档案管理实施细则

档案管理实施细则第一章总则第一条目的与依据为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案信息资源，确保档案的真实、完整、安全和可利用性，依据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本细则。第二条适用范围本细则适用于本单位及所属各部门、各分支机构（以下统称“各部门”）在各项工作中形成的各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研及销毁等管理工作。电子档案的管理除遵守本细则外，还应符合国家及行业关于电子文件管理的特殊规定。第三条档案定义本细则所称档案，是指本单位在各项工作中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第四条管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范整理、安全保密、依法利用的原则。各部门应将档案管理工作纳入日常工作流程，确保档案材料的及时收集与规范管理。第五条管理体制与职责1.单位档案工作领导小组：负责统筹规划本单位档案工作，审定档案工作规章制度，协调解决档案管理中的重大问题。2.综合管理部门（或指定档案管理部门）：作为档案工作的职能管理部门，负责本细则的组织实施、监督检查以及对各部门档案工作的业务指导和培训。具体职责包括：档案接收、整理、保管、利用、鉴定、销毁的组织与实施；档案库房及设施设备的管理；档案信息化建设的推进。3.各部门：指定专人（兼职档案员）负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理、预归档，并按规定向档案管理部门移交。第二章档案的收集与归档第六条归档范围各部门在工作中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：1.行政管理类：各类会议纪要、决议、请示、批复、通知、报告、计划、总结、规章制度、人事任免、奖惩、机构设置与变更等文件材料。2.业务管理类：各项业务工作的规划、方案、合同协议、调研材料、统计报表、检查记录、成果报告等。3.财务审计类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等（按财务档案管理规定执行）。4.基建项目类：项目立项、勘察设计、施工、监理、竣工验收等各环节形成的文件材料。5.设备仪器类：设备仪器的购置合同、开箱验收、安装调试、使用维护、报废等文件材料。6.声像载体类：反映本单位重要活动、工作成果的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。7.电子文件类：通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字形态的文件材料。8.其他具有保存价值的文件材料。第七条归档时间1.文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集、整理和归档工作。2.项目档案：应在项目完成后三个月内完成归档。3.会计档案：按照会计档案管理办法规定的期限整理后，移交档案管理部门。4.其他专门档案：根据其形成规律和特点，在相关工作告一段落后及时归档。5.电子文件：应随办随归，或按照规定的时间节点进行归档。第八条归档要求1.归档的文件材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，内容真实准确。2.文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章完备，符合长期保存要求。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色材料书写。3.归档文件应为原件。因故无原件的，可归档具有凭证作用的复印件，并注明原件保管处。4.电子文件归档应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件或metadata一并归档。5.各部门兼职档案员应对本部门归档材料的完整性、准确性和规范性负责，经部门负责人审核签字后向档案管理部门移交。第三章档案的整理第九条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十条分类与编号1.分类方法：根据本单位档案的实际情况，可采用年度、机构（或问题）、保管期限等多维分类法。具体分类方案由档案管理部门制定并统一执行。2.编号规则：档案编号应具有唯一性和可追溯性，按照分类方案和排列顺序进行编制。不同门类、载体的档案可采用不同的编号规则。第十一条组卷（件）与排列1.文书档案一般以“件”为单位进行整理；科技档案、会计档案等可根据相关规定以“卷”为单位进行整理。2.组卷（件）应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，做到厚薄适宜、装订整齐。3.卷内文件材料应按照一定的顺序排列，通常是批复在前、请示在后；正文在前、附件在后；印件在前、定稿在后；转发件在前、原件在后。第十二条编目与装订1.档案应逐卷（件）编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录或归档文件目录等。目录项目应规范、完整。2.归档文件应去除易锈蚀的金属物，采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订。第四章档案的保管第十三条库房管理1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防高湿、防光、防尘等“九防”措施。2.库房内应保持适宜的温湿度（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%），并配备必要的调控设备和监测仪器。3.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，配备消防器材并定期检查。4.档案库房应与办公区域分开，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第十四条档案存放1.档案应存放在符合国家标准的档案装具内，排列有序，并在装具上标明档案的类别、年度、保管期限等信息。2.不同保管期限、不同载体的档案应分开存放。3.珍贵档案、声像档案、电子档案等应采取特殊保护措施，单独存放于专用设备中。第十五条档案清点与检查1.档案管理人员应定期对所保管的档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。2.定期对档案保管状况进行检查，对破损、褪色、霉变的档案要及时采取修复、复制等抢救措施。第十六条档案保密1.严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。2.涉密档案的管理应符合国家有关保密规定，单独存放，专人负责。3.档案管理人员应严守档案纪律，不得泄露档案内容。第五章档案的利用第十七条利用范围与权限1.本单位工作人员因工作需要查阅档案，须凭有效工作证件，经本部门负责人同意后，方可查阅。查阅涉密档案或重要档案，须经档案管理部门负责人或单位分管领导批准。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经档案管理部门负责人批准。3.查阅档案一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。第十八条利用手续1.查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、查阅日期、查阅内容、利用目的等。2.档案管理人员应根据利用需求，准确提供档案。第十九条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄。2.查阅涉密档案，必须在指定的涉密阅档室进行，并遵守相关保密规定。3.复制档案须经档案管理部门批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。4.利用档案所获得的信息，不得用于非法目的或有损本单位利益的活动。第二十条档案证明档案管理部门可根据利用者的申请，依据档案内容出具档案证明，并加盖档案证明专用章。第六章档案的鉴定与销毁第二十一条鉴定组织档案管理部门应会同有关业务部门组成档案鉴定小组，负责对已到保管期限的档案进行鉴定。第二十二条鉴定程序1.档案鉴定小组按照国家有关档案保管期限的规定，对到期档案进行逐卷（件）审查，提出存毁意见。2.对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后销毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，应重新划定保管期限。第二十三条销毁要求1.档案销毁应指定两人以上负责监销，确保档案材料被彻底销毁，防止泄密。2.监销人在档案销毁后，应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和地点。3.《档案销毁清册》应永久保存。第七章电子档案管理第二十四条电子文件的形成与积累各部门在工作中形成的电子文件，应及时进行整理、命名和存储，确保其真实性、完整性和有效性。第二十五条电子档案的归档1.电子档案归档应符合《电子文件归档与管理规范》要求，确保其内容、结构、背景信息和元数据的完整。2.归档的电子档案应采用符合长期保存要求的存储格式，并进行病毒检测。3.重要电子档案应进行异地备份和离线备份。第二十六条电子档案的保管与利用1.电子档案应存储在专用服务器或存储设备中，配备必要的软硬件环境，确保其可读取性。2.建立电子档案管理系统，对电子档案进行统一管理和利用。3.电子档案的利用应遵守本细则第五章的相关规定，并采取必要的安全保密措施，防止信息泄露和篡改。第八章责任追究第二十七条奖励对在档案收集、整理、保管、利用、研究等工作中做出显著成绩或为保护档案安全做出突出贡献的部门和个人，本单位将给予表彰和奖励。第二十八条处罚对违反本细则规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.不按规定归档，造成档案材料丢失的；2.擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失档案材料的；3.违反档案保密