医院科教科档案管理制度

PAGE医院科教科档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院科教科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院教学、科研及管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院科教科及与教学、科研相关的各科室和部门。（三）档案定义本制度所指档案是医院科教科在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：科教科负责全院教学、科研档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性、完整性原则：档案应如实反映教学、科研活动的全过程，保证档案内容完整、准确。3.保密性原则：对涉及医院机密、个人隐私等内容的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管和利用，提高档案的服务效能。二、档案管理职责（一）科教科职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施医院科教科档案管理制度。2.负责全院教学、科研档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.根据医院教学、科研工作需求，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为教学、科研及管理工作提供服务。4.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。5.监督、指导各科室和部门的档案管理工作，定期检查档案管理情况，发现问题及时督促整改。（二）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的整理质量。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全与完整，定期检查档案保管情况，发现问题及时报告并采取措施。4.积极开展档案信息开发利用工作，并根据利用需求，及时提供档案资料。5.负责档案管理系统的操作与维护，确保档案信息的录入、存储、检索等工作正常进行。6.做好档案管理的统计工作，及时准确地填报各类档案统计报表。（三）各科室和部门职责1.负责本科室和部门教学、科研档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交科教科。2.明确一名兼职档案员，负责本科室和部门档案管理的日常工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.配合科教科做好档案管理的各项工作，接受科教科的监督和指导。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案教学计划、教学大纲、课程表、教学日历等教学文件。教师教案、讲稿、课件、试卷、成绩册等教学资料。教学实习、见习、课程设计、毕业设计等实践教学相关材料。教学评估、教学检查、教学总结等教学管理文件。教师培训、进修、学术交流等相关材料。学生学籍档案、奖惩材料、毕业实习鉴定等学生管理文件。2.科研档案科研项目申请书、立项通知书、合同书等科研项目申报材料。科研实验方案、技术路线、原始记录、实验数据等科研过程文件。科研成果鉴定书、专利证书、论文发表、著作出版等科研成果材料。科研经费预算、决算、经费使用情况等科研经费管理文件。科研合作协议、学术会议材料等科研合作与交流文件。3.其他档案科教科工作计划、总结、会议记录、大事记等行政管理文件。医院教学、科研工作相关的荣誉证书、奖状、奖杯等荣誉材料。与教学、科研工作有关的其他有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室和部门应按照档案收集范围，及时收集本科室和部门在教学、科研及管理活动中形成的各类文件材料，并进行分类整理。2.收集的档案应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于重要的教学、科研活动，应在活动结束后及时收集相关档案材料，确保档案的时效性。（三）整理方法1.分类：按照教学、科研、行政管理等类别对档案进行一级分类，再根据档案内容的具体性质进行二级分类。例如，教学档案可分为教学文件、教学资料、实践教学、教学管理、教师培训、学生管理等二级类目；科研档案可分为科研项目申报、科研过程、科研成果、科研经费管理、科研合作与交流等二级类目。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度类别流水号”的形式，如“2023JX001”表示2023年教学类档案的第1份。3.装订：对纸张较多的档案材料应进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录清晰、准确，便于检索。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各科室和部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案材料整理归档后移交科教科。2.对于重大教学、科研项目或活动，应在项目结束或活动完成后的[规定时间]内及时归档。（二）归档程序1.各科室和部门兼职档案员对整理好的档案进行自查，确保档案齐全、完整、准确。2.填写档案移交清单，清单应注明档案编号、题名、日期、数量等内容，并由移交人和接收人签字确认。3.将档案移交清单及档案一并送交科教科，科教科档案管理人员对移交的档案进行审核，审核无误后办理接收手续。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映医院教学、科研及管理工作的重要历史记录，具有长远利用价值的档案，应永久保管。如医院教学、科研发展规划、重大教学、科研成果等。长期保管的档案：在较长时间内对医院教学、科研及管理工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年。如一般教学、科研项目档案、教学评估报告等。短期保管的档案：在较短时间内对医院教学、科研及管理工作有参考价值的档案，保管期限为[具体年限]年。如临时性教学、科研活动文件等。2.档案保管期限的划定应根据国家有关规定和医院实际情况，由科教科组织相关人员进行鉴定确定。（四）保管要求1.科教科应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录，做到账物相符。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、方便利用的原则，确保档案的正常使用。2.利用档案应严格遵守保密制度，不得泄露档案中的机密信息。（二）利用方式1.查阅：医院内部人员因教学、科研、管理等工作需要查阅档案的，可直接到科教科档案库房查阅。查阅时应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经科教科负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[规定天数]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。3.复制：根据利用需求，可对档案进行复制。复制档案应经科教科负责人批准，复制件应加盖科教科印章，并注明出处。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用人、利用内容、利用方式、归还日期等。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。六）档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由科教科负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.对保管期限已满的档案，根据其历史价值、现实利用价值等情况进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，如重复文件、已过保密期限且无利用价值的文件等，可予以销毁。3.对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。清册应注明档案编号、题名、日期、数量、保管期限等内容。2.将档案销毁清册报医院主管领导审批。3.经批准后，由两名以上档案管理人员负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立医院科教科档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应将纸质档案中的重要信息录入档案管理信息系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，防止数据丢失。3.安装防病毒软件和防火墙，及时更新系统补丁，保障系统安全稳定运行。八、监督与检查（一）监督检查机制1.科教科定期对各科室和部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.建立档案管理工作考核制度，将档案管理工作纳入科室和部门绩效考