合同借出借阅管理办法

合同借出借阅管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同文本的借出借阅行为，加强合同管理，保障合同原件及相关信息的安全与完整，防范经营风险，提高合同资源的利用效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工因工作需要借阅、借用公司已签订（或待签订但已进入审批流程）的合同原件、复印件及相关附属材料（以下统称“合同”）的管理。除非另有明确规定，公司对外提供合同查阅或复制亦参照本办法执行。第三条基本原则合同借出借阅管理遵循以下原则：（一）必要性原则：借阅行为必须基于实际工作需要，严禁无正当理由借阅。（二）审批原则：借阅合同必须履行规定的申请和审批程序，未经批准不得擅自借阅。（三）安全保密原则：借阅人对所借合同的内容负有保密义务，严禁泄露、传播合同涉密信息。（四）及时归还原则：借阅合同应在规定期限内归还，不得逾期。（五）责任自负原则：借阅人对所借合同的保管、使用及归还负全部责任。第二章管理机构与职责第四条管理机构公司综合管理部（或指定的合同管理部门，下同）是合同借出借阅的归口管理部门，负责本办法的组织实施、监督检查以及合同原件的统一保管与登记。第五条管理部门职责（一）负责建立健全合同借出借阅登记台账，详细记录合同的借阅、归还等情况。（二）负责合同借出借阅的审核与审批流程的办理。（三）负责合同在借期间的跟踪管理，督促借阅人按时归还。（四）负责对归还合同的完整性、完好性进行检查与核销。（五）协助处理合同借阅过程中发生的遗失、损坏等问题。第六条借阅部门及借阅人职责（一）借阅部门负责人对本部门员工的合同借阅申请负有审核责任，确保借阅事由真实、必要。（二）借阅人应如实填写借阅申请，按规定用途使用合同，妥善保管所借合同，防止遗失、损坏、涂改、勾画。（三）借阅人应严格遵守保密规定，不得将借阅的合同内容泄露给无关人员。（四）借阅人应按期归还合同，如需续借应提前办理续借手续。第三章借阅申请与审批第七条借阅申请借阅人因工作需要借阅合同时，应填写《合同借阅申请表》（见附件），详细注明以下信息：（一）借阅合同的名称、编号、签订日期、相对方等基本信息；（二）借阅事由及用途；（三）拟借阅期限；（四）借阅人姓名、部门、联系方式。如为复印件借阅，亦需履行相同申请手续。第八条审批权限合同借阅实行分级审批制度：（一）一般性合同借阅，由借阅人部门负责人审核后，报合同管理部门负责人审批。（二）重要合同、涉密合同或借阅期限较长的借阅，需经借阅人部门负责人、合同管理部门负责人审核后，报请公司分管领导审批。（三）公司高层管理人员借阅合同，由合同管理部门负责人直接办理登记手续。（四）外部单位或人员因特殊原因确需查阅公司合同的，须持有效证明文件，经公司分管领导及主要负责人批准，并由合同管理部门专人陪同查阅，原则上不得带出指定查阅地点。第九条审批流程（一）借阅人提交《合同借阅申请表》及相关证明材料至本部门负责人审核。（二）部门负责人审核同意后，将申请表转至合同管理部门。（三）合同管理部门负责人根据审批权限进行审批或上报。（四）审批通过后，合同管理部门方可办理合同出库及交接手续。第四章合同交接与借阅管理第十条合同出库与交接（一）合同管理部门在核对审批手续齐全无误后，应在登记台账中详细记录借阅信息，并将合同交予借阅人。（二）借阅人在接收合同时，应仔细检查合同的数量、页数及完好状况，确认无误后在登记台账上签字。（三）原则上，合同原件仅限在公司内部借阅使用。确因工作需要带出公司的，须在《合同借阅申请表》中注明，并经更高级别领导审批。第十一条借阅期限（一）合同借阅期限一般不超过一定工作日。确因工作需要延长借阅期限的，借阅人应在到期前一定工作日内，向合同管理部门提交续借申请，说明理由，经原审批人批准后办理续借手续。续借一般不超过一次。（二）合同管理部门应在合同借阅到期前适当时间，提醒借阅人按时归还。第十二条借阅期间的保管与使用（一）借阅人应将所借合同妥善保管，存放在安全、保密的地方，防止被盗、遗失、污损。（二）借阅人不得擅自复制、扫描、摘抄、拍摄合同内容。确因工作需要复制的，须在《合同借阅申请表》中注明复制份数及用途，经合同管理部门负责人批准后方可进行，复制件视同原件管理。（三）借阅的合同不得擅自转借、转让给其他单位或个人。（四）借阅人在使用合同过程中，如需携带外出，应确保合同安全，避免在公共场所随意放置。第五章归还与核销第十三条合同归还（一）借阅人应在借阅期限届满或工作完成后，立即将合同归还合同管理部门。（二）归还时，借阅人应将合同原件（及经批准复制的复印件）一并交回。（三）合同管理部门工作人员应对归还的合同进行检查，核对合同数量、页数、完好情况及是否有缺漏、涂改等。第十四条登记核销（一）经检查确认合同完好无损、资料齐全后，合同管理部门工作人员在《合同借阅登记台账》上注明归还日期，并由借阅人签字确认，完成借阅核销手续。（二）如为复印件借阅，归还时应由合同管理部门负责回收并统一销毁或登记后归档。第十五条逾期处理对无故逾期未归还合同的，合同管理部门应及时向借阅人发出书面催还通知。经催还仍不归还的，合同管理部门有权上报公司领导，并视情况采取相应措施。第六章保密管理与责任追究第十六条保密要求所有接触借阅合同的人员必须严格遵守公司保密制度，不得向任何无关第三方泄露合同内容。借阅过程中产生的复印件、扫描件等衍生材料，使用完毕后应及时销毁或交回合同管理部门。第十七条遗失与损坏（一）若发生合同遗失、严重损坏等情况，借阅人应立即向本部门负责人及合同管理部门报告，并采取一切可能的补救措施。同时，借阅人须提交书面情况说明，部门负责人签署意见后报公司领导处理。（二）合同管理部门接到报告后，应立即组织调查，并根据调查结果及合同重要程度，提出处理意见报请公司领导审批。第十八条责任追究对于违反本办法规定，造成合同遗失、损坏、泄密或擅自转借、复制的，公司将视情节轻重及所造成损失的大小，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第七章附则第十九条特殊情况处理因诉讼、仲裁、审计、上级检查等特殊原因需要大量或长期借阅合同的，由相关牵头部门统一与合同管理部门协商，制定专项借阅与管理方案，报请公司领导批准后执行。第二十条电子合同借阅公司电子合同的借阅管理，参照本办法执行，由合同管理部门负责权限设置、访问记录及安全管理。第二十一条解释权本办法由公司合同管理部门负责解释。第二十二条生效日期本办法自发布之日起施行。原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。附件：《合同借阅申请表》（此处应有表格样式，实际使用时需另行设计）---撰写说明：1.专业性与严谨性：本文严格按照管理办法的文体要求，结构完整，条款清晰，逻辑严密，对合同借阅的各个环节都进行了规范。3.实用价值：内容紧密结合实际操作需求，对职责、流程、审批、保管、归还、责任等均有明确规定，具备直接指导实践的