采购管理制度及采购流程

采购管理制度及采购流程一、总则（一）目的与依据为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资及服务的质量，防范采购过程中的各类风险，确保公司生产经营活动的有序进行，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有生产性物资、非生产性物资、工程建设项目以及各类服务的采购活动。公司各部门、各分支机构的采购行为均须遵守本制度规定。（三）基本原则1.公开透明原则：采购过程应坚持公开、公平、公正，确保采购信息在规定范围内可获取，采购程序透明化，接受监督。2.经济效益原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价、招标等方式，力求以最合理的成本获取所需物资和服务，追求最佳性价比。3.合规合法原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度，杜绝任何违法违规行为。4.权责对等原则：明确各部门及相关人员在采购活动中的职责与权限，确保权责统一，各负其责。5.廉洁诚信原则：采购人员及相关参与人员应恪守职业道德，廉洁自律，与供应商保持诚信合作关系。二、组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购领导小组（或类似决策机构），作为采购管理的最高决策层，主要职责包括：审定公司采购管理制度及相关细则；审议并批准重大采购项目（如达到一定金额标准的采购）的采购方案；协调解决采购管理中的重大问题。（二）采购管理部门公司指定专门的采购部门（如采购部）作为采购活动的归口管理和执行部门，主要职责包括：1.组织制定和完善公司采购管理制度、流程及相关标准；2.编制和执行公司年度、季度及月度采购计划；3.负责除特殊规定外的各类物资和服务的采购实施；4.供应商的开发、评估、管理及维护；5.采购合同的洽谈、签订、履行跟踪与管理；6.采购物资的催交、验收协调及相关问题的处理；7.采购成本的控制与分析；8.采购档案的整理、归档与保管。（三）需求部门各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：1.根据实际业务需要，提出真实、准确、完整的采购需求，并按规定履行审批手续；2.参与相关采购项目的技术参数确认、供应商考察及评标工作；3.负责采购物资（服务）的具体验收工作，并对验收结果的真实性负责；4.配合采购部门进行供应商评估及采购相关问题的处理。（四）财务部门财务部门在采购管理中主要负责：1.采购预算的审核与控制；2.采购资金的筹措与安排；3.采购合同的财务条款审核；4.采购款项的支付审核与办理；5.对采购活动进行财务监督与审计配合。（五）法务部门（或指定法务人员）法务部门（或指定法务人员）主要负责：1.采购合同的法律条款审核，确保合同的合法性、合规性及完整性；2.参与处理采购活动中发生的法律纠纷；3.提供采购相关的法律咨询服务。（六）监督部门公司内部审计部门或指定的监督机构负责对采购管理制度的执行情况、采购活动的合规性、采购过程的公正性等进行监督检查，对发现的问题提出整改意见。三、采购方式与管理（一）采购方式分类公司根据采购物资（服务）的特性、金额、市场竞争状况等因素，选择适宜的采购方式，主要包括但不限于：1.公开招标采购：适用于采购金额较大、市场竞争充分的标准化货物或服务。应按照国家及公司相关规定，通过公开渠道发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照预设的评标标准择优确定中标供应商。2.邀请招标采购：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。向三家及以上合格供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。3.询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单、市场价格透明的货物或服务。向三家及以上合格供应商发出询价单，获取报价后进行比较，择优确定成交供应商。4.竞争性谈判/磋商采购：适用于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求；或采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；或不能事先计算出价格总额的采购项目。通过与多家供应商进行谈判/磋商，确定最优方案和价格。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；或发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的情况。采用此方式需提供充分的证明材料并严格履行审批手续。6.框架协议采购：对于短期内多次重复需要的通用物资或服务，可采用框架协议采购方式，通过一次招标或谈判确定框架协议供应商及价格，在协议有效期内根据实际需求分批下单采购。（二）采购方式的选择与审批不同采购方式的适用条件、金额标准及审批权限由公司另行制定详细的《采购方式选择与审批细则》予以明确，确保采购方式选择的合规性和合理性。四、采购流程（一）需求提出与审批1.需求提出：需求部门根据业务发展和实际运营需要，填写《采购需求申请表》，详细注明采购物资（服务）的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、预计单价、预计总金额、需求日期、用途等信息，并附上相关技术文件（如需要）。2.需求审批：《采购需求申请表》须经需求部门负责人审核签字后，按照公司规定的审批权限逐级上报审批。涉及大额资金或重大项目的采购需求，还需报请采购领导小组审批。（二）采购计划制定采购部门根据经批准的《采购需求申请表》，结合库存情况、市场供应情况及公司资金状况，汇总编制《采购计划》，明确采购物品、数量、采购方式、预计采购时间、预算金额等，报相关领导审批后执行。（三）供应商寻源与选择1.供应商信息收集：采购部门负责通过多种渠道（如行业展会、网络平台、同行推荐、供应商自荐等）收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。2.供应商资格审查：对潜在供应商进行初步资格审查，审查内容包括营业执照、生产/经营许可证、相关资质认证、财务状况、生产能力、质量保证体系、商业信誉、供货业绩等。3.供应商评估：对于重要或长期合作的供应商，采购部门可组织需求部门、财务部门等相关人员进行实地考察或开展综合评估，评估结果作为供应商选择的重要依据。4.合格供应商名录：通过资格审查和评估的供应商纳入《合格供应商名录》进行管理。原则上，采购应从合格供应商名录中选择供应商。（四）采购执行1.采购文件准备：根据确定的采购方式，采购部门负责编制招标文件、询价单、谈判文件等采购文件，明确采购需求、技术规格、商务条款、评标标准（或成交标准）等内容。采购文件需经过相关部门（如需求部门、法务部门）审核。2.采购信息发布/邀请：按照采购方式的要求，发布采购公告或向选定的潜在供应商发出投标邀请书、询价单、谈判邀请等。3.接收响应文件：在规定的时间内接收供应商提交的投标文件、报价单、响应文件等。4.评审与确定：*招标采购：成立评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人，报采购领导小组或授权人审批后确定中标供应商，发出中标通知书。*询价采购：采购部门组织相关人员对供应商报价进行比较，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，择优确定成交供应商。*竞争性谈判/磋商：采购部门组织谈判小组与供应商进行多轮谈判/磋商，根据谈判/磋商结果和预设的评审标准确定成交供应商。*其他采购方式参照相应规定执行。5.合同签订：确定成交供应商后，采购部门应在规定时间内与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等主要条款。采购合同需经法务部门（或指定人员）审核，按照审批权限报请相关领导审批后正式签订。（五）订单下达与履约跟踪合同签订后，采购部门根据合同约定和实际需求，向供应商下达《采购订单》。采购人员负责对供应商的生产、备货、发货等履约情况进行跟踪，及时与供应商沟通，确保按期交货。（六）验收与入库1.到货通知：供应商发货后，应及时通知采购部门和需求部门。采购部门协调安排收货事宜。2.到货验收：需求部门（或使用部门）会同采购部门（必要时可邀请质检部门）根据采购合同、订单、技术协议及相关标准对到货物资的数量、规格型号、外观质量、技术参数等进行查验或检验。验收合格后，填写《物资验收单》，各方签字确认。3.不合格处理：对于验收不合格的物资，由采购部门及时与供应商联系，按照合同约定进行退换货、索赔或其他处理。4.入库手续：验收合格的物资，由仓库管理人员（或需求部门指定人员）办理入库手续，登记入账。（七）付款结算1.付款申请：供应商按照合同约定提供合法有效的发票及相关付款凭证，采购部门会同需求部门核实采购合同履行情况、验收情况后，填写《付款申请表》，附上相关单据。2.付款审批：《付款申请表》按照公司财务审批流程逐级审批。3.付款执行：财务部门根据经批准的《付款申请表》及相关凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。（八）采购档案管理采购部门负责将采购过程中的所有文件资料，如采购需求申请、审批文件、采购计划、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、订单、验收单、发票、付款凭证、供应商资料等，进行系统整理、编号、归档，确保采购档案的完整性、准确性和安全性，便于查阅和追溯。五、供应商管理（一）供应商分类根据供应商的重要程度、合作金额、合作历史等因素，对供应商进行分类管理（如战略供应商、核心供应商、普通供应商、备选供应商等），实施差异化的管理策略。（二）供应商评估与考核1.定期评估：采购部门会同需求部门、财务部门等相关部门，定期（如每半年或每年）对合格供应商的履约情况、产品/服务质量、价格竞争力、交货及时性、售后服务、合作配合度等方面进行综合评估与考核。2.动态管理：根据评估考核结果，对供应商进行分级、排序。对于表现优秀的供应商，可优先获得合作机会或给予激励；对于表现不佳的供应商，发出整改通知，限期改进，经整改仍不达标者，应暂停其合格供应商资格或从名录中剔除。（三）供应商关系维护与重要供应商建立长期稳定的战略合作关系，通过定期沟通、互访、信息共享等方式，增进理解与信任，实现互利共赢。同时，保持供应商竞争的适度性，促进供应商提升服务质量和降低成本。六、监督与责任（一）内部监督公司内部审计部门或指定监督机构定期或不定期对采购管理制度的执行情况、采购流程的合规性、采购活动的公正性、采购成本的控制效果等进行监督检查和审计。（二）责任追究对于在采购活动中违反本制度规定，造成公司损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。具体行为包括但不限于：1.虚报、瞒报采购需求；2.擅自改变采购方式或规避集中采购；3.在供应商选择、评审过程中弄虚作假、徇私舞弊；4.泄露采购机密信息；5.与供应商串通，损害公司利益；6.收受或索取供应商贿赂、回扣或其他不正当利益；7.采购合同条款存在重大疏漏，造成公司损失；8.对采购物资验收不严，导致不合格产品入库；9.违反资金管理规定，擅自支付采购款项。七、附则1.本制度未尽事宜，参照国家有关法律法规及公司其他