印发政府采购内控制度

PAGE印发政府采购内控制度各部门、各单位：为了加强本公司/组织在政府采购活动中的内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，特制定本政府采购内控制度。现将该制度印发给你们，请认真遵照执行。一、总则（一）制定目的本制度旨在建立健全公司/组织政府采购内部控制体系，确保政府采购活动合法合规、公正透明、高效有序，实现采购目标，维护公司/组织利益。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及政府采购活动的所有部门和人员，包括采购需求部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，保障所有参与方的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在确保采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。5.制衡性原则：建立健全采购活动各环节的相互制约机制，防止权力滥用和腐败行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门业务发展规划和实际工作需要，科学合理地编制年度政府采购预算。预算编制应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购需求部门在编制预算时，应充分考虑市场价格波动因素，确保预算金额的合理性和准确性。同时，应严格按照公司/组织规定的预算编制流程和时间节点完成预算编制工作，并提交给财务部门进行审核。(二)预算审核1.财务部门应依据国家财经法规、公司/组织财务管理制度以及市场价格信息等，对采购需求部门提交的政府采购预算进行审核。审核内容包括预算金额的合理性、资金来源的合规性、采购项目的必要性等。2.对于预算金额较大或存在疑问的采购项目，财务部门可组织相关部门进行联合评审，必要时可聘请外部专家提供专业意见。经审核后的采购预算报公司/组织管理层审批。（三）预算执行1.采购项目经批准后，采购执行部门应严格按照预算执行采购活动，不得擅自调整预算金额和采购内容。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的资金支付情况进行核对和分析，确保预算资金专款专用，防止资金浪费和挪用。三、采购需求管理（一）需求提出1.采购需求部门应根据本部门业务工作实际情况，在充分调研和论证的基础上，提出明确、具体、合理的采购需求。采购需求应包括采购项目的功能、性能、质量、服务等要求。2.采购需求部门在提出采购需求时，应与相关部门进行沟通协调，确保采购需求与公司/组织整体战略目标和业务需求相一致。同时，应充分考虑采购项目的后续维护、升级等因素，避免因需求不明确导致采购项目无法满足实际使用需要。（二）需求论证1.对于金额较大、技术复杂或对公司/组织业务影响重大的采购项目，采购需求部门应组织相关部门和专家进行需求论证。需求论证应包括采购项目的必要性、可行性、合理性等方面的内容。2.需求论证可采取会议论证、专家评审等方式进行。论证过程中，应充分听取各方意见，对采购需求进行深入分析和评估，确保采购需求科学合理、切实可行。经论证后的采购需求报公司/组织管理层审批。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，采购需求部门应提出书面变更申请，并说明变更的原因、内容和对采购项目的影响。2.采购需求变更申请应按照规定的程序进行审批。经批准后的采购需求变更，采购执行部门应及时调整采购文件和采购合同等相关内容，并确保变更后的采购项目符合法律法规和公司/组织要求。四、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务和工程的单项或批量采购金额达到规定标准以上的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照国家有关法律法规和公司/组织规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。招标过程应严格遵循公开、公平、公正的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与投标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。邀请招标过程应严格按照规定程序进行，确保投标供应商的合法性和公正性。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判。谈判过程中，应严格按照规定程序进行，确保谈判结果的公平公正。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关部门和专家进行论证，并报公司/组织管理层审批。审批通过后，采购执行部门应与单一供应商就采购项目的价格、服务等内容进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购执行部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购文件编制（一）招标文件1.对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购执行部门应编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等实质性内容，确保招标文件的完整性、准确性和公正性。同时，应按照法律法规和公司/组织规定，对招标文件进行审核和备案。（二）谈判文件1.对于采用竞争性谈判方式采购的项目，采购执行部门应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、采购需求、响应文件格式等内容。2.谈判文件应根据采购项目的特点和谈判要求，明确谈判的程序、规则和标准等内容。同时，应确保谈判文件的保密性和公正性，防止谈判过程中出现泄露信息或不公平竞争现象。（三）询价文件1.对于采用询价方式采购的项目，采购执行部门应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购需求、报价表、合同条款及格式等内容。2.询价文件应明确采购项目的规格、标准、数量、价格等要求，以及询价的程序和规则。同时，应确保询价文件的简洁明了，便于供应商理解和响应。六、采购活动实施（一）招标采购1.采购执行部门应按照招标文件规定的时间、地点和程序组织开标、评标、定标等活动。开标过程中，应邀请所有投标人参加，并当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。2.评标过程中，评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，提出评标报告，并推荐中标候选人。定标过程中，采购执行部门应根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（二）谈判采购1.采购执行部门应按照谈判文件规定的时间、地点和程序组织谈判活动。谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判，并要求供应商对谈判过程中提出的问题进行澄清和承诺。2.谈判结束后，谈判小组应根据谈判情况，编写谈判报告，并推荐成交候选人。采购执行部门应根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.采购执行部门应按照询价文件规定邀请询价供应商，并向其发出询价通知书。询价过程中，询价小组应要求供应商一次报出不得更改的价格，并对供应商的报价进行比较和评估。2.询价结束后，询价小组应编写询价报告，并推荐成交候选人。采购执行部门应根据询价小组的推荐意见，确定成交供应商，并签订采购合同。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标人或成交供应商后，采购执行部门应按照招标文件、谈判文件、询价文件等要求，与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、服务要求、交货时间、付款方式等内容。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。经审核通过后的采购合同报公司/组织管理层审批，并加盖公司/组织公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、服务或工程。2.采购需求部门应配合采购执行部门做好合同履行的监督和验收工作。在货物、服务或工程交付后，采购需求部门应按照合同约定的验收标准进行验收，并出具验收报告。验收合格的，采购执行部门应按照合同约定支付货款；验收不合格的，采购执行部门应要求供应商限期整改或承担相应的违约责任。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、对合同价格和履行期限的影响等事项。2.合同变更协议签订前，采购执行部门应将变更协议文本提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核通过后的合同变更协议报公司/组织管理层审批，并加盖公司/组织公章。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或因不可抗力、政策调整等原因导致合同无法继续履行的，采购执行部门应及时办理合同终止手续。合同终止前，采购执行部门应与供应商进行结算，并清理合同履行过程中的相关文件和资料。2.合同终止后，采购执行部门应将合同终止情况报公司/组织管理层备案，并对合同履行情况进行总结和评估，为今后的采购活动提供经验参考。八、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目交付前，采购执行部门应通知采购需求部门做好验收准备工作。采购需求部门应组织相关人员熟悉采购合同要求和验收标准，制定验收方案。2.验收方案应包括验收人员组成、验收时间、验收地点、验收内容、验收方法等内容。验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和质量标准。（二）验收实施1.采购项目交付后，采购执行部门应按照验收方案组织验收活动。验收过程中，验收人员应按照合同约定的验收标准，对采购项目的数量、质量、规格型号、服务等方面进行逐一检查和核对。2.验收人员可采取现场检查、测试、试用等方式进行验收，并做好验收记录。验收记录应包括验收时间、验收地点、验收人员、验收内容、验收结果等信息。验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收人员应出具书面整改意见，要求供应商限期整改。（三）验收报告1.验收结束后，采购需求部门应根据验收情况编写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收时间、验收地点、验收人员、验收内容、验收结果、整改意见等内容。2.验收报告应经验收人员签字确认后，报采购执行部门审核。采购执行部门审核通过后，将验收报告存档备案。同时，采购执行部门应根据验收结果，按照合同约定办理货款支付等相关手续。九、采购资金支付管理（一）支付申请1.采购项目验收合格后，采购执行部门应根据采购合同约定，向财务部门提交支付申请。支付申请应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、支付金额、支付方式等内容。2.支付申请应附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。财务部门应对支付申请及相关证明材料进行审核，确保支付申请的真实性、合法性和准确性。（二）支付审核1.财务部门应按照国家财经法规、公司/组织财务管理制度以及采购合同约定，对采购执行部门提交的支付申请进行审核。审核内容包括支付金额是否准确、支付方式是否合规、相关证明材料是否齐全等方面。2.对于金额较大或存在疑问的采购项目，财务部门可组织相关部门进行联合审核，必要时可聘请外部审计机构进行审计。经审核通过后的支付申请报公司/组织管理层审批。（三）支付执行1.公司/组织管理层审批通过后，财务部门应按照审批意见及时办理支付手续。支付方式应按照采购合同约定执行，可采取银行转账、支票、汇票等方式进行支付。2.财务部门在支付过程中，应严格遵守支付流程和相关规定，确保支付资金的安全和准确。同时，应做好支付记录和账务处理工作，定期对采购资金支付情况进行核对和分析。十、采购监督管理（一）内部监督1.审计部门应定期对公司/组织政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面的情况。审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购活动实施、采购合同管理、采购验收管理、采购资金支付管理等环节。2.审计部门在审计过程中，可采取查阅资料、实地检查、询问相关人员等方式进行。对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见