归档资料异地传输风险控制细则

归档资料异地传输风险控制细则一、总则（一）目的规范。为加强归档资料异地传输的风险管控，确保资料安全、完整、合规，特制定本细则。归档资料异地传输是指因工作需要，将本单位的归档资料通过物理介质或网络传输至本单位以外的地点或单位的行为。此类行为涉及资料安全、保密等多重风险，必须严格遵循本细则执行。（二）适用范围。本细则适用于本单位所有部门及人员涉及归档资料异地传输的活动。包括但不限于纸质资料、电子文件、音像资料等各类归档资料的传输。（三）基本原则。归档资料异地传输必须遵循“最小必要、安全可控、全程留痕、责任明确”的基本原则。1.最小必要原则。传输的资料必须是与工作直接相关的必要资料，不得传输与工作无关的资料。2.安全可控原则。传输过程必须采取有效措施，确保资料不被泄露、篡改、丢失。3.全程留痕原则。传输的各个环节必须留下完整记录，包括传输时间、传输人、接收人、传输内容等。4.责任明确原则。明确传输过程中的各方责任，确保责任到人。二、组织架构与职责（一）领导小组。成立归档资料异地传输风险控制领导小组，负责制定和审批传输方案，监督传输过程，处理传输中的重大问题。领导小组组长由单位主要负责人担任，副组长由分管保密工作的领导担任，成员包括保密工作部门、信息技术部门、档案管理部门等相关负责人。（二）保密工作部门。负责制定传输保密制度，审核传输方案，监督传输过程，对传输人员进行保密教育和培训，处理传输中的保密问题。（三）信息技术部门。负责提供安全的传输技术手段，维护传输系统的正常运行，对传输设备进行安全检查，确保传输设备的安全可靠。（四）档案管理部门。负责归档资料的整理、鉴定、保管和利用，审核传输资料的必要性，指导传输资料的格式和标准，监督传输资料的完整性。（五）传输实施部门。负责具体执行传输任务，按照传输方案和操作规程进行传输，记录传输过程，及时报告传输中的问题。三、传输前的准备（一）需求申请。需要传输归档资料的部门，必须填写《归档资料异地传输申请表》，详细说明传输的原因、目的、资料内容、传输方式、接收单位、传输时间等。《归档资料异地传输申请表》必须经部门负责人审核签字，并报保密工作部门审批。（二）资料审核。保密工作部门和档案管理部门对申请表进行审核，确保传输的资料是必要的，符合保密要求，资料格式和标准符合传输要求。（三）安全评估。信息技术部门对传输方案进行安全评估，确保传输方案是安全的，传输设备是可靠的，传输过程是可控的。（四）人员培训。对参与传输的人员进行保密教育和培训，确保传输人员了解传输的重要性，掌握传输的操作规程，具备处理传输问题的能力。四、传输过程控制（一）传输方式选择。根据资料的性质和传输距离，选择合适的传输方式。1.对于纸质资料，可采用专人专车运输、邮寄等方式。2.对于电子文件，可采用加密传输、专用传输系统传输等方式。（二）传输安全保障。采取以下措施确保传输过程的安全：1.对传输的资料进行加密，确保资料在传输过程中不被窃取、篡改。2.对传输设备进行安全检查，确保传输设备没有被病毒感染或被非法控制。3.对传输过程进行监控，及时发现和处理传输中的问题。4.对传输人员进行身份验证，确保传输人员是授权人员。（三）传输记录。对传输的各个环节进行记录，包括传输时间、传输人、接收人、传输内容、传输方式、传输设备、传输状态等。传输记录必须真实、完整、准确，并妥善保管。（四）异常处理。在传输过程中出现异常情况，必须立即采取措施，防止资料泄露、篡改、丢失，并及时报告相关部门。五、传输后的核查（一）接收确认。接收单位收到传输的资料后，必须立即进行核对，确认资料是否完整、准确。（二）记录归档。对接收的资料进行记录，包括接收时间、接收人、接收内容、接收状态等。（三）问题处理。对接收过程中发现的问题，必须及时报告发送单位，并采取措施进行解决。六、监督检查（一）定期检查。保密工作部门、信息技术部门、档案管理部门定期对传输过程进行检查，确保传输符合本细则的要求。（二）专项检查。根据需要，对传输进行专项检查，重点检查传输的合规性、安全性、完整性。（三）责任追究。对违反本细则的行为，必须追究责任，视情节轻重给予相应的处理。1.对违反保密规定，造成资料泄露的，依法依规进行处理。2.对违反操作规程，造成资料丢失的，依法