妇联档案责任制度落实

PAGE妇联档案责任制度落实一、总则（一）目的为加强妇联档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在妇联工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合妇联工作实际，制定本档案责任制度。（二）适用范围本制度适用于妇联机关各部门、各直属单位以及下属各级妇联组织的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指妇联在履行职能活动中直接形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括文件、会议记录、活动资料、统计报表、照片、音像资料等。（四）基本原则1.集中统一管理原则妇联档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映妇联工作的实际情况，确保档案内容真实可靠，严禁篡改、伪造档案。3.完整性原则全面收集和整理妇联工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、妇女儿童隐私等敏感信息的档案，采取有效的保密措施，防止信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为妇联工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善妇联档案管理制度和工作流程。2.负责组织、指导、监督和检查妇联机关各部门、各直属单位以及下属各级妇联组织的档案管理工作。3.集中统一管理妇联机关的各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用，提高档案管理工作效率和服务水平。6.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，确保档案资源的合理利用。7.积极开发档案信息资源，为妇联工作提供档案资料查询、借阅等服务，充分发挥档案的资政作用。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务素质和全体干部职工的档案意识。（二）各部门、各直属单位及下属各级妇联组织职责1.负责本部门、本单位档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整归档。2.按照档案管理部门的要求，对本部门、本单位形成的档案进行初步整理，分类存放，并及时移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、数字化等工作，提供必要的协助和支持。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，确保档案的安全。5.积极利用档案资源，为开展本部门、本单位工作提供参考和依据，同时做好档案的保密工作。6.明确一名档案工作联络员，负责与档案管理部门的日常沟通协调，及时反馈本部门、本单位档案工作情况。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高自身业务素质。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、装订、上架、保管、查阅、借阅登记等。3.严格遵守档案管理工作流程和操作规范，确保档案管理工作的准确性和规范性。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题，保证档案的安全完整。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，确保档案信息系统的正常运行。6.做好档案利用服务工作，热情接待档案查阅人员，及时提供所需档案资料，并做好利用登记和反馈工作。7.保守档案机密，不得泄露档案内容，维护档案的保密性和安全性。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级妇联及有关部门下发的文件、通知、指示、会议材料等。2.妇联机关制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.妇联组织开展的各类会议、活动、培训、调研等工作形成的文件、记录、纪要、照片、音像资料等。4.妇联与其他单位签订的合同、协议、合作项目资料等。5.反映妇联工作成果、先进事迹、典型案例等方面的资料。6.涉及妇女儿童权益保护、发展等方面的政策法规、调研报告、统计数据等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各直属单位及下属各级妇联组织应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确、完整收集。2.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得随意涂改、剪裁、损毁。对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制。3.收集的电子文件应确保格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份，保证电子文件的可读性和可利用性。4.各部门、各直属单位及下属各级妇联组织应定期将收集的档案材料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准应统一、规范，具有逻辑性和系统性，便于档案的检索和查询。3.整理后的档案应做到分类清晰、排列有序、编号准确、装订整齐，符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政工作类、业务工作类、声像档案类、实物档案类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如“2023党群001”表示2023年党群工作类的第1份档案。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速准确地查找档案。档案目录应打印成册，并建立电子目录，实现档案信息的数字化管理。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，保持档案页面的平整。四、档案保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映妇联主要职能活动和基本历史面貌的，对本地区、本系统工作具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管凡是在较长时间内对妇联工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管凡是在较短时间内对妇联工作有参考价值的档案，保管期限为10年。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，延长档案使用寿命。修复档案应采用专业的技术和材料，确保修复后的档案质量。3.做好档案的防虫、防鼠工作，定期投放防虫药品，检查档案库房门窗、通风口等部位，防止虫鼠进入档案库房。4.加强档案库房的安全管理，安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案库房的安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。5.对电子档案进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。同时，要做好电子档案的病毒防护和安全维护工作，确保电子档案的安全。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和档案管理规定，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务大局原则档案利用工作应紧密围绕妇联工作大局，为领导决策、业务工作、妇女儿童权益保护等提供有力支持。3.方便快捷原则简化档案利用手续，提高服务效率，为档案利用者提供方便快捷的服务，满足其合理需求。4.保密安全原则在档案利用过程中，要严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门应根据审批意见，办理档案借阅手续，并将档案交借阅者签收。借阅者应严格按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.复制档案利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门应根据审批意见，安排专人负责复制工作，并对复制件进行核对和登记。复制档案应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制件的质量。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等。2.档案利用登记应使用统一的登记簿，由档案管理人员负责填写和保管。登记记录应妥善保存，以备查阅和统计分析。3.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据，不断改进档案利用服务工作。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管状况等因素，准确判断档案的价值。2.客观公正原则鉴定工作应坚持客观公正的态度，不受个人主观因素的影响，确保鉴定结果的科学性和准确性。3.严格标准原则严格按照档案保管期限的划分标准和鉴定程序进行鉴定，确保鉴定工作的规范性和严肃性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容和价值，确定其保管期限和是否需要销毁。2.分析比较法将档案与同类档案进行分析比较，判断其重要程度和保存价值。3.效益评估法从档案的利用效益、社会价值等方面进行评估，确定档案的留存与否。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定结果，编制档案销毁清单，注明档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、妇联主要领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应进行现场监督，销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录和相关检索工具中注明销毁情况，同时将销毁清单作为档案管理工作的重要资料进行留存。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息与妇联业务工作的深度融合，为妇联工作提供及时、准确、全面的档案信息支持，促进妇联工作的科学化、规范化和现代化。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠，防止档案信息泄露和丢失。（二）建设内容1.档案数字化加工对纸质档案进行数字化扫描，将扫描图像进行图像处理、数据挂接、存储等工作，形成数字化档案资源。数字化加工应确保图像清晰、完整，数据准确、规范。2.档案信息管理系统建设建立档案信息管理系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅利用、统计分析、安全保密等功能。档案信息管理系统应具备良好的用户界面，操作简便，功能齐全，满足档案管理工作的实际需求。3.档案数据库建设构建档案数据库，将数字化档案资源和档案信息管理系统中的数据进行集中存储和管理。档案数据库应具备数据备份、恢复、安全防护等功能，确保数据的安全可靠。4.档案信息资源共享平台建设搭建档案信息资源共享平台，实现档案信息在妇联机关各部门、各直属单位以及下属各级妇联组织之间的共享利用。共享平台应具备权限管理、数据交换、信息发布等功能，方便用户查询和获取所需档案信息。（三）实施步骤1.规划设计阶段制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。开展需求调研，确定档案信息管理系统的功能需求和技术要求，进行系统设计和方案论证。2.系统建设阶段按照系统设计方案，组织实施档案信息管理系统的开发、测试和上线运行。进行档案数字化加工，建立档案数据库，搭建档案信息资源共享平台。同时，开展相关人员的培训工作，确保系统的顺利使用。3.运行维护阶段对档案信息管理系统进行日常运行维护，及时处理系统故障和数据问题。定期对档案数据库进行备份和优化，确保数据安全和系统稳定运行。根据用户反馈和工作实际需求，对系统进行功能优化和升级完善。（四）安全管理1.建立健全档案信息安全管理制度，明确档案信息安全管理责任，加强对档案信息系统、网络设备、存储介质等的安全管理。2.采取安全技术措施，如防火墙、入侵检测、加密技术、身份认证等，防止外部