企业合同管理中的风险与控制建议

摘要：随着社会经济的发展，企业之间的竞争日趋激烈。近年来越来越多的企业已认清合同管理的作用，并基于合同开展各类经营活动。但是合同管理环节涉及的活动相对较为复杂。部分企业在合同管理过程中，还未认识如何基于自身合法权益保障合同管理流程中的风险得到全面控制，无法分析和规避合同管理活动中的各类风险，产生一系列不确定性因素。本文对相关问题进行分析，探讨合同管理环节的风险控制策略，认为企业只有建立完善的合同管理制度，加强合同签订前的管理、实施中的控制、纠纷应对能力以及应对外部风险的能力，才能促进企业更好地开展各类活动，为企业规避各类风险、提高运营效率提供支持。关键词：企业;合同管理;风险;控制引言在现代企业发展过程中，企业的经营活动日益频繁。合同管理作为各类活动开展的基础，对企业发展有至关重要的作用。但是合同管理涉及的环节相对较为复杂，不仅涉及各类法律法规，还涉及企业自身的各项经营活动。若合同管理不当，将给企业发展带来严重影响，甚至发生法律纠纷等一系列隐患。因此本文对相关问题进行分析，探讨合同管理方面的策略，帮助企业规避合同管理的风险，提高整体管理水平。一、企业合同管理的重要性合同管理对企业运营有重要影响，合同管理并非仅是合同签署、执行，更贯穿于企业运营的各环节。合理的合同管理有助于企业各阶段正常运营。一是保障企业的合法权益。合同作为企业交易的法律依据，科学的合同管理有助于企业经营过程中的各类活动得到保护，防控违约风险，促进企业各项权利、义务得到有序落实。二是提高企业效益。规范的合同条款以及有序执行条款，能让企业在赢得更多市场机会的同时，不断扩大自身规模，提高整体效益。三是实现合规经营。合同管理要求企业按照各项法律法规和规定实施管理，严格根据合同管理规范规避管理中的风险点，规范自身运营体系，避免部分条款不符合要求所发生的隐患。四是降低成本。企业按照规定要求有序开展各类活动，能避免发生纠纷、产生诉讼等方面问题，并基于合理的合同管理措施，对各类潜在风险进行全面识别，规避纠纷问题发生的可能性。二、企业合同管理中的风险（一）合同管理制度不足企业的合同管理制度不完善是导致合同管理风险的主要原因之一。部分企业未形成科学的合同管理体系，给企业的管理活动带来隐患，主要体现在合同管理各环节没有形成具体的标准，工作中的各类事项管理不规范，没有通过建立合同管理体系以及恰当的管理措施对各环节活动进行深入检查和分析。再加上企业未形成完善的合同管理规则以及人员的专业素养和工作能力不足，在合同审核、实施等各环节未形成专业的工作能力，给企业带来经济损失。（二）合同签订前的风险合同签订前的风险体现在谈判和起草环节，该环节存在合同条款不明确、交易双方的意愿存在背离等问题，都将造成纠纷等方面风险。其中合同条款不明确作为合同签订前风险的重要组成部分，企业在签订合同时若没有明确具体的付款方式、交易方式等重要内容，在履约过程中出现争议时将导致双方陷入纠纷，可能严重影响企业的经济效益。产生这类问题的主要原因是企业存在信息不对称的问题，产生交易不公平。例如交易双方对某类信息的掌握程度不足，遭受不公平的条款。不同条款不够公正，在履约时双方无法处于公平地位，进而产生风险和损失。（三）合同履行过程中的风险合同履约过程中主要涉及合同变更、延期等方面风险。企业在合同履约环节，无论是企业自身出现特殊情况，还是外界产生不可预见因素，都会导致原有的合同发生一定变更风险。若在合同履约中存在双方的沟通不细致等问题，可能产生合同难以正常履约甚至出现纠纷的问题，致使风险产生。（四）合同纠纷风险合同纠纷作为合同管理环节中的常见风险，一旦发生纠纷双方经济效益可能被损害，甚至引发重大风险。产生纠纷的主要原因是部分条款不合理，导致在合同履约环节中一方处于不利地位，引发纠纷。同时由于各类问题在签订合同过程中未被及时发现，而在后续发生纠纷。合同纠纷应对不当不仅会激化矛盾，还可能给企业带来更大的经济损失。（五）外部环境带来的风险企业在合同管理环节中的外部风险主要体现在市场波动、法律法规变动、政策调整等。例如市场风险主要体现在市场价格不确定性等方面，企业与供应商签订合同之后价格变动，材料价格上涨，难以按照原定价格履行合同，带来经济方面损失。三、企业合同管理的风险控制建议（一）健全合同管理制度体系一是健全制度体系。合同管理环节完善的制度体系对合同管理至关重要。企业要以科学的制度，明确合同管理流程中的职责分工、审批权限，对合同管理全流程进行控制。对于规模较大的企业可以成立专门的合同管理部门，负责合同管理的起草、审核、签订、执行、监督、检查等各环节活动;对规模较小的企业，可以在企业内部指定专人负责合同的管理，促进制度得到落实，形成规范、科学的管理体系，对合同执行过程中的重要节点、签署程序等明确具体控制规则，规避操作不规范所带来的风险。二是促进制度具有灵活性。随着企业的发展，合同管理流程中的各类活动也应进行不断改变。为确保制度能具备合理性、适应性，要根据企业发展的实际要求对制度进行动态调整，以应对企业的发展变化。例如在企业商业模式发生转型时，要对制度进行动态调整，确保制度能符合最新管理要求，让制度得到持续优化。三是确保制度得到严格实施。为确保制度能得到严格执行，要形成科学的监控机制，对制度执行全过程进行监督。企业要由合同管理岗位的人员对合同管理执行情况进行全面监督，关注企业各类活动开展状况及制度执行规定，从合同起草、执行、控制等环节进行全面分析，掌握制度执行状态，为制度有效实施提供支持。四是形成全员重视制度的氛围。合同管理作为企业一项重要的工作，是否能得到严格执行，在很大程度上依赖于管理层的工作意识。为确保合同得到严格执行，在合同管理制度执行环节应该由管理层推动。管理层要认识合同管理的重要作用，主动引导员工，让全体员工改进自身的工作理念，主动重视合同的执行，确保合同管理制度能贯彻落实到各环节。合同执行作为企业合同管理活动中的重要组成部分，企业要保障制度能融入工作的方方面面，并将合同管理水平融入对员工的考核中，确保员工认识到合同管理工作和自身息息相关，让员工主动以规范的工作理念开展合同管理。（二）加强合同签订前的风险防范一是全面识别合同风险。在合同签订之前，要全面关注合同可能产生的各类风险，让合同管理活动更加科学且可行。若在事前忽略了合同风险防控，可能导致合同执行环节产生一系列纠纷，出现合同难以按照预期规则实施的问题。企业要通过查阅公开资料、咨询行业专家等方式，以多种渠道获取有价值的信息，分析可能影响合同执行的各类风险，结合风险特征落实具体的控制措施。在此过程中企业要对合同对方进行详细调查，避免与信誉不佳的主体合作导致的风险。在对方各项资质符合要求的基础上，按照规定有序签订合同，并确保在合作过程中各项工作流程尽可能规范，让合同能够对各类工作具有约束力，保障合同中关键流程事项有序实施，防控法律纠纷的问题和隐患。二是由各级人员参与合同审核过程。在企业完成合同签订之后，为规避潜在风险，所有合同信息都要经过严格审查。在充分考虑各方面要素的基础上，保障合同的内容准确、规范。企业可以由法律专业人士进行审查，之后由财务部门检查合同内容、付款金额等方面是否存在风险，由管理层审批合同是否符合要求。在对各方面要素进行全面审查且不存在风险之后才能签订合同，以最大限度规避合同签订活动中的风险，提高合同管理的规范性。（三）强化合同履行过程中的风险控制一是建立系统性的合同监控机制，确保合同履行环节各类工作都得到全面监控。企业要在内部建立合同管理系统，对合同执行环节进行全面约束，确保合同签署、履约、结算等各环节都能通过系统进行自动分析，关注所存在的风险并落实具体措施[1]。二是规范开展合同变更、终止。合同履约过程中可能遇到一系列不确定因素，导致合同条款变更或终止。产生合同变更或终止的环节，要形成合理的审批流程，灵活应对变更、终止的情况。企业可以建立相应的授权审批机制，确保所有的变更和终止活动都有充分理由，并明确具体的变更或终止标准。三是重视双方的协调标准。在合同执行环节合同双方要形成科学的沟通机制，有效减少冲突和误解等问题，确保合同按照规定要求有序执行。在此过程中可以通过定期召开沟通、交流会议等方式，借助月度进度汇报、季度例会等方式，要求各方参与其中对合同执行情况进行分析，寻找合同执行过程中的问题。若发现合同执行存在问题要及时进行商讨、处理和解决，避免合同执行不到位所带来的风险，并借助完善的沟通渠道和沟通工具，对合同交易环节中各类活动进行分析，规避合同管理活动中的各类风险。四是重视突发事件的应急处理机制。合同执行环节可能会出现一系列突发事件，导致原有的合同无法继续执行，包括产生自然灾害等，此时企业要及时采取应对措施迅速做出反应，以有效应对各类突发事件，确保各类活动恢复正常。例如企业在货物运输过程中出现重大突发因素，导致运输工作受阻时要及时启动备用方案，避免违约给企业带来的重大风险。（四）提高合同纠纷应对能力在合同管理环节不可避免发生合同纠纷。科学的纠纷应对措施能化解矛盾，保护企业合法权益，让企业有序应对各类纠纷。企业要形成科学的纠纷应对机制，对各类纠纷收集、调查和仲裁方面形成有序的管理策略，以有序处理各类纠纷[2]。一是分析各类纠纷。企业在了解各类纠纷的基础上，以恰当措施有序规避纠纷发生给自身带来影响的可能性。企业在产生纠纷之后，要对纠纷的情况进行分析，判断是否由于自身管理问题产生纠纷，关注纠纷的原因与对方要求。二是开展纠纷调查。在纠纷应对环节要形成调查机制，结合各类纠纷的情况形成合理调查程序，有序实施调查，及时核实是否确实存在相关问题。三是在纠纷调查完成之后，及时与对方沟通。通过双方之间的沟通，形成合理的解决方案，确保调解活动有序进行。在调解无效时，要以正式方式协商。通过积极沟通形成共识，避免进入法律程序等问题发生。四是仲裁与诉讼。如果通过调解和协商无法解决纠纷问题的，要借助仲裁或诉讼的方式予以解决。仲裁作为一种比诉讼更加高效的方式，由双方选择仲裁机构进行裁决。仲裁具有法律效力，作出裁决之后要严格按照仲裁结果实施管理。若仲裁无法解决相关纠纷，可以通过法律起诉的方式解决纠纷。法律起诉需耗费的成本较多且时间较长，通常适用于重大纠纷。（五）加强外部环境风险应对为确保各类风险得到全方位管理，要形成科学措施对各环节活动进行分析，并建立风险应对程序，有序应对各类政策变化给企业带来的影响[3]。例如在对宏观经济政策分析环节，要关注利率调整、税收政策、贸易政策等各因素变更可能导致合同中各项条款改变的情况。若税收政策变更，使税务负担发生改变，此时合同中计税价格若没有同步改变，将可能导致企业产生经济损失。同时企业要密切关注行业发展，在合同管理环节关注行业信息，了解最新市场动态，基于相关信息动态掌握行业发展、竞争对手信息等，并结合相关因素动态优化自身管理流程，规避风险发生的可能性。此外，为确保企业准确掌握各环节信息，企业要重视信