大学档案三合一制度文件

PAGE大学档案三合一制度文件一、总则（一）目的为了加强大学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护学校历史真实面貌，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、各部门以及附属单位形成的各类档案，包括但不限于党群、行政、教学、科研、学生、基建、设备、出版、外事等方面的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立综合档案室，对全校档案实行集中统一管理，各部门和个人不得分散保存应归档的文件材料。2.完整准确原则档案的收集、整理、归档应确保文件材料的齐全、完整，反映学校各项工作的真实过程和历史面貌，同时保证档案内容的准确无误。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质和时间顺序等因素，进行科学合理的分类，便于档案的管理和查找利用。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息的泄露。二、档案分类与编号（一）分类方法1.党群类包括学校党委、纪委、工会、团委等组织形成的文件材料，按问题分为党务工作、纪检工作、工会工作、共青团工作等类别。2.行政类涵盖学校行政机构形成的文件材料，如学校行政工作、人事管理、财务管理、后勤管理等方面，按职能和问题进行分类。3.教学类主要是教学管理、教学实践、专业建设、课程建设、教材建设等方面的文件材料，按教学环节和学科专业进行分类。4.科研类包括科研项目管理、科研成果、学术交流等方面的档案，按科研项目类别和研究领域分类。5.学生类涉及学生招生、学籍管理、奖惩、就业等方面的文件材料，按学生类别和年级进行分类。6.基建类包含学校基本建设项目从规划、设计到施工、竣工验收等全过程形成的文件材料，按项目阶段和专业分类。7.设备类有关学校教学、科研、行政等设备的购置、使用、维护等方面的档案，按设备类别和型号分类。8.出版类学校出版的各类刊物、著作、教材等出版物的编辑、出版过程中形成的文件材料，按出版物类型分类。9.外事类学校对外交流与合作活动中产生的文件材料，如外事往来、国际合作项目等，按外事活动类型分类。（二）编号规则1.每大类档案给予一个固定的代码，党群类为D，行政类为X，教学类为J，科研类为K，学生类为S，基建类为C，设备类为E，出版类为B，外事类为W。2.每大类下的二级类目采用两位数字编码，如党群类中的党务工作编码为D01，纪检工作编码为D02等。3.二级类目下的案卷编号采用三位数字编码，从001开始依次编排。例如，教学类中课程建设方面的某一卷档案编号为J03001。4.每卷档案内的文件材料按顺序编号，以阿拉伯数字标注在每份文件首页的右上角。三、档案收集与整理（一）收集范围1.学校各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.学校与校外单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.学校举办的各类会议、活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.学校教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的重要成果材料，如著作、论文、科研报告、获奖证书等。5.学生在学习过程中形成的具有代表性的材料，如优秀毕业论文、获奖作品、社会实践报告等。6.学校基本建设项目和设备购置过程中产生的各类文件，如项目立项批复、可行性研究报告、设计图纸、招投标文件、验收报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集过程中要注意文件材料的质量，对字迹模糊、破损、褪色等不符合要求的文件，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件的不同价值，将重要文件和一般文件分别整理。3.便于档案的保管、查阅和利用。（四）整理方法1.分类按照本制度规定的档案分类方法，对收集到的文件材料进行分类。2.组卷将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法组成案卷。一般以问题、时间、重要程度等为依据，将具有内在联系的文件组合在一起。3.编目在每卷档案首页填写卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等项目，以便于查找和统计。同时，在案卷封面填写案卷题名、年度、保管期限、档号等信息。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，保持文件整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，避免使用金属钉或塑料夹等可能损坏文件材料的装订方法。四、档案归档与移交（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并向学校综合档案室移交。2.对于一些特殊项目或临时性工作形成的文件材料，应在项目结束或工作完成后的一个月内归档移交。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、起止时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.将档案移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交学校综合档案室。4.学校综合档案室对接收的档案进行认真核对，如发现问题及时与移交部门沟通解决。（三）移交要求1.移交的档案应符合本制度规定的分类、编号、整理要求，做到分类准确、编号清晰、编目规范、装订整齐。2.档案移交清单应与档案内容一致，确保档案信息的准确完整。3.移交的档案应同时移交电子目录，电子目录应与纸质档案目录一致，并按照规定的格式存储。五、档案保管（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校的重要规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要科研成果等。2.定期保管定期保管的档案分为30年和10年两种。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，根据其重要程度和保存价值确定保管期限。如学校一般性的行政文件、教学文件、科研项目中期材料等可保管30年；学生成绩单、一般的会议记录等可保管10年。（二）保管条件1.学校综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案架（柜）应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应按照类别、保管期限、年度等顺序依次上架存放。(三)档案清点与检查1.每年定期对档案进行清点，核对档案的数量、保管状况等，确保档案的完整无缺。2.对档案的保管环境进行检查，如发现温湿度异常、设施设备损坏等情况，应及时采取措施进行处理。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。六、档案查阅与利用（一）查阅范围本校教职工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案；学生因学习、就业等原因，可查阅本人的学籍档案、成绩单等相关材料；校外单位因工作需要查阅本校档案的，须按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本校教职工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室查阅。2.学生查阅本人档案，需持有效证件到学校综合档案室办理查阅手续。3.校外单位查阅本校档案，须提前向学校综合档案室提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围等，经学校分管领导批准后，方可查阅。查阅时，须有本校相关人员陪同，并在指定地点查阅。（三）利用方式1.档案查阅者可在学校综合档案室现场查阅档案原件，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。2.对于重要档案或不宜外借的档案，一般不提供外借服务。如有特殊情况需要外借的，须经学校分管领导批准，并办理外借手续，限期归还。3.学校综合档案室应积极为档案查阅者提供必要的帮助和服务，如提供档案目录索引、协助查找档案等。（四）利用记录1.对每一次档案查阅和利用情况进行详细记录，包括查阅者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、利用方式等信息。2.查阅记录应妥善保存，以备日后查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合学校档案的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从学校的历史发展和现实需要出发，准确判定档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室负责人、各部门档案工作负责人以及相关专业人员为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划、组织实施鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定方法1.逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.参考档案的保管期限表，结合实际情况进行综合评估。对于保管期限已满的档案，重点审查其是否仍具有查考利用价值。3.征求档案形成部门和相关业务部门的意见，了解档案在实际工作中的作用和利用情况。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案的类别、题名、年度、保管期限、档号、数量等信息。??2.《档案销毁清册》经学校分管领导审批后