基金会档案管理制度范本

PAGE基金会档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强基金会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基金会总部及下属各分支机构、代表机构的档案管理工作。（三）定义1.档案：指基金会在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.档案管理：包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作环节。（四）管理原则1.集中统一管理原则：基金会档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映基金会的各项活动和历史面貌，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集基金会在各个阶段形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及基金会机密的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置基金会设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善基金会档案管理制度。2.负责基金会各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。3.指导和监督下属各分支机构、代表机构的档案管理工作。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括基金会的章程、理事会决议、工作计划、工作总结、会议记录、重要文件、人事档案、财务档案等。2.项目管理类：包括项目申报书、项目实施方案、项目进展报告、项目验收报告等。3.捐赠管理类：包括捐赠协议、捐赠款物接收记录、捐赠款物使用情况报告等。4.宣传推广类：包括基金会的宣传资料、新闻报道、活动照片、视频等。5.其他类：包括基金会获得的荣誉证书、资质证明、审计报告等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，采用分类编号法进行编号。具体编号规则如下：1.一级类目用大写字母表示，如行政管理类用“A”表示，项目管理类用“P”表示，捐赠管理类用“D”表示，宣传推广类用“C”表示，其他类用“O”表示。2.二级类目用两位数字表示，如行政管理类中的人事档案用“A01”表示，财务档案用“A02”表示等。3.三级类目用三位数字表示，如项目管理类中的项目申报书用“P001”表示，项目实施方案用“P002”表示等。4.档案编号应标注在档案盒封面及脊背的相应位置。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在档案形成后及时将档案移交档案管理部门，移交时应填写《档案移交清单》，双方签字确认。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，档案管理部门应提前介入，及时收集相关资料。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理，确保档案的分类准确、排列有序。2.档案整理应遵循以下原则：遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于保密和查阅。3.档案整理的具体要求如下：对每份档案进行编号、编目，填写《档案目录》。对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准要求。（二）档案保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取备份保管措施，防止档案损坏、丢失。3.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（三）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及基金会机密的档案应妥善保管，防止信息泄露。2.查阅、借阅机密档案应履行严格的审批手续，经批准后方可查阅、借阅，并严格按照规定的范围和方式使用。3.档案管理人员不得擅自将档案带出档案库房，不得在非工作场所谈论档案机密内容。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据国家有关规定和基金会的实际情况，对档案的价值进行评估，确定档案的保管期限。（二）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁清单》，经档案管理部门负责人审核、基金会领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清单》上签字确认。七、档案的统计与利用（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）档案利用1.基金会内部人员因工作需要查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅基金会档案，应提前向基金会提出申请，经基金会领导批准后，方可查阅、借阅。查阅、借阅时应严格遵守档案管理规定，不得擅自复制、摘抄档案内容。3.档案管理部门应积极为档案利用者提供服务，根据利用者的需求，及时提供档案资料，并做好利用登记工作。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立基金会档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合基金会档案管理的信息系统，实现档案的在线收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能。3.数据安全管理：建立数据备份、恢复机制，采取数据加密、用户认证等安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技