事业机关采购制度

PAGE事业机关采购制度一、总则（一）目的为了规范事业机关的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业机关内各部门、各单位使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.公正原则：采购过程应公正、公平，严格按照规定的程序和标准进行操作，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由机关主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，做出采购决策。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购的具体执行部门。负责采购项目的组织实施，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购谈判、合同签订与履行等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的技术参数和功能负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购资金的支付结算等工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作任务和事业发展需要，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、数量、规格、预算金额等内容。2.采购预算草案应经财务部门审核，报采购领导小组审议通过后，纳入本机关年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报经批准。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格控制资金支付，确保资金安全、合理使用。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇市场价格波动、政策调整等原因导致预算需要调整的，需求部门应及时提出调整申请。2.调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等，并附相关证明材料。经财务部门审核，报采购领导小组批准后执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将《采购申请表》报采购办公室。采购办公室对采购申请进行形式审查，符合要求的予以受理。3.采购办公室将受理的采购申请提交采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等因素进行审议，做出审批决定。（二）采购文件编制1.采购办公室根据采购领导小组的审批意见，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等实质性内容，确保采购活动的公平、公正、公开。（三）采购信息发布1.采购办公室按照规定的方式和渠道发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应在本机关内部网站或其他适当媒体上发布采购信息。2.采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、采购方式、供应商资格要求、报名时间、地点、联系方式等内容，确保供应商能够及时获取采购信息。（四）供应商资格审查1.采购办公室对报名参加采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购办公室应按照采购文件规定的资格条件对供应商进行严格审查，确保参与采购活动的供应商具备相应的资格和能力。（五）采购评审1.采购办公室组织成立评审小组，负责对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审小组由机关内部相关人员和有关专家组成，成员人数应符合规定要求。2.评审小组应按照采购文件规定的评标标准或谈判、询价规则，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审，推荐中标候选人或成交供应商。3.评审过程应严格保密，评审小组成员应独立评审，不得泄露评审情况和评审结果。（六）采购结果确定与公示1.采购领导小组根据评审小组的推荐意见，确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。2.采购办公室应将采购结果在本机关内部网站或其他适当媒体上进行公示，公示期不得少于规定天数。公示内容包括采购项目名称、中标供应商或成交供应商名称、中标金额或成交金额等。（七）合同签订与履行1.采购办公室组织中标供应商或成交供应商与需求部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、质量、价格、交货时间、地点、付款方式、售后服务等内容。2.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时验收采购货物或服务，财务部门应按照合同约定支付采购资金。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，负责对采购货物或服务进行验收。验收小组由需求部门相关人员和技术专家组成，成员人数应符合规定要求。2.验收小组应制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。（二）验收内容1.验收内容包括采购货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求，服务是否达到服务承诺标准等。2.验收小组应按照验收方案对采购项目进行全面检查，确保采购项目符合要求。（三）验收报告1.验收结束后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收时间、验收地点、验收小组成员名单、验收内容、验收结论等内容。2.验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖需求部门公章。验收报告作为支付采购资金的重要依据。七、采购档案管理（一）档案收集采购办公室负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购文件、供应商报名资料、投标文件、评审记录、中标通知书、采购合同、验收报告等。（二）档案整理采购办公室应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行分类整理、编号装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案资料的安全。档案保管期限应按照国家有关规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的履行情况等。2.采购办公室应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督管理，确保采购活动规范有序进行。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内提出投诉。采购办公室应及时受理供应商的投诉，并按照规定程序进行调查处理。2.