事业单位档案规章制度

PAGE事业单位档案规章制度一、总则（一）目的为加强事业单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本事业单位各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案内容应真实反映单位各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集和整理单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为单位各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁本单位的各类档案，确保档案的安全与完整。3.编制档案检索工具，开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案查阅、借阅等服务。4.指导和监督本单位各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。（二）各部门档案员1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整和准确。2.定期向综合档案室移交归档文件材料，并协助综合档案室做好档案整理、编目等工作。3.负责本部门档案的日常管理和利用工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续。4.配合综合档案室开展档案鉴定、销毁等工作，及时反馈本部门档案管理工作中的问题和建议。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.本单位各部门在各项工作活动中应按照国家有关规定和本单位实际情况，及时形成各类文件材料，确保文件材料的真实、准确、完整。2.文件材料的形成应遵循文书处理程序，做到字迹清晰、签署完备、格式规范。（二）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料收集的及时性和完整性。2.收集范围包括本部门在履行职能过程中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报表、合同协议、科研成果、声像资料等。3.对重要文件材料应实行跟踪收集，确保其不遗漏。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，本单位档案分类如下：党群工作类：包括党组织建设、党员管理、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。行政管理类：包括单位行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面的文件材料。业务工作类：根据本单位业务范围，按照不同业务类别进行分类，如业务规划、业务执行、业务监督等方面的文件材料。基本建设类：包括单位基本建设项目的规划、设计、施工、验收等方面的文件材料。设备仪器类：包括单位购置、使用、维护设备仪器过程中形成的文件材料。会计档案类：按照国家会计档案管理规定进行分类整理。声像档案类：包括照片、录音、录像等声像资料。电子档案类：包括以电子形式存储的各类文件材料。2.编号对每一类档案编制分类号，以便于管理和查找。分类号采用层次分类法，用阿拉伯数字表示，如“1党群工作类”“2行政管理类”等。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于检索和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案存放1.档案应按照分类号顺序排列存放，便于查找和管理。2.对不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管凡是反映本单位一般性工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）档案鉴定与销毁1.档案鉴定综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成。鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。2.档案销毁对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经单位领导批准后，由专人负责销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用的合法性和安全性。2.坚持方便利用、服务为本的原则，为单位各项工作提供及时、有效的档案信息服务。（二）利用方式1.查阅本单位工作人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅外单位人员因特殊需要查阅或借阅本单位档案，应持单位介绍信，经本单位主管领导批准后，到综合档案室办理借阅手续。借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。（三）利用登记综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等。登记记录应妥善保存，以便统计和查询。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件材料收集齐全，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等整理工作。2.电子文件材料应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。2.建立电子档案存储管理制度，对存储设备进行定期检查和维护，确保电子档案的安全存储。（三）电子档案的利用1.利用电子档案应通过档案管理系统进行，确保利用过程的规范和安全。2.对电子档案的查阅、借阅等操作应进行详细记录，以便跟踪和管理。八、声像档案管理（一）声像档案的收集1.各部门应及时收集在工作活动中形成的声像资料，包括照片、录音、录像等。2.声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，确保其真实性和完整性。（二）声像档案的整理与保管1.对收集到的声像资料进行整理，按照内容和时间顺序进行分类、编号、编目等工作。2.声像档案应存储在专门的存储设备上，并进行备份。存储设备应妥善保管，防止损坏和丢失。（三）声像档案的利用1.利用声像档案应办理相关手续，经批准后在指定地点进行播放或观看。2.对声像档案的利用情况应进行记录，以便统计和查询。九、会计档案管理（一）会计档案的收集与整理1.财务部门应按照国家会计档案管理规定，及时收集、整理会计凭证、会计账簿、财务报告等会计档案。2.会计档案应按照年度和保管期限进行分类整理，编制会计档案目录。（二）会计档案的保管与利用1.会计档案应存放在专门的档案库房，由专人负责保管。保管