培训学校档案管理制度建设

PAGE培训学校档案管理制度建设一、总则（一）目的为加强培训学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、管理、科研等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各教学班级及全体教职员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责档案的收集、整理和移交，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则：全面收集学校在教学、管理、科研等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学校机密、个人隐私等档案信息进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案服务效能。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理学校各类档案，包括文书档案、教学档案、学生档案、教师业务档案、财务档案、基建档案、设备档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。6.按照有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行登记造册，报经学校领导批准后予以销毁。7.积极开展档案的开发利用工作，为学校教学、管理、科研等工作提供档案信息服务，根据工作需要编制各类档案资料汇编。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查询、借阅等利用工作，提供相关档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.对本部门形成的电子文件进行及时归档和备份，确保电子档案的安全存储和有效利用。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：学校在行政管理活动中形成的各类文件材料，包括上级文件、学校发文、会议文件、请示报告、工作计划与总结、规章制度等。2.教学档案：教学管理、教学研究、教学实践等活动中形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、教案、课件、考试试卷、学生成绩册、教学评估材料等。3.学生档案：学生从入学到毕业整个学习过程中形成的个人档案材料，包括入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。4.教师业务档案：教师个人在教学、科研、培训、进修等方面的业务档案材料，如教师基本情况登记表、教学工作量统计、科研成果、获奖证书、培训进修记录等。5.财务档案：学校财务活动中形成的各类凭证、账簿、报表等会计档案，以及财务预算、决算、审计报告等财务文件材料。6.基建档案：学校基本建设项目从立项到竣工验收全过程中形成的文件材料，如项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。7.设备档案：学校购置的各类教学设备、办公设备、实验设备等从申购到报废全过程中形成的文件材料，包括设备申购单、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.其他档案：学校在招生、就业、外事、宣传、群团活动等其他工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门产生的各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和真实性，不得随意涂改、伪造或抽取文件内容。3.对于电子文件，应按照相关标准和规范进行收集，确保电子文件的格式统一、内容完整，并进行有效的备份存储。4.档案收集过程中，应做好文件材料的登记工作，详细记录文件的名称、数量、来源、日期等信息，以便于后续的整理和管理。（三）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。先将档案按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类，然后在每一年度内按机构（问题）进行排列。2.教学档案：按照教学管理职能和教学环节进行分类整理，可分为教学计划、教学大纲、教学运行、教学质量监控、教学研究与改革等类别，每个类别下再根据具体内容进行细分。3.学生档案：以学生个人为单位进行整理，按照入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等顺序排列，装入学生档案袋。4.教师业务档案：按照教师个人建立档案，将教师基本情况、教学工作、科研成果、培训进修等材料依次整理归档。5.财务档案：按照会计档案管理办法的规定，对凭证、账簿、报表等进行分类整理，装订成册，并编制会计档案目录。6.基建档案：按照项目建设阶段和文件材料的性质进行分类整理，可分为项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别，每个类别下再按时间顺序排列。7.设备档案：以每台设备为单位进行整理，将设备申购、验收、使用、维修、报废等全过程形成的文件材料依次归档。8.其他档案：根据档案的具体内容和性质，参照上述相关方法进行分类整理。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.文书档案：分为党群工作、行政管理、教学管理、学生管理、教师管理、财务管理、后勤管理、外事工作等大类，每大类下再根据具体内容设置二级类目。2.教学档案：分为教学计划、教学大纲、教学运行、教学质量监控、教学研究与改革、实践教学、教材建设、教学资源等大类，每大类下再根据具体内容设置二级类目。3.学生档案：分为个人基本信息、学习成绩、奖惩情况、综合素质评价、毕业材料等大类，每大类下再根据具体内容设置二级类目。4.教师业务档案：分为基本情况、教学工作、科研工作、培训进修、社会服务、获奖情况等大类，每大类下再根据具体内容设置二级类目。5.财务档案：分为会计凭证、会计账簿、财务报表、财务预算、财务决算、审计报告等大类，每大类下再根据具体内容设置二级类目。6.基建档案：分为项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等大类，每大类下再根据具体内容设置二级类目。7.设备档案：分为设备申购、设备验收、设备使用、设备维修、设备报废等大类，并以设备编号作为二级类目。8.其他档案：根据档案的具体内容和性质，参照上述相关分类方案进行分类。（二）编号规则1.文书档案：编号格式为“年度保管期限流水号”，例如“2023永久001”。2.教学档案：编号格式为“教学类别代码年度流水号”，例如“JXJH2023001”，其中“JXJH”为教学计划类别代码。3.学生档案：编号格式为“学生学号档案类别代码流水号”，例如“20200101XSJB001”，其中“XSJB”为学生基本信息类别代码。4.教师业务档案：编号格式为“教师工号档案类别代码流水号”，例如“201801JSJB001”，其中“JSJB”为教师基本情况类别代码。5.财务档案：编号格式为“财务类别代码年度流水号”，例如“KJPZ2023001”，其中“KJPZ”为会计凭证类别代码。6.基建档案：编号格式为“项目编号档案类别代码流水号”，例如“202201JJJG001”，其中“JJJG”为项目前期文件类别代码。7.设备档案：编号格式为“设备编号档案类别代码流水号”，例如“SB001SBYS001”，其中“SBYS”为设备验收类别代码。8.其他档案：根据档案的具体内容和性质，参照上述相关编号规则进行编号。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药等，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是在相当长时期内学校需要查考利用的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时期内学校需要查考利用的档案，保管期限为15年以下。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。2.做好档案库房的温湿度控制，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.对档案进行定期消毒和防虫处理，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。4.加强对档案库房的安全管理，严格门禁制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。5.对电子档案进行定期备份，采用多种存储介质进行异地存储，防止电子档案因自然灾害、设备故障等原因丢失。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.凡利用档案者，必须严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，不得损害学校和他人的利益。（二）利用范围1.学校内部各部门因教学、管理、科研等工作需要，可查阅、借阅相关档案资料。2.外单位因工作需要查阅学校档案的，须经学校主管领导批准，并办理相关手续。3.学生因个人需要查阅本人档案的，须经所在系（部）批准，并办理相关手续。（三）借阅手续1.校内人员借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等信息，经学校主管领导批准后，到综合档案室办理查阅手续。查阅档案时，必须由综合档案室工作人员陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.学生查阅本人档案，须持本人学生证，经所在系（部）辅导员签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。查阅档案时，不得擅自涂改、抽取档案材料。4.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期借阅，须办理续借手续。（四）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、数量、用途、归还时间等信息。2.档案利用登记记录应妥善保管，以便于查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、保管期限从宽、销毁从严的原则，确保鉴定结果的准确性和科学性。2.档案鉴定工作应在学校主管领导的组织下，由综合档案室牵头，会同相关部门组成鉴定小组共同进行。（二）鉴定内容1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其是否具有保存价值。2.根据档案的保管期限规定，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定是否需要继续保存。3.对涉及学校机密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格审查其保密期限和利用价值。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，