医学院教学档案管理制度

PAGE医学院教学档案管理制度一、总则（一）目的为加强医学院教学档案管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥教学档案在教学、科研、管理等工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合医学院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医学院各教学单位、职能部门及全体教职员工在教学活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：教学档案由学院档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：教学档案应如实反映教学活动的全过程，保证档案内容真实可靠。3.分类科学原则：按照教学档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则：采取有效措施，确保教学档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、教学档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善教学档案管理制度，指导和监督各教学单位、职能部门的教学档案管理工作。2.集中收集、整理、保管全院的教学档案，建立教学档案数据库，实现档案信息的数字化管理。3.积极开发教学档案信息资源，为教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。4.定期对教学档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）各教学单位1.负责本单位教学档案的收集、整理、立卷和归档工作，指定专人负责教学档案管理。2.按照学院教学档案管理部门的要求，及时将本单位的教学档案移交学院档案管理部门。3.积极配合学院档案管理部门做好教学档案的整理、鉴定、销毁等工作。（三）职能部门1.负责本部门在教学管理活动中形成的各类档案的收集、整理、立卷和归档工作。2.按照学院教学档案管理部门的要求，及时将本部门的教学档案移交学院档案管理部门。3.配合学院档案管理部门做好相关教学档案的查阅、利用等工作。三、教学档案的分类与编号（一）分类教学档案分为教学综合、教师业务、学生学籍、教学实践、教学研究与改革、教材建设、实验室建设、教学成果等八大类。1.教学综合类：主要包括学院教学工作的规划、计划、总结、规章制度、会议记录、教学评估等文件材料。2.教师业务类：主要包括教师的基本情况、教学任务安排、教学大纲、教案、讲稿、教学日历、授课计划、教学课件、教学质量考核、教学获奖等材料。3.学生学籍类：主要包括学生的招生录取、学籍注册、学籍异动、毕业资格审查、学位授予等材料。4.教学实践类：主要包括实习、见习、课程设计、毕业设计（论文）等教学实践环节的相关材料。5.教学研究与改革类：主要包括教学研究项目申报、立项、结题、教学改革成果等材料。6.教材建设类：主要包括教材编写、选用、评估等材料。7.实验室建设类：主要包括实验室规划、建设、管理等方面的文件材料。8.教学成果类：主要包括教学成果奖申报、获奖等材料。（二）编号教学档案的编号采用“年度类别顺序号”的方式，例如：2023JXZH001，表示2023年度教学综合类第1份档案。四、教学档案的收集与整理（一）收集1.各教学单位、职能部门应明确教学档案收集的范围、内容和要求，定期收集本单位在教学活动中形成的各类档案材料。2.档案管理人员应主动参与教学活动，及时了解教学档案的形成情况，督促有关人员按时归档。3.对重要的教学档案材料，应实行跟踪收集，确保档案的完整性。（二）整理1.教学档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料的有机整体。2.按照分类方案，对收集到的教学档案材料进行分类、组卷、编目。3.卷内文件材料应排列有序，编好页号，填写卷内目录、备考表等。4.装订成册的档案应做到整齐、牢固，便于保管和利用。五、教学档案归档与移交（一）归档1.各教学单位、职能部门应在教学活动结束后，及时将整理好的教学档案移交本单位档案管理人员进行归档。2.档案管理人员应对归档的教学档案进行认真核对，确保档案的质量符合要求。（二）移交1.各教学单位、职能部门应按照学院档案管理部门规定的时间和要求，将归档后的教学档案移交学院档案管理部门。2.移交时，应填写教学档案移交清单，双方签字确认。六、教学档案的保管与保护（一）保管1.学院档案管理部门应设立专门档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.教学档案应按照类别、年度、编号顺序排列上架，便于查找和利用。3.对电子教学档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保数据的安全。（二）保护1.定期对教学档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的温度、湿度，防止档案因环境因素受损。七、教学档案的查阅与利用（一）查阅1.本院教职员工因教学、科研、管理等工作需要查阅教学档案的，应填写教学档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到学院档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅教学档案的，须持有单位介绍信，经学院主管领导批准后，方可查阅。3.查阅教学档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（二）利用1.因教学、科研、管理等工作需要复印教学档案的，应填写教学档案复印申请表，经所在部门负责人签字同意后，到学院档案管理部门办理复印手续。2.复印教学档案应按照规定的收费标准收取费用。3.教学档案一般不得外借，确因特殊情况需要外借的，须经学院主管领导批准，并限期归还。八、教学档案鉴定与销毁（一）鉴定1.学院档案管理部门应定期对教学档案进行鉴定，确定档案保管期限。2.教学档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。3.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关教学单位和职能部门的代表组成，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已到保管期限且确无保存价值的教学档案，应填写教学档案销毁申请表