、通报、简报等。2.学校行政工作的临时性文件材料，如通知、通报、简报等。3.学校教学工作的临时性文件材料，如通知、通报、简报等。4.学校科学研究的临时性文件材料，如通知、通报、简报等。5.学校基本建设的临时性文件材料，如通知、通报、简报等。6.学校仪器设备购置的临时性文件材料，如通知、通报、简报等。7.学校财会工作的临时性文件材料，如通知、通报、简报等。8.学校外事工作的临时性文件材料，如通知、通报、简报等。七、档案鉴定（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、实事求是、区别对待的原则。2.档案鉴定应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的保存价值。（二）鉴定组织1.学校应成立档案鉴定小组，由学校档案管理部门负责人、各部门档案管理人员、相关专业人员等组成。2.档案鉴定小组应定期对学校档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应采用直接鉴定法，对档案进行逐件审查，确定档案的保存价值。2.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的保存价值，确定档案的保管期限和销毁范围。（四）鉴定结果处理1.档案鉴定小组应将鉴定结果形成鉴定报告，报学校领导审批。2.学校领导应根据鉴定报告，对档案的保管期限和销毁范围进行审批，并签署意见。3.档案管理部门应根据学校领导的审批意见，对档案进行整理和处理，将保管期限已满的档案进行销毁，将保管期限未满的档案继续保存。八、档案统计（一）统计内容1.学校档案的数量、种类、保管期限等情况。2.学校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作情况。3.学校档案的查阅、借阅、复制等利用情况。（二）统计方法1.档案管理部门应建立档案统计台账，对学校档案的数量、种类、保管期限等情况进行详细记录。2.档案管理部门应定期对学校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作情况进行统计分析，形成统计报表，报学校领导和上级档案管理部门。3.档案管理部门应根据学校档案的查阅、借阅、复制等利用情况，建立利用档案登记册，对利用档案的时间、内容、利用人等情况进行详细记录。（三）统计要求1.档案统计应准确、及时、全面，不得虚报、瞒报、漏报。2.档案统计报表应按照国家有关规定和档案管理要求进行编制，报表应数据准确、内容完整、格式规范。3.档案统计工作应建立健全档案统计制度，明确统计人员的职责和工作流程，确保档案统计工作顺利开展。九、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则。2.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，确保档案的安全和完整。（二）利用范围1.学校内部人员因教学、科研、管理等工作需要查阅、借阅、复制档案。2.学校外部人员因工作需要查阅、借阅、复制档案，应按照国家有关规定和学校档案管理制度办理相关手续。（三）利用手续1.学校内部人员查阅、借阅、复制档案，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理相关手续。2.学校外部人员查阅、借阅、复制档案，应填写档案利用申请表，经学校档案管理部门负责人审批后，到档案管理部门办理相关手续，并按照国家有关规定缴纳档案利用费用。（四）利用方式1.档案管理部门应设立档案查阅室，为利用者提供档案查阅服务。2.档案管理部门应根据利用者的需要，提供档案复印件或电子文件。3.档案管理部门应按照档案利用申请表的要求，对档案进行查阅、借阅、复制，并做好记录。（五）利用期限1.学校内部人员查阅、借阅档案的期限一般不得超过两周，如需延长借