学校成套档案管理制度范本

PAGE学校成套档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保学校档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）档案定义学校档案是指学校在招生、教学、科研、管理、社会服务、文化传承与创新等各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案，各部门、各单位明确专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集学校在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。6.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作和社会利用提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）学校档案工作领导小组1.组成：由学校领导及相关部门负责人组成。2.职责：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作发展规划和规章制度。研究决定学校档案工作中的重大问题，协调解决档案工作中的困难和矛盾。监督检查学校档案工作的开展情况，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励。（二）综合档案室1.隶属关系：综合档案室为学校直属正科级机构，归口学校办公室管理。2.人员配备：根据工作需要配备专职档案管理人员，档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉学校各项工作。3.职责：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案管理制度，负责全校档案工作的业务指导、监督和检查。集中统一管理全校各类档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用工作。制定档案工作计划和规章制度，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。负责档案信息化建设，建立和完善档案管理信息系统，实现档案信息资源的共享和利用。参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。向学校领导和上级主管部门及时汇报档案工作情况，提供档案信息服务。（三）各部门、各单位档案工作小组1.组成：各部门、各单位成立档案工作小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.职责：负责组织本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。按照学校档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交学校综合档案室。负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。积极配合学校综合档案室开展档案业务培训和宣传教育活动，提高本部门人员的档案意识。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、党员名册、入党材料、表彰奖励等档案。2.行政管理类：学校行政工作中形成的各类文件、会议纪要、规章制度、工作计划、总结、统计报表、人事档案、印章管理、信访工作等档案。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学日历、学生成绩册、实习实训材料、毕业设计（论文）、教学改革与研究成果等档案。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩材料、助学金申请材料、毕业生就业材料等档案。5.科学研究类：科研项目申报书、立项批复文件、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料、专利证书等档案。6.基本建设类：学校基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、招投标文件、工程合同、竣工验收报告等档案。7.仪器设备类：仪器设备的购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等档案。8.外事工作类：学校对外交流合作活动中形成的各类文件、协议、合同、邀请函、接待计划、出访报告等档案。9.财会工作类：财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、审计报告等档案。10.声像档案类：学校重大活动照片、录像、录音等档案。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在各项工作中形成的档案资料，确保档案资料的完整性和准确性。2.对重要活动、重要项目形成的档案资料，应实行全过程跟踪收集，确保档案资料的齐全、完整。3.档案收集过程中，应注意收集不同载体的档案资料，如纸质文件、电子文件、照片、录像、录音等。4.对收集到的档案资料应进行初步整理，剔除重复、无用的资料，保证档案资料的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将学校档案分为党群工作、行政管理、教学管理、学生管理、科学研究、基本建设、仪器设备、外事工作、财会工作、声像档案等十大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的管理和检索。3.排列：按照档案的时间顺序、重要程度等进行排列，使档案排列有序，便于查找。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确，便于查阅。5.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管。四、档案的保管（一）保管场所1.学校综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应采用档案密集架存放，按照档案类别、编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘、光盘、磁带等，并进行备份，备份应异地存放。3.声像档案应按照载体类型分别存放，如照片应冲洗成照片册或装裱后存放，录像、录音应刻录成光盘或磁带后存放，并注明相关信息。（三）保管期限1.学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定1.学校综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员和相关业务人员参加，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对已到保管期限的档案，经鉴定小组鉴定确无保存价值的，应编制销毁清册，报学校档案工作领导小组审批后销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。（五）档案统计1.学校综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和学校领导汇报档案统计情况。3.档案统计报表应按照国家有关规定和学校档案管理要求编制，报表内容应真实、可靠。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，不得损害国家利益、学校利益和他人合法权益。2.服务为本原则：档案利用工作应以服务学校教学、科研、管理等各项工作为宗旨，为学校发展和师生员工提供优质高效的档案信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守档案安全保密制度，确保档案信息安全，防止档案泄密。（二）利用方式1.查阅：学校内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：学校内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报学校综合档案室负责人审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，应向档案管理人员当面点清档案数量和状况，并在规定期限内归还。3.复制：学校内部人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室办理复制手续。复制档案应使用档案管理人员指定的设备和方法，确保复制件与原件一致。4.出具证明：学校综合档案室可为学校内部人员和校外单位出具档案证明，出具证明应依据档案原件，如实反映档案内容，并加盖学校综合档案室印章。（三）利用登记1.学校综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制、出具证明等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记应包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、档案名称、档案编号、利用方式、归还时间等内容。3.档案利用登记应及时、准确、完整，定期进行整理和归档，以便查阅和统计。（四）利用监督1.学校综合档案室应加强对档案利用工作的监督检查，确保档案利用工作规范、有序进行。2.档案管理人员应认真履行职责，严格按照档案利用制度和程序办理档案利用手续，对利用档案的情况进行跟踪检查，发现问题及时处理。3.对违反档案利用制度和程序，擅自涂改、抽取、撤换档案材料，或泄露档案机密的行为，应依法依规追究相关人员的责任。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的学校档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和智能化管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为学校教学、科研、管理等各项工作提供便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息资源的开发利用，充分发挥档案在学校发展中的作用。（二）建设内容1.档案数字化：对学校现存的纸质档案、声像档案等进行数字化处理，建立档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现学校内部各部门之间档案信息的共享和利用。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关法律法规和行业标准，确保档案信息安全。2.档案数字化应保证数字化档案与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。3.档案管理信息系统应功能齐全、操作简便、运行稳定，满足学校档案管理工作的需要。4.档案信息资源共享平台应具备信息发布、查询、下载等功能，方便学校内部各部门之间的档案信息共享和利用。（四）管理与维护1.学校综合