公立医院档案室管理制度

PAGE公立医院档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公立医院档案室管理，有效保护和利用档案资源，保障医院各项工作的顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公立医院各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则医院实行统一领导下的分级管理体制，档案室负责对全院档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，各部门负责本部门档案的收集、整理和初步保管，并定期向档案室移交。2.完整准确、系统安全原则确保档案的完整、准确、系统，维护档案的真实性和可靠性，同时保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用、服务临床原则以方便利用为宗旨，充分发挥档案的作用，为医院的医疗、教学、科研、管理等工作提供有力支持，尤其要注重为临床一线服务。二、档案管理职责（一）医院档案管理领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案工作发展规划和规章制度。2.对医院档案工作进行宏观管理和指导，协调解决档案工作中的重大问题。3.监督检查各部门档案工作的开展情况，考核档案工作目标完成情况。（二）档案室职责1.负责制定和完善医院档案管理制度、工作流程和操作规范，并组织实施。2.集中统一管理医院各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、编目、装订、上架、保管等工作，确保档案的完整和安全。3.建立档案信息管理系统，对档案进行数字化处理，实现档案信息的快速检索和高效利用。4.开展档案编研工作，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、全宗介绍等，为医院各项工作提供参考依据。5.负责向医院内部各部门及外部有关单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。6.对各部门档案工作进行业务指导和培训，定期检查各部门档案管理情况，提出改进意见和建议。7.参与医院重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和规范整理。（三）各部门兼职档案员职责1.在档案室的指导下，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本部门形成的各类文件材料进行分类、整理、装订，编制档案目录，建立档案检索工具。3.定期将整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.积极配合档案室开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括医院在行政管理、党群工作、业务管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、会议纪要、工作计划、总结等。2.医疗档案涵盖医院在医疗服务过程中产生的各类病历、检查检验报告、医嘱单、手术记录、护理记录等，是医院档案管理的重点内容。3.科研档案包括医院开展科研项目过程中形成的项目申请书、研究方案、实验数据、科研成果报告、论文发表等相关材料。4.教学档案涉及医院教学工作中的教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩册、实习报告等文件资料。5.基建档案包含医院基本建设项目从立项、设计、施工到竣工验收全过程形成的各类文件材料，如项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工报告等。6.设备档案主要是医院购置、使用、维护各类医疗设备过程中产生的文件资料，如设备采购合同、说明书、维修记录、验收报告等。7.会计档案包括医院财务工作中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等各类会计资料。8.声像档案以照片、录音、录像等形式记录医院重要活动、事件、人物等内容的档案资料。（二）档案编号1.文书档案编号采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.医疗档案编号按照病历号进行唯一标识，病历号由医院信息系统自动生成，确保每份病历档案编号的准确性和唯一性。3.科研档案编号采用项目编号类别流水号的形式。如：KY202301研究报告001，表示2023年第1个科研项目的研究报告类第1份档案。4.教学档案编号根据教学年度教学类别流水号进行编号。例如：JX2023课程教案001，表示2023年教学的课程教案类第1份档案。5.基建档案编号按照项目名称阶段流水号进行编号。如：医院新病房楼建设项目基础施工001，表示该项目基础施工阶段的第1份档案。6.设备档案编号采用设备购置日期设备名称缩写流水号的方式。例如：202305CT001，表示2023年5月购置的CT设备的第1份档案。7.会计档案编号按照会计年度类别保管期限流水号进行编号。如：2023会计凭证永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份会计凭证档案。8.声像档案编号根据拍摄（录制）日期主题流水号进行编号。例如：20230601医院庆祝活动001，表示2023年6月1日拍摄的医院庆祝活动的第1份声像档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、数据、声像等各种载体形式。2.医院与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.医院员工个人在工作中形成的重要业务资料、科研成果、学术著作等。4.医院举办或参与的各类会议、活动、培训等形成的文件资料。5.医院基本建设、设备购置、物资采购等项目过程中产生的文件资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”管理，即同时保存纸质和电子两种版本，并确保两者内容一致。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，确保文件的可读性和可追溯性。4.声像档案应及时整理，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息，并进行数字化处理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、问题等进行分类，对每份文件进行编号、编目，填写文件目录卡片，装订成册，并编制全宗卷。2.医疗档案按照病历号顺序排列，对病历中的各项资料进行整理和核对，确保病历的完整性和准确性。同时，建立病历索引，方便查询和利用。3.科研档案根据项目研究阶段和文件材料的性质进行分类整理，建立项目档案卷，将项目申请书、研究方案、实验记录、成果报告等相关材料依次排列，并编制档案目录。4.教学档案按照教学年度、教学类别进行分类，对教案、课件、学生成绩册等文件材料进行整理和装订，编制教学档案目录。5.基建档案按照项目建设阶段，将立项文件、设计图纸、施工资料、竣工文件等进行分类整理，建立项目档案专卷，并编制档案索引。6.设备档案以设备为单位，将设备采购合同、说明书、维修记录、验收报告等文件材料进行整理和归档，建立设备档案卷，并编制设备档案目录。7.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行整理，装订成册，并编制会计档案目录。会计凭证应按照编号顺序排列，附件齐全；会计账簿应按照年度、科目顺序整理；财务报表应按照时间顺序装订。8.声像档案对照片、录音、录像等声像档案进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄（录制）时间地点、人物、内容等信息，并进行数字化存储。同时，建立声像档案目录，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备适宜的保管条件，保持温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。2.档案室应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等设施设备，确保档案安全。3.档案库房应划分不同的区域，如文书档案区、医疗档案区、科研档案区等，便于分类存放档案。（二）档案装具1.应选用符合档案保管要求的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案存放整齐、有序。2.档案盒应采用统一规格，材质应坚固耐用，能够有效保护档案。档案盒上应标明档案类别、年度、保管期限、起止日期、盒内文件数量等信息。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.医疗档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般为长期保存。3.科研档案的保管期限根据项目性质和重要程度确定，重要科研项目档案应永久保存，一般项目档案保存期限不少于10年。4.教学档案的保管期限为长期，一般不少于10年。5.基建档案的保管期限为永久。6.设备档案的保管期限自设备报废后不少于5年。7.会计档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报表等其他会计资料保管期限根据具体情况确定。8.声像档案的保管期限根据其内容重要程度确定，重要声像档案应永久保存，一般声像档案保存期限不少于10年。（四）档案清点与检查1.档案室应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案的保管状况进行检查，重点检查档案有无破损、褪色、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。3.检查档案信息管理系统的运行情况，确保档案数据的安全和完整，定期进行数据备份，防止数据丢失。（五）档案的销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案室提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经医院档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、人员等信息，并由监销人员签字确认。销毁记录应与《档案销毁清册》一并归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.医院内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.医院员工因个人学习、研究等合理需求查阅、借阅档案。3.外部单位因工作联系、合作交流等需要查阅医院相关档案，但须按照规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案室查阅档案原件或复印件，档案室应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。查阅者应在查阅登记本上填写查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。档案室根据审批意见办理借阅手续，借阅期限一般不超过15个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，按期归还档案。（三）利用审批1.医院内部各部门查阅、借阅档案，由部门负责人审批。2.医院员工查阅、借阅档案，经所在部门负责人同意后，报档案室审批。3.外部单位查阅、借阅档案，须持单位介绍信，经医院档案管理领导小组审批后，方可查阅、借阅。（四）利用登记与统计1.档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅期限、归还日期等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，如档案利用人次、利用档案类别、利用目的等，为档案管理工作提供参考依据，以便更好地满足医院各部门和员工的档案利用需求。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息资源的共享，为医院各部门提供便捷的档案查询和利用服务，促进医院信息资源的有效整合和利用。3.确保档案信息的安全，采取有效的安全防护措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。（二）数字化处理1.对医院各类档案进行全面数字化处理，将纸质档案通过扫描、录入等方式转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.扫描图像应清晰、完整，符合档案管理要求，图像格式应统一规范，便于存储和检索。录入的数据应准确无误，与纸质档案内容一致。3.对电子档案进行分类、编号、著录等整理工作，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索和利用。（三）信息系统功能1.档案信息管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、编研等功能，满足档案管理工作的各项需求。2.提供灵活的检索方式，支持按档案类别、年度、保管期限、关键词等多种条件进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，提高借阅管理的效率和准确性。4.具备档案统计分析功能，