中学自行采购制度

PAGE中学自行采购制度一、总则（一）目的为规范中学自行采购行为，加强学校采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规及相关行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各班级及所属单位在教学、科研、行政管理、后勤服务等活动中，使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的自行采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，保障所有潜在供应商平等参与竞争，维护公平竞争环境，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在满足学校教学、科研和管理等需求的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高资金使用效益。4.质量原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合国家相关标准的产品和服务，确保满足学校实际使用要求。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护自身良好信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、审计部门负责人、相关职能部门负责人等。采购领导小组负责审议学校重大采购事项，制定采购政策和制度，监督采购活动的执行情况。其主要职责如下：1.研究决定学校采购工作的重大事项，包括采购预算安排、采购方式选择、采购项目立项等。2.审查采购文件和采购合同，确保采购活动符合法律法规及学校相关规定。3.协调解决采购过程中出现的重大问题，对采购违规行为进行调查处理。4.监督采购资金的使用情况，确保资金安全、合理、有效使用。（二）采购执行机构学校设立采购工作小组，作为采购活动的具体执行机构。采购工作小组由相关职能部门人员组成，设组长一名，负责采购工作的组织实施。采购工作小组的主要职责如下：1.根据学校采购需求，编制采购计划和采购文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容。2.组织实施采购活动，包括发布采购信息、接受供应商报名、组织开标评标、签订采购合同等。3.对采购项目进行验收，确保采购产品和服务符合合同要求。4.整理和归档采购文件，建立采购档案，妥善保存采购过程中的各类资料。5.定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，及时反馈采购过程中出现的问题。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的具体要求和技术规格，配合采购工作小组开展采购活动，参与采购项目的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的支付和使用情况，对采购项目进行财务核算和审计。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性，对采购违规行为提出处理建议。4.资产管理部门：负责对采购项目形成的资产进行登记、入账、管理和处置，确保资产安全完整，提高资产使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校教学、科研和管理工作的实际需要，结合学校事业发展规划和年度工作计划编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并详细说明采购项目的用途和预期效益。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑学校财力状况和资金使用效益，确保预算编制科学合理、准确完整。3.采购预算编制完成后，经部门负责人审核签字后报财务部门。财务部门对采购预算进行汇总审核，结合学校年度预算安排，提出调整建议，报采购领导小组审议通过后下达执行。（二）预算执行1.采购工作应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整或突破预算。如因特殊原因确需调整采购预算的，应按规定程序报采购领导小组审批。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排和合同约定支付采购资金，确保资金专款专用，防止资金挪用和浪费。3.采购工作小组应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购项目顺利实施。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇下列情况之一的，可申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原预算无法满足采购需求的；因学校事业发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整，原预算已无法涵盖的；其他不可抗力因素导致采购预算需要调整。2.采购预算调整申请应由需求部门提出，详细说明调整的原因、内容、金额等，并提供相关证明材料。经采购工作小组审核后，报采购领导小组审批。3.采购预算调整经批准后，财务部门应及时调整预算指标，并通知采购工作小组按照调整后的预算执行采购活动。四、采购方式及适用范围（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上的；服务类采购项目,单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的；工程类采购项目，单项合同估算价在400万元以上的；虽未达到上述标准，但采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的，经采购领导小组批准，可以采用邀请招标方式采购。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.各需求部门根据实际工作需要，填写《中学采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、预计交货时间等内容，并经部门负责人签字确认后报采购工作小组。2.采购工作小组对采购申请进行初审，核实采购项目的必要性、可行性和预算合理性。初审通过后，报采购领导小组审批。3.采购领导小组根据学校采购政策和实际情况，对采购申请进行审议，作出批准或不予批准的决定。对批准的采购申请，下达采购任务通知书，明确采购项目的具体要求和执行时间。（二）采购文件编制1.采购工作小组根据采购任务通知书，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件完整、准确、清晰，并符合法律法规及学校相关规定。2.采购文件中应明确采购项目的技术规格、质量要求、验收标准等内容，必要时可提供技术方案、样品或图纸等资料，以便供应商准确理解采购需求。3.采购文件编制完成后，经采购工作小组组长审核签字后报采购领导小组备案。（三）采购信息发布1.对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购工作小组应按照规定在指定的媒体上发布采购公告（或投标邀请书），公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格要求、报名时间、开标时间、地点等内容，邀请潜在供应商参与投标。2.对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，采购工作小组应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请，邀请其参加采购活动。（四）供应商报名与资格审查1.潜在供应商应在规定的报名时间内，按照采购公告（或投标邀请书）的要求，向采购工作小组提交报名材料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理“三证合一”的企业提供营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明材料等。2.采购工作小组对报名供应商进行资格审查，核实其提交的报名材料是否真实有效，是否符合采购文件规定的资格条件。对通过资格审查的供应商，确定其为合格供应商，并发放采购文件。3.对于采用公开招标方式的采购项目，报名供应商数量不得少于三家。如报名供应商数量不足三家的，采购工作小组应重新发布采购公告，组织报名和资格审查。（五）开标、评标与定标1.采购工作小组按照采购文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购工作小组组长主持，采购各方代表参加。开标过程应公开透明，由专人负责记录开标情况。2.开标结束后，采购工作小组组织评标委员会进行评标。评标委员会由学校相关部门人员、技术专家、法律专家等组成，人数为五人以上单数。评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.采购工作小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，采购工作小组应按照规定的程序与成交供应商进行谈判，确定成交价格和成交条件，并签订采购合同。（六）合同签订与履行1.采购工作小组应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款完整、准确、合法有效。2.采购合同签订后，采购工作小组应将合同副本送财务部门、审计部门备案。财务部门按照合同约定支付采购资金，审计部门对合同执行情况进行监督检查。3.中标（成交）供应商应严格按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供采购产品和服务。采购工作小组应加强对合同履行情况的跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（七）验收与付款1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关部门和人员对采购产品和服务进行验收。验收内容包括产品的规格型号、数量、质量、性能、售后服务等是否符合采购合同约定。验收合格后，由验收人员签署验收报告。2.财务部门根据验收报告和采购合同约定，办理采购资金支付手续。对于符合财政国库集中支付规定的采购项目，应按照国库集中支付程序支付资金。3.如采购产品和服务存在质量问题或其他违约情形，采购工作小组应及时与供应商协商解决。协商不成的，可依法追究供应商的违约责任，维护学校合法权益。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购程序执行、采购合同签订与履行、采购资金使用等方面。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，确保采购活动廉洁公正。3.采购工作小组应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购行为，防止采购过程中的不正当利益输送和腐败现象发生。（二）供应商管理1.采购工作小组应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、诚信记录等内容。对供应商档案进行动态管理，及时更新相关信息。2.采购工作小组应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、诚信度等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对优秀供应商给予优先合作机会，对不合格供应商予以淘汰。3.采购工作小组应加强对供应商的诚信管理，建立供应商诚信档案，记录供应商在采购活动中的违规行为和不良记录。对有不良记录的供应商，在一定期限内禁止其参与学校采购活动。（三）采购档案管理1.采购工作