城管档案工作制度

PAGE城管档案工作制度一、总则（一）目的为加强城管档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在城市管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城管系统内各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：城管档案由专门的档案管理机构或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映城市管理工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置设立城管档案管理中心，负责全系统档案的集中统一管理。档案管理中心可根据工作需要，设置档案收集整理部、档案保管部、档案查阅利用部等部门。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本系统档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计和鉴定城管系统各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，为档案的查阅利用提供便利。4.负责档案的数字化建设，推进档案信息资源共享。5.对所属单位的档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训。6.开发利用档案信息资源，为城市管理决策、行政执法、社会服务等提供支持。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括城管系统的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.行政执法类：涵盖行政处罚决定书、行政强制决定书、执法文书、案件卷宗等。3.城市规划建设类：涉及城市规划、建设项目审批文件、工程图纸、竣工验收资料等。4.环境卫生管理类：包含环境卫生作业标准、考核记录、垃圾处理台账、公厕管理资料等。5.市容市貌管理类：有市容市貌整治方案、户外广告管理文件、占道经营整治记录等。6.公用事业管理类：如供水、供电、供气、供热等公用事业的管理文件、设施维护记录等。7.人事档案类：包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等档案材料。8.财务档案类：涉及财务凭证、账簿、报表、审计报告等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法如下：1.行政管理类档案编号：采用“年份+类别代码+顺序号”的方式。例如，2023年的行政公文档案编号为2023XG001，其中“XG”为行政管理类代码，001为顺序号。2.行政执法类档案编号：按照“年份+执法类别代码+案件编号”进行编制。如2023年的行政处罚案件档案编号为2023XF001，“XF”为行政执法类代码，001为案件编号。3.城市规划建设类档案编号：“年份+规划建设类别代码+项目编号”。如2023年的城市道路建设项目档案编号为2023GH001，“GH”为城市规划建设类代码，001为项目编号。4.环境卫生管理类档案编号：“年份+环卫类别代码+记录编号”。例如2023年的垃圾清运记录档案编号为2023HW001，“HW”为环境卫生管理类代码，001为记录编号。5.市容市貌管理类档案编号：“年份+市容类别代码+整治编号”。如2023年的户外广告整治档案编号为2023SM001，“SM”为市容市貌管理类代码，001为整治编号。6.公用事业管理类档案编号：“年份+公用事业类别代码+业务编号”。例如2023年的供水设施维护档案编号为2023GY001，“GY”为公用事业管理类代码，001为业务编号。7.人事档案类编号：按照干部职工个人身份证号码进行编号。8.财务档案类编号：“年份+财务类别代码+凭证编号”。如2023年的会计凭证档案编号为2023CW001，“CW”为财务档案类代码，001为凭证编号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案形成规律和归档范围，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全。2.档案收集应遵循定期收集与不定期收集相结合的原则。定期收集一般每季度进行一次，不定期收集根据工作需要随时进行。3.对重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集。4.接收外部单位移交的与城管工作相关的档案时，应办理交接手续，填写档案交接清单。（二）档案整理1.档案整理应按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类、组卷、编目等工作。2.归档文件应齐全完整，字迹清楚，签署完备，载体和书写材料应符合耐久性要求。3.卷内文件应按照一定顺序排列，编写页号，填写卷内目录和备考表。4.案卷应采用统一规格的档案盒进行装订，档案盒应标明档案类别、年度、案卷号等信息。5.整理后的档案应编制档案目录，建立档案检索体系，方便档案的查阅和利用。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.库房面积应根据档案数量和未来发展需要合理确定，满足档案存放和管理的要求。3.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映城管工作重大历史事件和重要业务活动，对城市管理工作具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：主要是在较长时间内对城市管理工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对城市管理工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年不少于一次。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、安全防护等方面。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到准确、及时、全面，定期向上级主管部门报送档案统计报表。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本系统内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理中心查阅。2.外单位查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、范围和时间，经档案管理中心负责人批准后方可查阅。涉及重要档案或机密档案的查阅，还需报上级主管部门批准。3.查阅人事档案、财务档案等特殊档案，应按照相关规定执行。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅档案名称及卷号等信息。2.档案管理人员应根据查阅申请表或介绍信，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘抄的内容、页数等。（三）利用服务1.档案管理中心应积极为城市管理工作提供档案利用服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料。2.对利用档案形成的资料，如编研成果、参考资料等，应进行整理归档，妥善保管。3.鼓励档案管理人员开展档案信息开发利用工作，为城市管理决策提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理中心应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）档案销毁程序1.档案销毁清册应经档案管理中心负责人审核，报上级主管部门批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理中心和相关部门人员共同监销。3.监销人员应在档案销毁后，在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告上级主管部门。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的城管档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）数字化档案采集1.对纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描后的电子档案应进行格式转换、图像处理等技术处理，保证电子档案的质量。3.建立电子档案元数据，对电子档案的内容、背景、结构等信息进行详细记录。（三）档案信息化系统应用1.利用档案信息化管理系统进行档案的录入、存储、检索、借阅、统计等操作。2.实现档案信息资源共享，方便系统内各部门及所属单