会计档案管理制度3条

PAGE会计档案管理制度3条一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.公司财务部门负责会计档案的整理、立卷、归档、保管和销毁等工作，并指定专人负责会计档案管理。2.公司档案管理部门负责对会计档案的归档范围、保管期限、销毁程序等进行指导和监督，并对会计档案的保管情况进行定期检查。3.各部门应积极配合财务部门做好会计档案的收集、整理和移交工作，确保会计档案的完整和准确。二、会计档案的归档范围（一）会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是指在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始凭据，如发票、收据、报销单等；记账凭证是指根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为记账依据的会计凭证。（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是指根据总分类账户开设的，用以记录全部经济业务的账簿；明细账是指根据明细分类账户开设的，用以分类登记某一类经济业务详细情况的账簿；日记账是指按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账；固定资产卡片是指记录固定资产详细情况的卡片，是固定资产明细账的一种特殊形式。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。月度、季度、半年度财务会计报告通常包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书；年度财务会计报告则包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表（股东权益变动表）、会计报表附注和财务情况说明书等。（四）其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理与立卷（一）会计凭证的整理与立卷1.每月终了，会计人员应将当月的会计凭证按照编号顺序进行整理，检查凭证的日期、编号、摘要、金额等是否齐全，附件是否完整。2.对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。3.对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定顺序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。4.对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可以用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。5.整理好的会计凭证，应按照凭证编号顺序，外加封面、封底，进行装订。封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等内容。6.装订凭证时，应使用棉线在左上角部位进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。（二）会计账簿的整理与立卷1.年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。2.首先将活页账按页码顺序编号，撤去账夹，将账页装订成册。然后在账簿启用表上填写有关内容，如单位名称、账簿名称、启用日期、页数、册次等，并加盖单位公章和会计主管人员名章。3.对于订本账，应检查账页是否齐全，有无缺页、漏号等情况。如有，应及时补齐或注明。4.将整理好的会计账簿，按照类别、年度顺序排列，编制会计账簿目录，注明账簿名称、年度、册数、保管期限等内容。（三）财务会计报告的整理与立卷1.年度终了，财务部门应将全年的财务会计报告按照类别、年度顺序进行整理。2.对于月度、季度、半年度财务会计报告，应将会计报表、会计报表附注和财务情况说明书等分别装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、季度、半年度、报告种类等内容。3.对于年度财务会计报告，应将资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表（股东权益变动表）、会计报表附注和财务情况说明书等按照顺序装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、报告种类等内容。4.编制财务会计报告目录，注明报告名称、年度、册数、保管期限等内容。（四）其他会计资料的整理与立卷1.银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度（季度）、月份、册数、保管期限等内容。2.纳税申报表应按年度整理，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、册数、保管期限等内容。3.会计档案移交清册应在会计档案移交时编制，注明移交档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、移交时间等内容。4.会计档案保管清册应在会计档案整理立卷后编制，注明档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。5.会计档案销毁清册应在会计档案销毁时编制，注明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。6.会计档案鉴定意见书应在会计档案鉴定后编制，注明鉴定档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、鉴定意见等内容。7.其他具有保存价值但不属于上述范围的会计资料，应按照上述要求进行整理和立卷，并编制相应的目录。四、会计档案的保管期限（一）会计凭证1.原始凭证、记账凭证保管期限为30年。2.涉及外事和对私改造的会计凭证永久保管。（二）会计账簿1.总账、明细账、日记账保管期限为30年。2.固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.辅助性账簿保管期限为30年。（三）财务会计报告1.月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年。2.年度财务会计报告永久保管。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年。2.纳税申报表保管期限为10年。3.会计档案移交清册保管期限为30年。4.会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书永久保管。五、会计档案的保管与借阅（一）保管要求1.公司应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全。2.会计档案应分类存放，按照保管期限和类别进行排列，便于查找和利用。3.财务部门应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取补救措施。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、卷号、册数、起止日期、借阅理由等内容，经财务部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅会计档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将会计档案带出保管库房。如需复印或摘录会计档案内容，应经财务部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。3.借阅人员应妥善保管会计档案，不得在会计档案上涂改、标记、拆散原卷册，也不得抽换会计档案内容。如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应及时报告财务部门，并承担相应的责任。4.借阅会计档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理审批手续。5.外部单位因审计工作、税务检查等需要查阅公司会计档案时，应出具正式介绍信，经公司财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自摘抄、复制或带走会计档案。如需复印或摘录会计档案内容，应经公司财务部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）销毁程序1.公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。2.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。3.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（三）不得