创城办档案管理制度

PAGE创城办档案管理制度一、总则（一）目的为加强创城办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在创建文明城市工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于创城办在创建文明城市工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：创城办档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映创城工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案安全保密工作，防止档案信息泄露和损坏。4.方便利用原则：便于档案的查阅、使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善创城办档案管理制度，并组织实施。2.集中管理创城办各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案库房的管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。（二）各部门职责1.负责本部门在创城工作中形成的文件、资料、记录等的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参与档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级有关创建文明城市的文件、指示、通知等。2.创城办制定的工作计划、方案、总结、报告等。3.创城工作中的各类会议记录、纪要。4.创城工作中开展的各项活动的文件、资料、照片、影像等。5.创城工作中涉及的各类数据统计报表。6.创城工作中与其他部门、单位的往来文件、函件等。7.创城工作中获得的荣誉证书、奖牌等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件、资料的收集工作，确保收集及时、完整。2.收集的文件、资料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁。3.对重要文件、资料应进行备份，以防丢失。（三）整理方法1.分类：按照创城工作的内容和性质，将档案分为综合类、宣传教育类、环境卫生类、公共秩序类、志愿服务类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度控制设备等。3.库房应设置专门的档案架、档案柜，用于存放档案。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.对电子档案应进行备份，并存放在不同的存储介质上，以防数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案的鉴定与销毁1.鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.销毁：对已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经领导批准后，由专人负责监销。五、档案的利用（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取档案材料。4.查阅档案后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。（三）档案的复印与摘录1.因工作需要复印或摘录档案的，应填写档案复印或摘录申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可进行。2.复印或摘录档案时，应注明出处，并加盖档案管理部门的印章。3.复印或摘录的档案应妥善保管，不得用于其他用途。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立创城办档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化。2.提高档案管理的工作效率和服务质量。3.实现档案信息的共享和利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.系统功能：档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。3.安全管理：加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。（三）数据备份与恢复1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.建立数据恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。七、监督与检查（一）监督机制1.创城办成立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行监督检查。2.监督小组应检查档案管理制度的执行情况、档案的收集整理情况、档案的保管利用情况等。（二）检查内容1.档案管理部门是否按照制度要求开展工作。2.各部门是否及时移交档案。3.档案的整理、保管、利用等工作是否符合规定。4.档案信息化管理工作是否正常运行。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。