城发集团采购制度

PAGE城发集团采购制度一、总则（一）目的为加强城发集团采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城发集团及所属各子公司、分公司的采购活动，包括工程建设项目采购、物资设备采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购过程合法合规。2.公开公平公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平公正，对所有潜在供应商一视同仁，确保竞争机会均等。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化，实现集团资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构城发集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购管理部门，作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。采购管理部门职责如下：1.贯彻执行采购制度和相关规定。2.制定采购计划，组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.建立和维护供应商库，对供应商进行评价和管理。4.负责采购项目的验收工作，确保采购质量符合要求。5.定期统计分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作，包括提供采购需求详细信息、参与供应商选择、协助验收等。（四）监督部门集团审计、监察等部门负责对采购活动进行监督检查，对违规行为进行调查处理，确保采购活动合法合规、廉洁高效。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据业务发展需要和实际工作需求，定期编制采购需求计划，明确采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等详细信息。2.采购需求计划应经本部门负责人审核后提交采购管理部门。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购需求计划进行汇总、分析和审核，结合集团采购战略、资金状况等因素，编制年度采购计划和月度采购执行计划。年度采购计划报采购决策委员会审批，月度采购执行计划报集团分管领导备案。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查、评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商准入符合准入条件的供应商，由采购管理部门填写供应商准入申请表，提交相关部门审核。审核通过后，将供应商纳入供应商库，并签订供应商准入协议，明确双方权利义务。3.供应商评价与考核采购管理部门定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。4.供应商动态管理采购管理部门及时更新供应商信息库，跟踪供应商经营状况、产品质量等变化情况。对于出现重大问题的供应商，及时采取相应措施，如暂停合作、取消准入资格等。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。采购方式的选择应符合相关法律法规和集团采购制度规定，并履行相应的审批程序。2.采购文件编制采购管理部门根据采购方式和采购项目需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款（如交货期、付款方式、售后服务等）、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.发布采购信息采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购管理部门应在规定的媒体上发布招标公告或邀请招标函，邀请潜在供应商参与投标。采用竞争性谈判、单一来源采购、询价采购方式的采购项目，采购管理部门应向供应商库中符合条件的供应商发出谈判邀请、单一来源采购协商函或询价函。4.投标（响应）文件接收与评审采购管理部门接收供应商的投标（响应）文件，并组织相关人员进行评审。评审过程应严格按照采购文件规定的评标标准进行，确保评审结果公平公正。对于重大采购项目，可邀请外部专家参与评审。5.采购合同签订根据评审结果，采购管理部门确定中标（成交）供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购项目内容、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保合同的合法性、完整性和可操作性。采购合同签订前，应报集团法律合规部门进行审核。（四）采购验收与付款1.采购验收采购项目完成后，采购管理部门组织需求部门等相关人员按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括产品数量、质量、规格型号、技术性能等方面。验收合格后，由验收人员签署验收报告。对于验收不合格的采购项目，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。2.采购付款需求部门根据采购合同约定和验收情况填写付款申请单，经本部门负责人审核后提交采购管理部门。采购管理部门对付款申请进行审核，审核通过后提交财务部门。财务部门按照集团财务管理制度和采购合同约定办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购管理部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律合规风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强对供应商的管理和监督，在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或银行保函等担保措施。同时，建立供应商违约预警机制，及时发现供应商可能出现的违约迹象，采取相应措施，如暂停付款、追究违约责任等。2.质量风险严格把控采购质量，在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强采购验收环节的管理。选择质量信誉良好的供应商，要求供应商提供产品质量合格证明文件。对于重要采购项目，可进行实地考察或样品检验。3.价格波动风险关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化趋势。对于价格波动较大的采购项目，可采取套期保值、签订长期合同、分批采购等方式，降低价格波动风险。4.法律合规风险加强采购人员法律法规培训，提高法律意识。采购活动严格遵守国家法律法规和集团采购制度规定，确保采购文件、采购合同等合法合规。对于重大采购项目，及时咨询集团法律合规部门意见，防范法律合规风险。五、采购信息管理（一）采购信息收集采购管理部门负责收集采购活动相关信息，包括采购需求、供应商信息、采购文件、投标（响应）文件、采购合同、验收报告、付款记录等。（二）采购信息整理与归档采购管理部门对收集到的采购信息进行整理、分类和归档，建立采购信息档案库。采购信息档案应妥善保管，便于查询和追溯。（三）采购信息共享与利用采购管理部门定期对采购信息进行统计分析，形成采购分析报告，为采购决策、供应商管理、成本控制等提供支持。同时，按照集团信息管理规定，实现采购信息在相关部门之间的共享与利用，提高工作效率和管理水平。六、采购监督与考核（一）采购监督1.集团审计、监察等部门定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度执行情况、采购流程合规性、采购文件和合同管理、供应商管理、采购绩效等方面。2.对于监督检查中发现的问题，审计、监察等部门应及时提出整改意见，要求采购管理部门和相关责任部门限期整改。整改情况应及时反馈。（二）采购考核1.建立采购绩效考核制度，对采购管理部门和采购人员的工作绩效进行考核评价。考核指标包括采购任务完成情况、采购成本控制、采购质量保证、供应商管理、