会计档案管理制度流程图

PAGE会计档案管理制度流程图一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计档案管理：是指对会计档案的立卷、归档、保管、查阅、销毁等一系列工作的总称。（四）管理职责1.财务部门负责会计档案的整理、装订、保管等日常工作。按照规定的期限保管会计档案，并定期对会计档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。负责办理会计档案的查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记。按照规定的程序和要求，提出会计档案销毁意见，并组织实施销毁工作。2.档案管理部门负责对会计档案管理工作进行指导、监督和检查。接收财务部门移交的会计档案，并按照档案管理的要求进行整理、编目、上架等工作。提供会计档案查阅、借阅等服务，并对查阅、借阅情况进行登记和统计。3.其他部门各部门应妥善保管本部门形成的与会计核算有关的资料，并按照规定及时移交财务部门。在办理涉及会计档案相关业务时，应按照本制度的规定进行操作。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，包括总分类账、明细分类账等。2.日记账，包括现金日记账、银行存款日记账等。3.辅助账簿，如固定资产明细账、往来明细账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表附注，包括对会计报表中重要项目的说明、会计政策和会计估计的变更等。3.财务情况说明书，包括公司财务状况、经营成果和现金流量等情况的分析说明。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表、银行对账单。2.会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。3.会计电算化数据备份、存储介质等。4.其他与会计核算有关的资料，如经济合同、审计报告、税务申报资料等。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部门应定期收集本部门形成的会计档案，并按照分类标准进行整理。2.各部门应及时将与会计核算有关的资料移交财务部门，财务部门应认真审核，确保资料的完整性和准确性。3.对于电子会计档案，应定期进行备份，并妥善保管备份存储介质。（二）整理方法1.会计凭证的整理将原始凭证按照记账凭证的编号顺序进行整理，同类原始凭证应放在一起。对于纸张大小不一致的原始凭证，应进行折叠或粘贴，使其大小与记账凭证一致。在记账凭证的右上角填写附件张数，并在附件上加盖“附件”章。将整理好的会计凭证装订成册，在装订线上加盖骑缝章。2.会计账簿的整理将总账、明细账、日记账等账簿按照类别进行整理，同一类账簿应放在一起。对于活页式账簿，应将账页从账簿中取出，按照顺序编号，并加装封面和封底。在账簿的扉页上填写账簿启用日期、截止日期、页数、册次等信息。3.财务会计报告的整理将月度、季度、年度财务会计报告按照类别进行整理，同一类报告应放在一起。在财务会计报告的封面上填写报告名称、编制单位、编制日期、报告期等信息。将财务会计报告装订成册，在装订线上加盖骑缝章。4.其他会计资料的整理将银行存款余额调节表、银行对账单等按照时间顺序进行整理，同一时间段的资料应放在一起。将会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等按照类别进行整理，同一类清册应放在一起。对于电子会计档案，应按照存储介质的类别进行整理，并建立电子会计档案目录。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿的保管期限为30年。2.财务会计报告中，月度、季度财务会计报告的保管期限为10年，年度财务会计报告的保管期限为永久。3.其他会计资料，如银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等的保管期限为10年。（二）保管地点1.会计档案应存放在专门的档案室或档案柜中，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.对于电子会计档案，应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管要求1.财务部门应按照规定的保管期限，对会计档案进行分类存放，并建立会计档案保管清册。2.档案管理部门应定期对会计档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。3.会计档案不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本单位内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交财务部门。2.财务部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人负责提供查阅服务，并在《会计档案查阅登记簿》上进行登记。3.查阅人员应在指定的地点查阅会计档案，查阅过程中不得擅自将会计档案带出档案室，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。4.查阅完毕后，查阅人员应将会计档案归还财务部门，财务部门核对无误后，在《会计档案查阅登记簿》上注明归还时间。（二）借阅程序1.外单位人员借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》并加盖单位公章，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经本单位负责人批准后，提交财务部门。2.财务部门对借阅申请进行审核，审核通过后，与借阅单位签订《会计档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，并在《会计档案借阅登记簿》上进行登记。3.借阅单位应安排专人负责借阅会计档案，并在规定的时间内归还。归还时，财务部门应认真核对会计档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅单位应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员不得擅自将会计档案转借他人，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。如需复制会计档案，应经本单位负责人批准，并按照规定办理相关手续。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且已结清债权债务、完成项目核算等，确无继续保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期满的会计档案进行清查，提出销毁意见，并编制《会计档案销毁清册》，注明会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经财务部门负责人审核后，报本单位负责人批准。3.本单位负责人批准后，由财务部门、档案管理部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，