学校档案室各类制度管理

PAGE学校档案室各类制度管理一、总则（一）目的为加强学校档案室各类制度管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校档案室及全校各部门、各单位在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于档案的开发利用。2.真实性原则档案的形成应真实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容的客观、准确。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全配套。4.规范性原则档案管理工作应遵循国家和学校的有关规定，按照统一的标准和规范进行操作。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置学校设立档案室，作为学校档案管理的专门机构，归口学校办公室管理。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范有序。3.对档案进行科学保管，做好档案库房的安全管理工作，配备必要的防护设备，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.开展档案的开发利用工作，编制各类档案检索工具，积极为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校师生员工的档案意识。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.参与学校重大活动、重要项目档案的形成、积累和整理工作，进行业务指导和监督。（三）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、完整。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理，并接受档案室的业务指导和监督。3.按照学校档案管理规定，定期向档案室移交应归档的档案。三、档案收集制度（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党委、纪委、工会、团委等组织形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.行政管理类：学校行政部门形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、人事档案、财务档案等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、实习报告、毕业论文等。4.科学研究类：科研项目申报书、研究计划、实验数据、科研成果、学术论文等。5.基本建设类：学校基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。6.仪器设备类：仪器设备的购置计划、合同、验收报告、使用说明书等。7.外事工作类：外事活动的文件、协议、合同、出访报告等。8.财会档案类：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。9.学生工作类：学生入学登记表、学籍档案、奖惩材料、毕业生就业材料等。（二）收集要求1.各部门、各单位应按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类文件材料，做到齐全、完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，使用耐久性强的书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子档案的可读性和可用性。（三）收集时间1.当年形成的档案，在次年上半年由各部门、各单位整理归档后移交档案室。其中，教学档案应在每学期结束后一个月内完成归档移交。2.重大活动、重要项目结束后，承办部门应及时将相关档案整理归档并移交档案室。四、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行划分。3.机构：按照学校内部的组织机构进行分类。4.保管期限：根据档案的保存价值，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。（三）整理步骤1.装订对归档的文件材料进行装订，去除金属物，破损文件应进行修补或复制。2.分类按照分类方法，将文件材料进行分类。3.编号对每一份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编目编制档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目。5.装盒将整理好的文件材料装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案保管制度（一）库房建设1.档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、烟雾报警器、防盗门窗等。3.库房应保持清洁卫生，并定期进行清扫和消毒。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。（三）库房管理1.严格控制库房温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.档案库房应专人负责管理，无关人员不得擅自进入。六、档案利用制度（一）利用范围1.本校师生员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经学校领导批准，可查阅、借阅相关档案。（二）利用手续1.本校师生员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应持单位介绍信，经学校办公室审核，学校领导批准后，到档案室办理查阅、借阅手续。（三）利用要求1.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。如需延期，应办理续借手续。3.查阅、借阅档案应爱护档案，不得涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料。4.未经档案室同意，不得擅自复制档案。确需复制的，应按照规定办理审批手续。七、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定原则根据档案的保存价值和历史作用，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和历史价值，确定保管期限。2.综合鉴定法：结合档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，综合判断其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经学校领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并在《档案销毁清册》上签字。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。八、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限、密级等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计。2.采用计算机辅助统计，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计报表1.定期向上级主管部门报送档案统计报表。2.每年对学校档案管理工作进行统计分析，形成年度档案统计报告。九、档案信息化管理制度（一）信息化建设目标推进学校档案管理信息化建设，实现档案信息从收集、整理、保管到利用的全过程数字化管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）信息化系统建设1.建立学校档案管理信息系统，实现档案信息的录入、存储、检索、利用等功能。2.档案管理信息系统应具备数据安全备份、权限管理、日志记录等功能，确保档案信息的安全。（三）电子档案管理1.电子文件应按照国家有关标准和规范进行形成、收集、整理和归档。2.电子档案应进行元数据采集，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放。（四）信息化安全管理1.加强档