学校档案室管理使用制度

PAGE学校档案室管理使用制度一、总则（一）目的为加强学校档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为学校各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职工在档案管理与使用过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学校机密、敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案服务水平，确保档案能够及时、准确地提供给需要的部门和人员，满足学校工作和师生的利用需求。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理的规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、安全和有效利用。3.对学校各部门、各单位的档案工作进行监督、指导和检查，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。4.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时归档和妥善保管。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化进程，提高档案管理效率和服务质量。6.定期向上级主管部门报送档案工作统计报表，及时报告档案管理工作中的重大事项。（二）部门（单位）档案员职责1.负责本部门（单位）各类文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照学校档案管理规定，定期将整理好的档案移交学校档案室，并办理交接手续。3.协助档案室做好档案的查阅、借阅和利用工作，根据工作需要及时提供相关档案资料。4.负责本部门（单位）档案工作的日常管理，对档案的安全和保密负责，防止档案丢失、损坏和泄密。5.接受学校档案室的业务指导和培训，积极参加档案工作会议和活动，不断提高档案管理水平。（三）教职工个人职责1.自觉遵守学校档案管理规定，在工作中形成的各类文件材料应及时整理、归档，不得据为己有。2.妥善保管个人在工作中使用的档案资料，不得擅自转借、转让或销毁。3.在查阅、借阅档案时，应严格遵守档案利用制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。4.积极配合学校档案管理工作，提供有关档案线索和信息，协助做好档案的收集、整理和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案的收集范围包括：1.党群工作类：学校党组织、工会、共青团等组织形成的各类文件材料。2.行政管理类：学校行政机构在行政管理活动中形成的各类文件材料。3.教学管理类：学校教学管理部门、各教学单位在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类文件材料。4.学生管理类：学校学生管理部门、各学院在学生招生、学籍管理、奖惩、就业等工作中形成的各类文件材料。5.科学研究类：学校科研管理部门、各科研项目组在科研项目申报、研究、成果鉴定等过程中形成的各类文件材料。6.财务管理类：学校财务部门在财务预算、核算、审计等工作中形成的各类文件材料。7.后勤管理类：学校后勤管理部门在物资采购、校园建设、物业管理等工作中形成的各类文件材料。8.仪器设备类：学校仪器设备管理部门在仪器设备购置、验收、使用、维护、报废等过程中形成的各类文件材料。9.基本建设类：学校基本建设项目在项目规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的各类文件材料。10.外事工作类：学校外事部门在对外交流、合作、出访等活动中形成的各类文件材料。11.声像档案类：学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。12.实物档案类：学校在各类活动中获得的奖杯、奖牌、证书、印章等实物。（二）收集要求1.各部门（单位）应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围和要求，及时收集本部门（单位）在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.对于重要活动、重大项目形成的文件材料，应实行全过程跟踪收集，确保档案资料的连续性和系统性。3.对零散的文件材料，应进行及时整理和归档，避免文件材料的丢失和损坏。4.各部门（单位）在向学校档案室移交档案时，应编制档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息，并与档案室工作人员办理交接手续。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、编号规范、排列有序。3.对纸质档案应进行装订、编页、编目等整理工作，确保档案的整齐、美观和牢固；对电子档案应进行格式转换、数据备份、分类存储等整理工作，确保电子档案的可读性和可用性。（四）整理方法1.分类按照档案的类别，将党群工作类、行政管理类、教学管理类、学生管理类、科学研究类、财务管理类、后勤管理类、仪器设备类、基本建设类、外事工作类、声像档案类、实物档案类等进行分类。2.编号对每一类档案按照年度、保管期限等进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的查找和管理。3.编目编制档案目录，详细注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和利用。4.装订对纸质档案进行装订，应去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案的整齐、牢固。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上注明档案的类别、编号、年度、保管期限等信息，便于档案的存放和管理。四、档案的保管（一）保管场所学校档案室应具备专门的档案保管场所，档案保管场所应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机等，确保档案的安全保管。2.建立档案保管设备档案，记录设备的型号、规格、购置时间、维修保养情况等信息，便于设备的管理和维护。（三）档案上架1.按照档案的类别、编号、年度、保管期限等顺序，将档案整齐排列上架，便于档案的查找和利用。2.在档案架上设置明显的标识牌，注明档案的类别、编号、年度、保管期限等信息，便于档案的识别和管理。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量、质量和完整性。清点核对工作应每年进行一次，并做好记录。2.如发现档案有丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，并向上级主管部门报告。（五）档案安全管理1.严格遵守国家有关档案安全管理的法律法规和规章制度，加强档案安全防范意识，确保档案的安全。2.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理责任，加强对档案保管场所、设备、人员等的管理，防止档案丢失、损坏、泄密等事故的发生。3.加强对档案保管场所的安全检查，定期检查档案保管场所的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施设备的运行情况，确保设施设备的正常运行。4.对档案管理人员进行安全培训，提高档案管理人员的安全意识和应急处理能力，确保在突发情况下能够及时、有效地保护档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从学校工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。2.遵循档案的形成规律，结合档案的内容、来源、时间等因素，综合分析档案的保存价值。3.严格按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案室负责人及相关部门（单位）负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责组织、指导和监督学校档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定人员对档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合分析档案的保存价值，确定档案是否需要继续保存。2.定期鉴定法每年定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用情况，确定档案是否需要继续保存。（四）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定工作领导小组提出销毁意见，报学校分管领导批准。2.档案销毁前应编制档案销毁清单，详细注明档案的名称、数量、日期、保管期限等信息，并由档案鉴定人员、档案管理人员和监销人员签字确认。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程应由监销人员现场监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.档案销毁后，应将档案销毁清单永久保存，作为档案管理工作中的重要记录。六、档案的利用（一）利用范围学校档案主要供本校教职工、学生及其他需要查阅档案的单位和个人利用。利用档案应符合国家有关法律法规和学校的相关规定，不得损害学校和他人的合法权益。（二）利用方式1.查阅本校教职工、学生及其他需要查阅档案的单位和个人，可凭有效证件到学校档案室查阅档案。查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅档案的名称、目的、时间等信息，并在档案室工作人员的指导下进行查阅。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、目的、时间、期限等信息，经所在部门（单位）负责人签字同意后，报学校档案室负责人审批。借阅档案期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、转让或擅自复制档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。借阅期满后，应及时归还档案，并办理归还手续。3.出具证明学校档案室可为需要证明档案内容的单位和个人出具档案证明。出具档案证明应严格按照档案管理规定进行，确保档案证明的真实性和准确性。（三）利用手续1.查阅档案时，查阅人员应出示有效证件，填写档案查阅登记表，经档案室工作人员核对无误后，方可查阅档案。2.借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，经所在部门（单位）负责人签字同意后，报学校档案室负责人审批。档案室负责人审批同意后，借阅人员应与档案室工作人员办理借阅手续，领取借阅的档案。3.出具档案证明时，申请单位或个人应填写档案证明申请表，注明证明的内容、用途等信息，经所在部门（单位）负责人签字同意后，报学校档案室负责人审批。档案室负责人审批同意后，档案室工作人员应按照档案管理规定出具档案证明，并加盖学校档案室印章。（四）利用监督1.学校档案室应加强对档案利用工作的监督和管理，定期检查档案利用情况，确保档案利用工作的规范、有序进行。2.对违反档案利用规定的行为，学校档案室应及时制止，并按照学校有关规定进行处理；情节严重的，应依法追究相关人员的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的学校档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务质量。2.实现档案信息资源的共享和利用，为学校各项工作提供及时、准确、全面的档案信息支持。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化管理系统建设1.学校应根据档案管理工作的实际需要，建设档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能，能够满足学校档案管理工作的多样化需求。3.档案信息化管理系统应与学校其他信息系统进行有效对接，实现档案信息资源的共享和利用。（三）电子档案管理1.学校应加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。电子档案应按照国家有关电子档案管理的标准和规定进行整理、存储和保管。2.电子档案应进行分类、编号、编目等整理工作，建立电子档案目录数据库，便于电子档案的查找和利用。3.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行备份，防止电子档案数据丢失。4.加强电子档案的安全管理，采取有效的安全防护措施，防止电子档案信息泄露、篡改和丢失。（四）档案数字化加工1.对重要的纸质档案应进行数字化加工处理，将纸质档案转化为电子档案进行存储和管理。档案