中车集团采购制度

PAGE中车集团采购制度一、总则（一）目的为规范中车集团采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中车集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会监督，确保采购活动的透明度。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过科学合理的采购方式和流程，降低采购成本，提高采购效益。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构中车集团设立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算和供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门集团总部设立采购管理部门，负责统筹管理集团采购工作，其主要职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行等。3.建立和维护采购信息管理系统，收集、分析和发布采购信息。4.监督和检查采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷。5.与其他部门协作，共同推进采购工作的顺利开展。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作，其职责包括：1.根据业务需要，准确、及时地提出采购需求，包括物资规格、数量、质量要求、交货时间等。2.参与采购文件的编制和评审，提供技术支持和专业意见。3.协助采购管理部门进行供应商考察和评估，参与采购合同的签订和验收工作。4.反馈采购物资的使用情况，提出改进建议。（四）其他相关部门财务部门负责审核采购预算、支付采购款项等；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同的合法性和合规性等。各部门应各司其职，密切配合，共同做好采购工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据年度业务计划、项目进度安排等，提前编制采购计划，明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划应按照规定的格式和流程进行编制，并提交采购管理部门审核。采购管理部门应结合集团库存情况、市场供应情况等，对采购计划进行综合平衡和优化，确保采购计划的合理性和可行性。3.对于重大采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行专题论证，形成详细的采购方案，报采购决策委员会审批。（二）采购计划的执行与调整1.采购管理部门应根据批准的采购计划，及时组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照采购计划的要求进行采购，确保采购进度和质量。2.如因市场变化、业务调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等。采购管理部门应进行审核，并报采购决策委员会批准后实施。四、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资、工程或服务采购项目。招标采购应按照国家有关法律法规和集团相关规定，采用公开招标、邀请招标等方式进行。2.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向多家供应商发出询价单，对报价进行比较，选择报价合理、交货期合适的供应商成交。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购需求、预算金额、采购方式等内容，并提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式等，按照规定的审批权限报相关领导审批。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。4.供应商选择与邀请：采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商，并向其发出采购邀请。对于公开招标项目，应通过指定媒体发布招标公告。5.响应文件提交与评审：供应商按照采购文件的要求，提交响应文件。采购管理部门组织相关人员对响应文件进行评审，根据评审结果确定中标供应商或成交供应商。对于招标采购项目，应组建评标委员会进行评标；对于竞争性谈判、询价采购项目，应成立谈判小组或询价小组进行评审。6.合同签订：采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。采购合同应报法务部门审查，确保合同的合法性和合规性。7.合同执行与验收：采购合同签订后，采购管理部门应跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门负责组织对采购物资、工程或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。8.付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理付款结算手续。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应制定供应商准入标准，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等内容。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等。采购管理部门对供应商提交的材料进行审核，并进行实地考察，评估供应商的综合实力。3.经审核和考察合格的供应商，纳入集团供应商库，并定期进行更新和维护。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。2.评价与考核方式包括日常评价、定期评价、项目评价等。日常评价由采购人员根据采购过程中的实际情况进行记录和评价；定期评价每年进行一次，采用量化评分的方式对供应商进行综合评价；项目评价在每个采购项目结束后，由需求部门和采购管理部门共同对供应商的项目表现进行评价。3.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对于表现较差的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商关系管理1.采购管理部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，共同解决合作过程中出现的问题。2.鼓励供应商参与集团的采购活动，提供优质的产品和服务。对于有创新能力和合作意愿的供应商，采购管理部门应给予支持和引导，共同推动集团采购工作的持续改进。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.风险识别与评估应采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，应加强市场调研和分析，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加；对于质量风险，应加强对供应商的质量管理，严格执行验收标准，确保采购物资的质量；对于供应商风险，应加强供应商管理，建立备用供应商机制，降低因供应商原因导致的供应中断风险；对于合同风险，应加强合同管理，严格审查合同条款，确保合同的合法性和有效性；对于法律风险，应加强法务审核，确保采购活动符合法律法规要求。2.采购管理部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保采购风险得到有效控制。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查，确保采购活动合法合规、公平公正。2.内部监督内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购资金使用等方面。采购管理部门应定期对采购活动进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。（二）审计监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、效益