初中如何建立档案资料管理制度

PAGE初中如何建立档案资料管理制度初中档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强我校档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，便于档案资料的查阅、利用和维护，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于我校初中部各年级、各学科组、各部门在教学、科研、管理等活动中形成的各种文件、资料、记录等档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案管理机构，对全校档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则档案资料应如实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则档案资料应涵盖学校工作的各个方面，包括教学、科研、管理、人事、财务等，确保档案资料的全面性。4.保密性原则对涉及学校机密的档案资料，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则档案资料的管理应便于查阅、利用，提高档案资料的使用效率。二、档案资料管理机构及职责（一）档案管理机构学校设立档案室，隶属学校办公室管理，负责全校档案资料的收集、整理、保管、利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的完整、准确、系统。2.负责档案资料的保管工作，建立健全档案保管制度，确保档案资料的安全。3.负责档案资料的查阅、借阅工作，严格按照规定办理查阅、借阅手续，做好查阅、借阅记录。4.负责档案资料的统计工作，定期对档案资料的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，向上级主管部门报送档案统计报表。5.负责档案资料的鉴定、销毁工作，按照规定对失去保存价值的档案资料进行鉴定、销毁，做好鉴定、销毁记录。6.负责档案管理信息化建设，推进档案管理工作的现代化、规范化、科学化。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门下发的各类文件、通知、通报等。2.学校制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录等。3.学校各年级、各学科组、各部门在教学、科研、管理等活动中形成的各种文件、资料、记录等。4.学校师生的各类获奖证书、荣誉称号、科研成果等。5.学校与外单位签订的各类合同、协议等。6.其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整、准确。2.收集的档案资料应符合国家法律法规和学校相关规定，具有真实性、完整性和系统性。3.收集的档案资料应按照规定的分类标准进行分类，便于整理和保管。（三）整理方法1.分类档案资料应按照以下类别进行分类：党群工作类、行政管理类、教学工作类、学生工作类、后勤管理类、科研工作类、基建工作类、设备仪器类、会计档案类等。2.编号档案资料应按照分类顺序进行编号，编号应采用阿拉伯数字，位数应根据档案资料的数量和管理需要确定。3.编目档案资料应编制目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、保管期限等内容，便于查阅和利用。4.装订档案资料应按照规定的格式进行装订，装订应牢固、整齐、美观，便于保管和查阅。四、档案资料的保管（一）保管场所学校档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案资料的安全。档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限档案资料的保管期限应根据其重要程度、保存价值和利用需求等因素确定，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案资料凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案资料，应永久保管。2.长期保管的档案资料凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案资料，应长期保管。长期保管的期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案资料凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案资料，应短期保管。短期保管的期限一般为5年以下。（三）保管措施1.建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，确保档案资料的安全。2.定期对档案资料进行检查、核对，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制，确保档案资料的完整性。4.对电子档案资料应定期进行备份，防止数据丢失。五、档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.本校教职工因工作需要查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案资料应在档案室进行，不得将档案资料带出档案室。如需复印档案资料，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理复印手续。3.查阅档案资料应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、圈划、污损等。4.查阅档案资料应严格遵守保密制度，不得泄露档案资料的内容。（二）借阅规定1.本校教职工因工作需要借阅档案资料，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室借阅。2.借阅档案资料应在规定的时间内归还，如需延期归还，应办理延期手续。3.借阅档案资料应爱护档案资料，不得转借他人，不得在档案资料上涂改、圈划、污损等。4.借阅档案资料应严格遵守保密制度，不得泄露档案资料的内容。（三）查阅、借阅记录档案室管理人员应建立查阅、借阅档案资料登记制度，对查阅、借阅档案资料的时间、内容、人员等情况进行详细记录，以备查考。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案资料的鉴定应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由学校办公室负责人、档案室管理人员、相关部门负责人等组成，负责对档案资料的鉴定工作。（三）鉴定方法与程序1.档案鉴定小组应定期对档案资料进行鉴定，根据档案资料的保管期限、保存价值等因素，确定档案资料的存毁。2.对拟销毁的档案资料，档案鉴定小组应进行详细审查，填写《档案销毁鉴定表》，经学校领导批准后，方可销毁。3.档案资料的销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行，确保销毁工作的安全、彻底。4.档案资料销毁后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁方式、销毁人等信息，并由档案鉴定小组负责人签字确认。七、档案资料的统计与上报（一）统计内容档案资料的统计内容应包括档案资料的收进、移出、保管、利用等情况，具体如下：1.档案资料的收进情况，包括档案资料的数量、种类、来源等。2.档案资料的移出情况，包括档案资料的借阅、归还、销毁等。3.档案资料的保管情况，包括档案资料的存放位置、保管期限等。4.档案资料的利用情况，包括档案资料的查阅、借阅次数等。（二）统计方法档案资料的统计应采用定期统计和不定期统计相结合的方法，定期统计应每月进行一次，不定期统计应根据实际需要进行。统计数据应准确、及时、完整，统计报表应