非公务车辆临时采购管理规范

非公务车辆临时采购管理规范一、总则（一）目的依据。为规范非公务车辆临时采购行为，提高资金使用效益，防范廉政风险，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国车辆购置税法》及相关管理制度制定本规范。本规范适用于本单位各部门因工作需要临时采购非公务车辆的行为，临时采购期限一般不超过六个月。1.临时采购定义非公务车辆临时采购是指因突发事件、专项工作等特殊需要，确需在规定期限内临时购置非公务用途车辆的采购活动。临时采购车辆使用期限原则上不超过十二个月，特殊情况需经单位主要负责人批准。2.适用范围本规范适用于本单位各部门因以下情形确需临时采购非公务车辆的：（1）处置突发事件需要临时增加运力的；（2）开展专项工作需要配备专用车辆的；（3）原公务车辆报废、损毁且短期内无法补充的；（4）其他经单位批准的临时用车需求。3.基本原则（1）按需采购原则。严格限定采购数量，不得超标准、超编制采购；（2）公开透明原则。采购过程公开，接受监督，确保公平公正；（3）厉行节约原则。优先利用闲置车辆，严格控制车辆配置标准；（4）合规合法原则。严格遵守政府采购法律法规及本单位相关规定。二、组织管理（一）管理职责。单位办公室负责临时采购的统筹协调，财务部门负责资金审核，纪检监察部门负责监督执纪，采购部门负责具体实施。各部门需使用临时车辆时，应向单位办公室提交申请。1.部门职责（1）需求部门负责提出临时采购申请，提供车辆使用理由及期限；（2）办公室负责审核申请，汇总编制年度临时采购计划；（3）财务部门负责审核预算及资金支付；（4）采购部门负责组织实施采购及车辆交付；（5）纪检监察部门负责全过程监督，及时处置违规行为。2.人员职责（1）单位主要负责人对临时采购负总责，审批重大采购事项；（2）分管领导对分管领域临时采购负直接责任；（3）采购经办人必须持证上岗，严格遵守采购纪律；（4）监督人员定期开展抽查，确保采购合规。3.工作流程（1）需求提出。各部门填写《非公务车辆临时采购申请表》，附工作说明及预算；（2）计划编制。办公室汇总审核后编制年度临时采购计划，报单位主要负责人批准；（3）采购实施。采购部门根据批准的计划开展采购，优先采用询价方式；（4）车辆交付。采购完成后，采购部门、财务部门、使用部门共同验收，办理入库手续。三、采购程序（一）预算编制。各部门需临时采购车辆时，应提前编制年度临时采购预算，报财务部门审核。1.预算编制要求（1）预算编制应基于实际工作需要，不得虚列项目；（2）预算金额应包含车辆购置费、税费、保险费等全部费用；（3）预算编制应附车辆配置标准说明及使用期限说明。2.预算审核流程（1）财务部门审核预算合规性及资金来源；（2）办公室审核车辆配置标准是否符合规定；（3）重大采购项目需经单位预算委员会审议。3.预算调整规定（1）临时采购预算调整应经原审批程序；（2）紧急采购项目可先实施后补办预算调整手续；（3）预算调整不得超过原预算的百分之二十。（二）采购方式。临时采购车辆原则上采用询价方式，特殊情况可经单位主要负责人批准采用其他方式。1.询价采购程序（1）采购部门根据批准的预算编制询价文件；（2）向不少于三家合格供应商发出询价邀请；（3）组织评审小组对报价进行综合评审；（4）确定成交供应商并签订采购合同。2.其他采购方式（1）单一来源采购仅适用于无法竞争或技术复杂的项目；（2）竞争性谈判需经单位采购委员会批准；（3）所有采购方式均需符合政府采购相关规定。3.采购文件要求（1）询价文件应包含车辆技术参数、配置标准、评审标准等内容；（2）采购文件需经单位法律顾问审核；（3）采购文件自发布之日起不得少于二十日。（三）合同签订。采购合同应明确车辆型号、配置、价格、交付时间、付款方式等条款。1.合同基本条款（1）车辆基本信息。品牌、型号、配置、颜色等；（2）价格条款。车辆价款、税费、保险费等全部费用；（3）交付条款。交付时间、地点、验收标准；（4）付款条款。分期付款比例及时间节点。2.合同签订要求（1）合同应由法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章；（2）合同签订前需经财务部门审核资金来源；（3）重大采购合同需经单位合同评审委员会审议。3.合同变更规定（1）合同变更应经双方协商一致；（2）合同变更需签订补充协议；（3）重大变更需经原审批程序。四、车辆配置（一）配置标准。临时采购车辆必须符合国家标准及单位车辆配置标准，不得超标准配置。1.车辆类型标准（1）小型轿车：排量不超过2.0升，购置价格不超过三十万元；（2）中型轿车：排量不超过2.4升，购置价格不超过五十万元；（3）越野车：总质量不超过四吨，购置价格不超过六十万元；（4）其他车辆按同等标准执行。2.配置标准要求（1）安全配置。必须配备ABS、ESP、双气囊等主动安全设备；（2）环保标准。必须符合国家最新排放标准；（3）技术配置。不得配置高档娱乐系统、真皮座椅等非工作必需配置；（4）外观配置。不得进行豪华装饰及改装。3.配置审批程序（1）车辆配置标准需经单位车辆管理办公室审核；（2）特殊配置需经单位主要负责人批准；（3）配置标准应定期更新，每年至少审查一次。（二）车辆选型。采购部门根据需求部门提出的配置要求，组织技术专家进行车辆选型。1.选型程序（1）需求部门提交车辆配置需求清单；（2）采购部门组织技术专家进行市场调研；（3）形成车辆选型报告，报单位车辆管理办公室批准。2.选型原则（1）经济适用原则。在满足工作需求的前提下，选择性价比最高的车型；（2）技术先进原则。优先选择节能环保、安全性能高的车辆；（3）统一标准原则。同类型车辆配置应保持一致。3.选型监督（1）车辆选型过程应接受纪检监察部门监督；（2）选型结果应在单位内部公示；（3）对选型结果有异议的，可向单位车辆管理办公室提出复核申请。五、验收交付（一）验收程序。车辆交付前必须进行验收，验收合格后方可交付使用。1.验收标准（1）车辆外观。无划痕、凹陷等损伤；（2）技术性能。发动机、变速箱等主要部件运转正常；（3）配置核对。车辆配置与合同约定一致；（4）文件齐全。车辆合格证、说明书、保险单等文件齐全。2.验收流程（1）采购部门组织使用部门、技术部门共同验收；（2）验收合格后填写《车辆验收单》，三方签字确认；（3）验收不合格的，应立即退回供应商整改。3.验收责任（1）采购部门负主要验收责任；（2）使用部门负责核对车辆配置；（3）技术部门负责测试车辆性能。（二）交付手续。验收合格后，采购部门应办理车辆交付手续。1.交付内容（1）车辆实物交付；（2）车辆钥匙、证件等物品交付；（3）车辆使用说明书交付。2.交付要求（1）交付时需拍摄车辆照片存档；（2）交付清单需双方签字确认；（3）交付后需及时办理车辆登记手续。3.交付监督（1）车辆交付过程应接受财务部门监督；（2）交付清单需报单位档案管理部门备案；（3）对交付过程有异议的，可向单位办公室投诉。六、使用管理（一）使用规定。临时采购车辆必须用于公务，不得用于非公务活动。1.使用范围（1）日常工作通勤；（2）专项工作执行；（3）突发事件处置；（4）经单位批准的其他公务活动。2.使用要求（1）使用部门应指定专人管理车辆；（2）车辆使用应填写《车辆使用记录》，记录行驶里程、使用事由等；（3）车辆不得外借，特殊情况需经单位批准。3.使用监督（1）办公室定期检查车辆使用记录；（2）纪检监察部门不定期抽查车辆使用情况；（3）对违规使用行为，视情节轻重给予相应处理。（二）维护保养。临时采购车辆必须定期进行维护保养，确保安全运行。1.维护保养标准（1）日常检查。每日出车前检查轮胎、刹车等关键部件；（2）定期保养。每行驶五千公里进行一次常规保养；（3）季节保养。每年春秋两季进行季节性保养。2.维护保养程序（1）使用部门填写《车辆保养申请单》；（2）采购部门联系指定维修厂进行保养；（3）保养完成后需经技术部门验收，方可继续使用。3.维护保养监督（1）车辆维护保养记录需报单位办公室备案；（2）重大维修项目需经单位主要负责人批准；（3）对违规保养行为，视情节轻重给予相应处理。七、处置管理（一）报废程序。临时采购车辆使用期限届满或报废时，应按规定程序处置。1.报废标准（1）使用年限达到八年的；（2）车辆严重损坏，维修费用过高的；（3）技术性能无法满足工作需要的；（4）经评估不宜继续使用的。2.报废流程（1）使用部门填写《车辆报废申请单》；（2）采购部门组织技术部门进行评估；（3）评估合格后报单位资产管理部门审批。3.报废处置（1）报废车辆应按规定进行拆解回收；（2）报废款项应上缴单位财务部门；（3）报废过程需接受纪检监察部门监督。（二）残值处理。报废车辆残值收入应上缴单位财务，不得挪作他用。1.残值评估（1）报废车辆残值由采购部门委托专业机构评估；（2）评估结果需经单位资产管理部门审核；（3）重大评估结果需经单位资产委员会审议。2.残值处置（1）残值收入应上缴单位财务；（2）残值收入应专项用于车辆购置；（3）残值处置过程需接受审计部门监督。3.残值使用（1）残值收入专项用于补充车辆购置预算；（2）残值使用需经单位财务部门审核；（3）残值使用情况应定期向单位职工代表大会报告。八、监督审计（一）内部监督。单位纪检监察部门负责对临时采购进行全过程监督。1.监督内容（1）采购程序合规性；（2）车辆配置标准执行情况；（3）车辆使用管理情况；（4）资金使用合规性。2.监督方式（1）日常监督检查；（2）专项监督检查；（3）受理举报投诉。3.监督处理（1）对违规行为及时制止；（2）对违规人员给予相应处理；（3）对重大违规问题移交司法机关处理。（二）外部审计。单位审计部门负责对临时采购进行年度审计。1.审计内容（1）采购程序合规性；（2）车辆配置标准执行情况；（3）车辆使用管理情况；（4）资金使用合规性。2.审计方式（1）全面审计；（2）抽样审计；（3）专项审计。3.审计报告（1）审计报告应向单位主要负责人报告；（2）审计结果应在单位内部公示；（3）对审计发现的问题，应限期整改。九、附则（一）本规范由单位办公室负责解释，自发布之日起施行。1.解释权本规范由单位办公室负责解释，涉及重大问题的，报单位主要负责人决定。2.生效日期本规范自发布之日起施行，原相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。3.修订程序本规范每年至少修订一次，修订程序按原制定程序执行。（二）本规范适用于本单位所有部门，