档案移交分类登记管理规范

档案移交分类登记管理规范一、总则（一）目的意义。规范档案移交分类登记管理，提升档案管理科学化水平。各单位必须严格执行本规范，确保档案移交、分类、登记、管理各环节合法合规、高效有序。（二）适用范围。本规范适用于本单位所有门类档案的移交、分类、登记、保管、利用等全过程管理。各级部门必须明确责任主体，细化操作流程。（三）基本原则。档案移交分类登记管理必须遵循“统一领导、分级负责、全程管理、安全保密”的原则，确保档案完整性、准确性和安全性。（四）管理职责。单位档案管理部门负责统筹协调档案移交分类登记工作，各业务部门负责本部门档案的整理、分类、登记和移交。各级领导干部必须履行档案管理监督责任。（五）工作要求。档案移交分类登记必须做到及时、准确、完整、规范，严禁弄虚作假、敷衍塞责。各环节操作必须留痕可查，确保责任可追溯。二、档案移交管理（一）移交条件。档案形成部门完成档案整理、分类、编目后，经档案管理部门审核合格，方可移交。移交档案必须符合“三符合”要求，即符合档案形成规律、符合档案管理标准、符合档案利用需求。（二）移交程序。档案移交必须履行书面审批手续，填写《档案移交清单》，经移交单位、接收单位双方负责人签字盖章。移交时必须清点核对，双方在清单上签字确认。（三）移交责任。移交单位必须确保档案质量，接收单位必须及时验收。移交和接收双方各指定2名专人负责，交接过程必须形成文字记录。（四）特殊情况处理。因工作需要临时借阅的档案，必须履行借用手续，限期归还。因抢救、修复等特殊需要复制档案的，必须经档案管理部门批准，并注明用途和数量。（五）电子档案移交。电子档案移交必须同步移交相关元数据、软件系统和使用说明，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。双方必须对电子档案进行备份和封存。三、档案分类管理（一）分类原则。档案分类必须遵循“收文分类、发文分类、专门档案分类”相结合的原则，确保分类科学、体系完整、层次清晰。（二）分类方法。文书档案按“年度—机构—保管期限—分类号”顺序分类；会计档案按“年度—保管期限—分类号”顺序分类；专门档案按专业特点分类。（三）分类标准。各门类档案分类必须执行国家标准，无国家标准的参照行业规范。分类方案必须经档案管理部门审核，重大调整需报单位批准。（四）分类标识。档案分类必须使用统一分类号，不得随意更改。分类过程中产生的目录、索引等必须与档案实体同步编制。（五）分类调整。档案分类方案实施后，原则上不得随意调整。确需调整的，必须由档案管理部门提出方案，经技术鉴定后报单位批准。四、档案登记管理（一）登记要求。档案登记必须做到“一人一档、一事一记、实时更新”，确保登记内容真实、准确、完整。（二）登记内容。档案登记必须包括档号、题名、责任者、日期、密级、保管期限、数量、附件等要素。电子档案登记必须同步登记元数据信息。（三）登记方式。纸质档案登记使用《档案登记簿》，电子档案登记使用档案管理系统。登记必须使用钢笔或签字笔，字迹工整。（四）登记责任。档案登记由档案管理员负责，实行“日清月结”制度。登记人员必须经过培训，持证上岗。（五）登记核对。每月必须对档案登记簿与档案实体进行核对，每季度必须对电子档案登记系统与档案库房进行比对，确保账实相符。五、档案保管管理（一）库房要求。档案库房必须符合“七防”标准，即防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光。库房面积必须满足档案增长需求。（二）装具标准。档案装具必须使用符合国家标准的档案盒、卷皮，不得使用易损材料。装具必须定期检查，及时维修更换。（三）存放要求。档案存放必须遵循“先进先出、分类排列、便于查阅”的原则，不得随意堆放。档案排列必须使用统一编号，不得错乱。（四）温湿度控制。档案库房温湿度必须保持在“温度14-24℃，湿度45%-60%”范围内，并配备自动调控设备。（五）定期检查。档案管理员必须每日检查库房环境，每月检查档案存放情况，每半年对档案状况进行全面检查，并形成记录。六、档案利用管理（一）利用条件。档案利用必须符合国家法律法规和单位规章制度，严禁利用档案从事违法活动。（二）利用程序。档案利用必须履行审批手续，填写《档案利用申请表》，经审批后才能提供利用。利用过程必须全程记录。（三）利用方式。档案利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等，不同密级档案的利用方式必须符合保密规定。（四）利用收费。档案利用必须按照国家规定收取费用，收费标准必须公示，收费收入必须上缴单位财务。（五）利用反馈。档案利用后必须填写《档案利用反馈表》，及时收集利用需求，改进档案管理服务。七、附则（一）解释权。本规范由单位档案管理部门负责解释，其他部门不得擅自解释。（二）修订程序。本规范每年修订一次，重大修订需经单位批准。（三）实施时间。本规范自发布之日起施行，原相关规定与本规范