新农村建设档案工作迎检培训提纲课件

达县创建全国新农村建设档案工作示范县活动迎检培训提纲达县档案局2011.9.28

创建全国社会主义新农村建设档案工作示范县，是今年全县的一项重要任务。根据县政府办公室《关于转发国家档案局、民政部、农业部<关于印发社会主义新农村建设档案工作示范县实施办法的通知>的通知》（达府办函〔2010〕252号）要求，为确保创建工作取得圆满成功，以优异成绩迎接国家验收，县委、县政府要求在2011年10月8日前，乡、镇、村（社区）、县级涉农部门百分之百达到创建全国社会主义新农村建设档案工作示范县验收标准。具体而言，就是要达到以下各项指标：一、硬件标准1.有单独的档案室，面积不少于15平方米。2.有充足的密集架或铁皮档案柜（不能使用木质柜）。3.有1台专用计算机和档案管理软件。4.有1—2具干粉灭火器。5.有1台除湿机。6.有1支干湿温度计。7.安装防盗门、不锈钢防护栏和遮光窗帘。8.档案管理制度、档案管理网络图统一上墙。9.档案室要有吊牌。10.档案室要有本乡镇基本情况介绍图（南外镇各社区也应有）。除湿机干湿温度计第二讲档号的编制及其要求一、档号编制的原则1、唯一性原则——2、合理性原则——3、稳定性原则——4、扩充性原则——5、简单性原则——干粉灭火器二、档号编制的规则1、《档号编制规则》——档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。（1）档号的组成部分：文书档案的档号是由全宗号——案卷目录号——案卷号——页号组成。（2）档号编制的要求：在一个档案馆内全宗号不能重；在一个全宗内案卷目录号不能重；在一本目录内案卷号不能重；在一个案卷内页号不能重。这是我们对编制档号总结的“四不重原则”。（3）编制档号时应注意的问题：

防护钢窗、遮光窗帘铁皮档案柜达县­­

乡（镇）基本情况

达县

乡（镇）档案工作于

年达规范化管理省级标准，并于—年实行村（社区）档乡（镇）管。

年移交

—

年乡（镇）文书档案—卷，现室存乡（镇）级

—

年文书档案

卷、

件，会计档案

卷册，照片档案

卷

张，电子档案

盘（盒），

专题档案

卷............；村、社区级

—

年文书档案

卷、

件，会计档案

卷册，照片档案

卷

张，电子档案

盘(盒)，

专题档案

卷........。

—乡（镇）位于

，距县城

公里。幅员面积

公里，辖

个村民小组，

居民委员会，共

户

人。主要经济作物

，2010年农民人均收入

元。电子文件归档制度

1．档案人员应认真学习计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能。

2．做好电子文件归档的管理工作，对其实施全过程管理，确保电子文件的真实性、安全性、完整性和有效性。

3．归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行统一管理（现在使用党政网的单位，凡是网上下发至该单位的文件必须全部下载归档）。

4．电子文件归档操作由具体经办人完成，档案人员应会同计算机系统管理员查询归档电子文件的权限。

5．归档电子文件应有该文件产生及运行过程的元数据。

6．系统更新时，应及时对归档电子文件进行迁移和备份。

7．归档电子文件不得利用和外借，利用时要使用归档电子文件的复制件。

8．查阅应在许可范围内，并遵守保密规定。

9．销毁归档电子文件，需经本单位领导批准，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销。电子文件归档制度

1．档案人员应认真学习计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能。

2．做好电子文件归档的管理工作，对其实施全过程管理，确保电子文件的真实性、安全性、完整性和有效性。

3．归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行统一管理（现在使用党政网的单位，凡是网上下发至该单位的文件必须全部下载归档）。

4．电子文件归档操作由具体经办人完成，档案人员应会同计算机系统管理员查询归档电子文件的权限。

5．归档电子文件应有该文件产生及运行过程的元数据。

6．系统更新时，应及时对归档电子文件进行迁移和备份。

7．归档电子文件不得利用和外借，利用时要使用归档电子文件的复制件。

8．查阅应在许可范围内，并遵守保密规定。

9．销毁归档电子文件，需经本单位领导批准，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销。归档文件整理制度

1.将应归档的文件材料收集齐全。

2.制定分类方案，按年度、保管期限、问题进行分类。

3.按照《归档文件整理规则》以件分别装袋，再装档案盒。

4.按事由结合时间、重要程序排列。

5.归档文件在同一保管期限内，按排列顺序编件号（按不同期限分年度拉通），填写归档年度、编页码、全宗号。

6.按保管期限分别进行计算机著录，打印归档目录。

7.将归档目录分别装入归档文件目录夹。

8.填写背脊盒号（拉通号至999断号）、年度、起止件号、保管期限、全宗号。档案保管制度

1.管档人员要严格遵守党和国家安全保密的有关规定，提高警惕，确保档案的安全与完整。

2.管档人员要热爱本职工作，加强业务学习，熟悉室藏档案内容，提高工作效率。

3.管档人员要经常做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠，要经常检查，发现问题及时解决。

4.保持档案室内整洁，凡归档的档案内容清楚、字迹工整、组卷合理、排列有序、存放整齐，不得分散保存。每天作好温湿度记录，掌握温湿度的变化规律，采取控制和调节方法，使档案室内温度控制在14---24℃，相对湿度控制在45---60%。

5.档案室钥匙专人专管，不得遗失，非管档人员未经允许不得进入，管档人员调离本岗位时，应和替任人员及时办理交接手续。

6.管理人员对增加、借出和归还的档案要进行必要的加工整理和清点核对，然后及时入室上架。

7.管理人员要做好统计工作，对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况，及时准确地进行统计。

档案安全、保密制度

1.做到领导负责，分工明确，责任到人，把档案安全保密工作纳入领导和工作人员的岗位责任制，确保档案安全，保密，做到万无一失。

2.定期或不定期开展安全检查，查消防器材、电路、电器设备是否符合规定，查门窗是否坚固，对不安全因素及时采取措施。

3.非档案人员不准进入档案室，下班时要关好门窗，以防意外事故发生。

4.档案人员要严格遵守党和国家有关保密规定，时刻提高警惕，防止窃密，保证档案室的绝对安全。

5.本室工作人员不准在非保密本上记录机密，不准在和人通信、通电话中涉及机密，不准在公共场所及家中谈论机密。

6.档案人员要认真保管好档案资料，不得将档案资料带到公共场所和家中浏览以及参观、探亲访友，不准将档案资料外借他人。

7.凡借阅机密以上档案，要严格履行审批手续，需要摘录的要记录在保密手册上。

8.对保管期满，且失去保存价值的档案文件要按规定进行销毁，不得以废纸出售。档案人员岗位责任制

1.认真学习国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，努力提高档案管理水平和业务技能。

2.坚持档案管理制度，依法做好档案的收集、整理、保管、统计和利用工作，做到当年的文件材料于次年第一季度完成归档整理工作，无积存零散文件。

3.积极做好防火、防虫、防蛀、防盗、防潮、防尘，做到无失、泄密事件发生。

4.积极提供利用，做到准确、及时、热情，为机关各项工作和领导决策服务。

5.做好档案利用情况和利用效果登记，定期分析，汇总利用效果的典型事例。档案资料借阅制度

1.凡借阅档案、资料者，必须持有单位介绍信、检验查阅人员身份和问清查阅目的、范围，经分管领导同意后方可借阅。

2.凡档案室保存的档案，无特殊情况原则上不准带出室外，只准在阅览室查阅。

3.借阅档案的时间，不得超过三天。延长时间需办理续借手续，最多不超过7天。借阅时，双方履行好借阅手续，归还时，经档案人员核点后销账。

4.借阅人员对查阅的档案应当妥善保管，不得损坏和丢失，不得将档案私自借出。

5.凡借阅档案者，严禁在档案上圈划、涂改等。损坏档案者，依据档案法处理。

6.凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以便安全保管。档案鉴定销毁制度

1.档案鉴定工作由单位主要领导、分管领导、办公室人员、有关股室和档案人员组成鉴定小组，直接对到期档案进行鉴定。

2.按照不同保管期限的档案，确定其价值，提出存毁意见，写出鉴定报告，报送县档案馆备案。

3.销毁档案，必须严格掌握标准，本着销毁从严，保管从宽的精神，慎重行事，向单位领导提出报告，经批准后方能销毁。

4.为防止档案的遗失和泄密，销毁档案时，应由领导小组鉴定，并请县档案局的专家负责监销，同时在销毁清册上签字。电子文件归档制度

1．档案人员应认真学习计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能。

2．做好电子文件归档的管理工作，对其实施全过程管理，确保电子文件的真实性、安全性、完整性和有效性。

3．归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行统一管理（现在使用党政网的单位，凡是网上下发至该单位的文件必须全部下载归档）。

4．电子文件归档操作由具体经办人完成，档案人员应会同计算机系统管理员查询归档电子文件的权限。

5．归档电子文件应有该文件产生及运行过程的元数据。

6．系统更新时，应及时对归档电子文件进行迁移和备份。

7．归档电子文件不得利用和外借，利用时要使用归档电子文件的复制件。

8．查阅应在许可范围内，并遵守保密规定。

9．销毁归档电子文件，需经本单位领导批准，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销。``重大活动档案收集制度

1.重大活动档案的范围（1）.党和国家领导人、省委、省政府领导人、省级部门领导人来本乡镇、村、社区视察工作。（2）.在本乡镇召开的全局性会议。（3）.对外交往中重要外宾来本单位参观访问。（4）.本单位开展的重大政治、经济、科技、文化、艺术、体育、外事活动以及举行的重大庆典、纪念活动。（5）.本单位举行的重点工程开工竣工仪式。（6）.重大的抗洪抢险救灾活动。

2.重大活动档案的内容主要包括重大活动中形成的照片、录音带、录像带、题词手迹及各类实物档案，主要文字材料及软盘、光盘等电子文件。

3.重大活动档案的管理本单位重大活动档案应设置专卷，确定专人负责收集、整理统一交档案室负责保管。

二、软件标准

1.各乡镇、县级涉农部门要成立新农村建设档案工作领导小组，有分管领导，有兼职档案人员。

2.各行政村、社区档案统一保存到乡镇政府机关档案室（南外镇各社区档案可自行保存）。

3.2010年（含）以前文件材料按规范要求整理完毕、无积存零散文件。

4.档案门类齐全。县级涉农部门应有文书档案、会计档案、声像档案、业务档案等门类。各乡镇的文书档案、照片档案、党员档案应齐全完整。各行政村、社区除了文书档案外，应尽量收集照片档案等门类。照片档案可以按照以下四个大类来进行收集整理：（1）人物类：重点收集历届党政主要负责人照片；（2）活动类：收集各种有纪念意义的重要活动照片；（3）荣誉类：收集本单位获得的各种奖状、奖杯、锦旗、牌匾等照片；（4）其他类乡镇党员档案按姓氏排列编目，并登记造册，做到有目可查。

5.各门类和载体档案必须录入微机，建立统一的目录数据库，实行计算机管理，做到有目可查。全县统一使用科怡软件，没有安装的请及时到县档案局信息开发股安装。

6.按要求建好全宗卷。县级涉农部门未建立的要立即建立。怎样建全宗卷与我局业务指导股联系（乡镇的全宗卷已经由我局业务指导各组人员整理好并发放到各乡镇）。

7.档案、资料利用效果登记簿，档案、资料销毁清册，档案、资料借阅登记簿，档案、资料移交（接收）登记簿，档案室温湿度登记簿，档案统计台账等必须按建立健全，要求填写完整。

档案利用效果登记

利用时间

单位（个人）

姓名

案卷或文件题名

利用目的

利用效果

档案销毁清册序号案卷或文件题名年代目录号卷号或文号卷内文件页数原期限销毁原因备注

档案材料（文件）查阅登记薄案卷所属单位年代卷号（件号）内容保管期限借阅数量经手人签字

借阅单位

借阅人

借阅时间

年月日归还时间年月日收件人年月日备注

档案移交（接收）登记薄案卷目录号案卷题名或组织机构名称所属年度移交（接收）日期移交（接收）原因案卷数量（卷）备注小计其中永久长期短期

档案室温湿度登记薄序号日期干球（℃）湿球（℃）相对湿度（%）记录人备注月日

机关档案室统计台帐案卷目录号案卷目录名称所属年度案卷收入案卷移出（包括销毁）目录中现有数量（卷）备注移入日期案卷数量（卷）移出时间移交何处移出原因与文据数量（卷）合计永久长期短期合计永久长期短期合计永久长期短期

8.初步实现农村档案信息资源共享。县级涉农部门任务：（1）在县政府门户网站部门专栏、部门网站增设婚姻、教育、困难救助、医疗保险、社会保障、计划生育、家电下乡、粮食直补等“三农”信息、新农村建设信息、涉农档案信息，并随时更新；（2）向各乡镇提供现行公开的“三农”文件、致富信息、档案材料。乡镇主要任务：（1）在便民服务大厅设置统一、规范、美观的“档案窗口”标志；（2）指定一个部门、一台电脑负责管理与存储档案目录；（3）有档案查阅需知、档案查阅流程图、档案管理网络图、乡镇、村（社区）基本情况介绍图（有关图例式样如下）；电子文件归档制度

1．档案人员应认真学习计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能。

2．做好电子文件归档的管理工作，对其实施全过程管理，确保电子文件的真实性、安全性、完整性和有效性。

3．归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行统一管理（现在使用党政网的单位，凡是网上下发至该单位的文件必须全部下载归档）。

4．电子文件归档操作由具体经办人完成，档案人员应会同计算机系统管理员查询归档电子文件的权限。

5．归档电子文件应有该文件产生及运行过程的元数据。

6．系统更新时，应及时对归档电子文件进行迁移和备份。

7．归档电子文件不得利用和外借，利用时要使用归档电子文件的复制件。

8．查阅应在许可范围内，并遵守保密规定。

9．销毁归档电子文件，需经本单位领导批准，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销。电子文件归档制度

1．档案人员应认真学习计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能。

2．做好电子文件归档的管理工作，对其实施全过程管理，确保电子文件的真实性、安全性、完整性和有效性。

3．归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行统一管理（现在使用党政网的单位，凡是网上下发至该单位的文件必须全部下载归档）。

4．电子文件归档操作由具体经办人完成