XX陶瓷有限公司内务部经理岗位职责

——XX陶瓷有限公司内务部经理岗位职责一、岗位基本信息1.岗位名称：内务部经理2.直接上级：销售总经理3.直接下级：开票主管、内务统计员、助销员、广告物料及资料管理员、后勤人员4.岗位定位：作为公司内务部统筹管理核心岗位，直接对销售总经理负责，严格遵循《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《中华人民共和国发票管理办法》及公司经营管理、后勤管控、财务管控相关规定，立足“统筹管理、协同推进、合规管控、服务支撑”核心定位，全面负责内务部日常事务管理、部门团队建设，牵头开展生产计划协同、客户投诉处理、物料及样板审核、费用报销审核、销售分析、合同评审等核心工作，统筹协调公司各相关部门，规范内务管理流程，带领部门员工高效履职，为销售部业务有序开展提供全方位管理支撑，助力公司销售目标达成及经营效益提升。5.核心使命：以统筹管理为核心，以高效履职为目标，以合规经营为底线，带领内务部团队落实各项岗位职责，优化内务管理体系，强化部门协同与团队建设，精准把控各项工作审核关，高效处理各类核心事务，确保内务工作规范、高效、有序推进，联动各部门形成工作合力，为公司销售体系平稳运转保驾护航，推动公司整体运营效能提升。二、岗位职责及权限本岗位职责紧扣内务部经理“统筹管理、审核管控、协同协调、团队引领”的核心使命，结合陶瓷企业内务管理实操特点，严格依据最新法律法规及现代化管理模式，融合陶瓷行业客诉处理、版面让步接收等实操标准，全面覆盖九项核心职责，明确履职标准、管理权限及责任边界，突出实操性、统筹性、合规性和引领性，切实履行内务部经理岗位职责，带领部门员工高效完成各项工作任务，推动内务管理工作高质量发展。（一）生产计划协同及部门协调牵头与生产经理共同制定公司生产计划，严格结合销售订单需求、客户交货期要求、市场预测情况及公司生产能力，协同生产部、销售部开展生产计划研讨、制定工作，提出科学合理的建议，确保生产计划与销售需求精准匹配、切实可行，兼顾生产效率与订单履约时效。负责统筹协调公司各相关部门（生产部、品管部、财务部、行政部、销售部等），对接生产进度、产品质量、货款结算、后勤保障、物料供应等相关事宜，建立高效的部门沟通机制，协调解决部门之间的衔接问题、工作分歧及突发情况，确保各项工作顺畅推进，保障销售订单按时、按质、按量履约，推动生产与销售协同联动。（二）客户投诉处理及投诉档案建立严格遵循《中华人民共和国消费者权益保护法》及公司客诉处理相关规定，借鉴陶瓷行业成熟客诉管理模式，负责统筹处理各类客户投诉（产品质量、交货延迟、服务态度、票具问题、样板发放等），建立“红、黄、绿”等级差异化客诉管理机制，落实“每日三清、日落原则、闭环管理、一票到底”的客诉处理原则，确保客诉快速响应、高效处置。接到客诉后，第一时间安抚客户情绪，核实客诉详情，联动相关部门（生产部、品管部、销售人员等）排查问题原因，制定针对性整改措施，明确处理时限，及时将处理结果反馈给客户，跟踪客户满意度，确保客诉闭环管理。建立完善的客户投诉档案，详细记录投诉内容、处理过程、处理结果及客户反馈，定期对客诉情况进行汇总分析，梳理共性问题，提出改进建议，优化服务流程，降低客诉率，维护公司品牌形象。（三）物料、拼图加工、样板发放审核负责公司各类物料（广告物料、办公物料、陶瓷配套物料等）、拼图加工及产品样板发放的全面审核工作，严格按照公司物料管理、样板管理相关规定及陶瓷产品质量标准，建立完善的审核机制，明确审核标准、审核流程及责任分工。审核物料采购计划、领用申请，核查物料规格、数量、质量标准及用途，确保物料采购、领用合理合规，杜绝浪费；审核拼图加工计划、加工标准及加工进度，监督加工质量，确保拼图加工符合客户需求及公司产品标准；审核样板发放申请、发放明细，核查样板规格、数量与客户需求的一致性，确保样板发放准确、规范，做好审核记录，及时反馈审核过程中的问题，督促相关岗位整改，规范物料、拼图加工及样板发放管理，保障相关工作有序推进。（四）销售人员报销费用审核严格执行公司财务管理制度及费用报销规定，负责销售人员提交的各类报销费用（差旅费、业务招待费、客户开发费、物料采购费等）的最终审核工作，牵头制定报销审核细则，明确审核标准、审核流程，重点核查费用支出的真实性、合理性、合规性，是否符合公司报销标准，是否提供完整、合法的费用凭证，杜绝虚报、冒领、违规报销等行为。对审核通过的报销费用，按公司审批流程提交销售总经理及财务部审批；对审核中发现的违规、不合理费用，不予审核通过，退回相关人员说明情况并整改，做好报销审核记录，规范费用管控，合理控制销售成本，定期汇总报销审核情况，向销售总经理汇报。（五）销售分析及工程报备确认与跟踪负责统筹开展销售分析工作，牵头收集日常销售数据、市场动态、客户反馈、竞品信息等，组织内务统计员整理、汇总相关数据，定期对销售业绩、产品销售结构、客户开发情况、货款回收情况、工程订单推进情况等进行全面分析，梳理销售过程中的优势与不足，形成详细的销售分析报告，提出针对性的改进建议，为销售总经理优化销售策略、调整工作重点、制定经营决策提供可靠的数据支撑。负责工程报备的确认及全程跟踪工作，对接销售人员，核实工程报备信息的真实性、完整性，建立工程报备台账，跟踪工程报备进度、项目推进情况，及时反馈工程报备过程中的异常情况，协调解决项目推进中的难点问题，确保工程报备规范、有序，助力工程订单落地。（六）内务部日常事务及部门员工管理、培训与考核全面负责内务部日常事务管理工作，制定部门日常工作制度、工作流程及岗位职责细则，规范部门员工工作行为，统筹协调部门各项工作衔接，定期召开部门工作例会，总结工作进展，部署工作任务，跟踪工作落实情况，及时解决日常工作中的痛点、难点问题，确保部门高效有序运转。负责部门内部员工（开票主管、内务统计员等）的全面管理，建立完善的团队建设体系，关注员工工作状态，做好员工思想引导，及时解决员工工作中的困难。制定针对性的员工培训计划，涵盖岗位技能、法律法规、公司制度、陶瓷产品知识等内容，定期组织开展培训、实操演练及经验交流活动，提升团队专业能力和业务素养。建立完善的员工考核机制，明确考核指标、考核标准及奖惩办法，定期对部门员工进行全面考核，考核结果与薪酬、晋升、评优挂钩，激励员工履职尽责、争先创优，打造高效、专业、有凝聚力的内务团队。（七）版面评审及让步接收确认参与公司陶瓷产品版面（砖面图案、规格、工艺等）的评审工作，结合市场需求、客户反馈、销售实际情况及行业标准，提出合理的评审意见，协助完善产品版面设计，确保产品版面符合市场需求及公司经营目标。负责确定是否让步接收有关版面，严格对照产品质量标准、客户要求及公司成本管控目标，参考陶瓷行业产品规格承认书相关规范，对存在轻微瑕疵但不影响使用、不影响客户验收的版面，进行全面评估，权衡成本、客户需求及市场影响，做出是否让步接收的决定，做好相关记录，及时将决定反馈给生产部、品管部及相关销售人员，明确让步接收的数量、范围及后续处理要求，确保版面接收规范、合理，减少浪费，降低经营成本。（八）日常销售合同/订单评审组织严格执行公司合同评审管理规定及《中华人民共和国合同法》相关要求，负责组织日常销售合同、订单的评审工作，牵头协调销售部、生产部、品管部、财务部等相关部门，组建评审小组，明确评审流程、评审标准及各部门评审职责。组织评审小组对合同、订单的产品规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量要求、违约责任等内容进行全面评审，评估合同、订单的可行性、合规性及潜在风险点，汇总各部门评审意见，提出优化建议，确保合同、订单条款合理、合规，符合公司经营目标及生产能力，规避合同、订单风险，保障公司及客户的合法权益。评审通过后，督促相关部门落实合同、订单执行工作，跟踪执行进度，及时协调解决执行过程中的问题，确保合同、订单顺利履约。（九）内务使用车辆安排负责内务工作相关车辆的统筹安排、调度及管理工作，建立完善的车辆使用管理制度及使用台账，明确车辆使用流程、使用规范及责任分工，统筹协调车辆使用需求，根据内务工作优先级（如客户接送、紧急物料运输、人员出差、客诉处理等），合理调度车辆，优先保障紧急、重要工作的车辆需求。做好车辆使用登记，记录车辆使用人、使用时间、使用用途、行驶里程等信息，督促车辆使用人规范驾驶、妥善保管车辆，定期协调车辆保养、维修工作，核查车