2024医院会计档案管理制度

PAGE2024医院会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强医院会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门涉及的会计档案管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报告等各类会计核算资料。（三）管理原则1.统一领导原则：医院会计档案管理工作由医院财务部门统一领导，确保管理工作的协调性和一致性。2.分级负责原则：各科室、部门按照职责分工，负责本科室、部门会计档案的收集、整理、保管等具体工作，并接受财务部门的监督和指导。3.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，规范会计档案管理工作流程，确保管理工作合法合规。4.安全保密原则：采取有效措施，确保会计档案的安全，防止会计档案的损坏、丢失和泄密。同时，严格限制无关人员接触会计档案，保障医院财务信息安全。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证：包括各种发票、收据、报销单、入库单、出库单等，是记录经济业务发生或完成情况的原始证明。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，是登记账簿的直接依据，应包含日期、编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等内容。（二）会计账簿1.总账：按照总分类账户分类登记经济业务，提供总括核算资料的账簿。2.明细账：按照明细分类账户分类登记经济业务，详细反映某一类经济业务具体情况的账簿，如库存现金明细账、银行存款明细账、应收账款明细账等。3.日记账：按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿，主要包括库存现金日记账和银行存款日记账。4.固定资产明细账：记录医院固定资产的增减变动、折旧计提等情况的账簿。5.辅助账簿：根据医院管理需要设置的其他账簿，如成本计算账簿、往来款项备查账簿等。（三）财务报告1.月度财务报告：反映医院一个月财务状况和经营成果的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等。2.季度财务报告：在月度财务报告基础上，更全面地反映医院季度财务状况和经营成果的报告，内容与月度财务报告基本相同，但可能根据需要增加一些分析和说明。3.年度财务报告：是医院年度财务状况和经营成果的全面总结，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等，应按照国家统一的会计制度编制，并经过审计。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：用于核对银行存款日记账与银行对账单余额差异，说明未达账项情况的表格。2.银行对账单：银行提供的反映医院银行账户收支情况的对账单。3.会计档案移交清册：记录会计档案从一个部门或人员移交到另一个部门或人员时详细情况的清册，包括移交日期、移交内容、交接双方签字等。4.会计档案保管清册：登记医院会计档案保管情况的清册，包括档案名称、数量、保管期限、存放地点等。5.会计档案销毁清册：记录医院销毁会计档案详细情况的清册，包括档案名称、数量、销毁原因、销毁日期、监销人员签字等。6.医院财务预算、决算资料：反映医院预算编制、执行和决算情况的相关资料，如预算报表、决算报告、预算执行分析报告等。7.财务收支计划、成本核算资料：医院制定的财务收支计划以及进行成本核算过程中形成的各类资料，如收支计划报表、成本计算单、成本分析报告等。8.会计电算化数据备份：医院采用会计电算化系统进行会计核算时，定期备份的电子数据，包括会计凭证、账簿、报表等数据文件。三、会计档案的整理（一）分类标准1.按会计档案的形成时间分类，可分为年度会计档案、季度会计档案和月度会计档案。2.按会计档案的种类分类，分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他会计资料类。（二）整理方法1.会计凭证按月度将记账凭证及其所附原始凭证进行整理，去除金属物，按编号顺序排列。原始凭证较多时，可单独装订成册，并在记账凭证封面上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。每册凭证应加具封面和封底，封面应注明医院名称、凭证所属年度、月份、起讫日期、凭证种类、起讫号码等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿各种账簿在年度终了后，应按时整理立卷。活页账簿应抽出空白页，再将账页顺序编号，加具封面和封底，装订成册。封面应注明医院名称、账簿名称、所属年度等内容。订本式账簿应保持原有的页码顺序，不得任意抽换账页。对于账页较少的账簿，可在空白页处划斜线注销，并加盖“此页空白”戳记。3.财务报告财务报告应按年度、季度、月度分别整理，装订成册。年度财务报告应包括封面、目录、会计报表、附注及财务情况说明书等内容。封面应注明医院名称、报表所属年度、月份、送出日期等内容，并加盖医院公章。季度和月度财务报告应包括封面、目录、会计报表及附注等内容，封面注明事项与年度财务报告类似。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单应按月份或季度整理，装订成册，并加具封面，注明医院名称、所属期间、资料名称等内容。会计档案移交清册、保管清册、销毁清册应按类别整理，分别装订成册，并加具封面，注明档案类别、所属年度等内容。医院财务预算、决算资料、财务收支计划、成本核算资料等应按年度整理，分类装订成册，并加具封面，注明资料名称、所属年度等内容。会计电算化数据备份应定期整理，存储在磁性介质上，并标明备份日期、备份内容、备份人等信息。同时，应制作纸质备份清单，与电子备份数据一同保管。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产明细账保管期限为30年；其他辅助账簿保管期限为30年。3.财务报告类：月度、季度财务报告保管期限为10年；年度财务报告永久保管。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管；医院财务预算、决算资料、财务收支计划、成本核算资料等保管期限为10年；会计电算化数据备份应与对应的纸质会计档案保管期限一致。（二）保管地点1.医院应设置专门的会计档案保管库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件。2.会计档案保管库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等，以保证会计档案的妥善保管。3.会计档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放索引，注明档案存放位置、档案名称、所属年度等信息。（三）保管要求1.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，确保档案的完整无缺。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.严格限制非档案管理人员进入会计档案保管库房，确需查阅或借阅会计档案的，应按照规定办理相关手续。3.会计档案管理人员应做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成污染。4.定期对会计档案保管设备进行维护和检查，确保设备正常运行。如发现设备损坏，应及时维修或更换。5.对于磁性介质存储的会计电算化数据备份，应定期进行复制和检查，防止数据丢失或损坏。同时，应注意存储介质的保管期限，及时更新存储介质，确保数据的安全性和完整性。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.医院内部人员因工作需要查阅会计档案的，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在科室负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门应指定专人负责接待查阅人员，并按照审批后的申请表提供相应的会计档案。查阅人员应在指定地点查阅，不得将会计档案携带出保管库房。3.查阅会计档案时，不得在档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换会计凭证、账页等。如需复印或摘录有关内容，应经财务部门负责人批准，并由档案管理人员负责办理复印或摘录手续。4.查阅结束后，查阅人员应将查阅的会计档案及时归还档案管理人员，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.医院内部人员因特殊原因需要借阅会计档案的，应填写《会计档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经所在科室负责人和财务部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅会计档案时，借阅人员应出具本人有效身份证件，并在档案管理人员的陪同下到保管库房提取档案。档案管理人员应详细记录借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人等信息，并由借阅人员签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向财务部门提出申请，并经财务部门负责人批准。4.借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告财务部门，并承担相应的责任。5.借阅人员归还会计档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时向借阅人员核实。确认无误后，双方在《会计档案借阅登记表》上签字注销借阅记录。（三）外部单位查阅与借阅1.外单位因审计、税务检查等工作需要查阅或借阅医院会计档案的，应持有单位介绍信，并经医院财务部门负责人批准。2.外单位查阅会计档案时，应按照医院内部查阅规定办理相关手续，由医院指定专人陪同查阅，并在指定地点进行查阅。如需复印或摘录有关内容，应经医院财务部门负责人批准，并由医院档案管理人员负责办理相关手续。3.外单位借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，并经医院财务部门负责人和单位负责人签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向医院财务部门提出申请，并经医院财务部门负责人批准。4.外单位借阅会计档案时，应出具单位有效证明，并在档案管理人员的陪同下到保管库房提取档案。档案管理人员应详细记录借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅单位等信息，并由借阅单位人员签字确认。5.外单位归还会计档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时向外单位借阅人员核实。确认无误后，双方在《会计档案借阅登记表》上签字注销借阅记录。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情形外，可以按照规定程序进行销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由医院财务部门提出会计档案销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的基本情况，包括档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由财务部门负责人、档案管理部门负责人和单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.医院应成立会计档案销毁工作小组，负责监督会计档案的销毁过程。销毁工作小组应由财务部门、档案管理部门及相关部门人员组成。4.在会计档案销毁前，销毁工作小组应按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对，确保拟销毁的会计档案与清册内容一致。5.经清点核对无误后，销毁工作小组应在指定地点对会计档案进行销毁，并由监销人员在会计档案销毁清册上签名或盖章。监销人员应认真负责，确保销毁过程合规、彻底。6.销毁完毕后，销毁工作小组应将会计档案销毁清册归档保存，作为医院会计档案管理工作的重要资料。同时，应将销毁情况记录在医院会计档案管理台账中，以备查阅。（三）特殊情况处理1.对于涉及国家机密、商业秘密或其他重要信息的会计档案，即使保管期满，也不得擅自销毁，应按照国家有关规定进行处理。2.因医院改制、合并、分立等原因需要处置会计档案的，应按照国家有关法律法规和本制度的规定，制定相应的会计档案处置方案，并报上级主管部门备案。七、监督与检查（一）内部监督1.医院财务部门应定期对会计档案管理工作进行自查，检查会计档案的整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度规定，发现问题及时整改。2.医院审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案管理制度会计档案管理制度的执行情况，以及会计档案管理工作的合规性、真实性和完整