招投标资料归档责任分配方案

招投标资料归档责任分配方案一、总则（一）目的依据。为规范招投标资料归档工作，明确责任分配，确保资料完整、准确、安全，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》及相关规定制定本方案。（二）适用范围。本方案适用于本单位所有招标、投标活动的资料归档工作，包括但不限于招标文件、投标文件、开评标记录、中标通知书、合同文本等。（三）基本原则。坚持统一管理、分级负责、全程跟踪、及时归档的原则，确保归档资料的真实性、完整性、系统性和安全性。二、组织架构（一）领导小组。成立招投标资料归档工作领导小组，由分管领导担任组长，相关部门负责人为成员，负责统筹协调归档工作。领导小组下设办公室，负责具体事务。（二）归档责任主体。各部门主要负责人是本部门招投标资料归档工作的第一责任人，应指定专人负责资料的收集、整理、归档工作。（三）职责分工。1.招标管理部门负责招标文件的编制、发放、回收等环节的资料收集与整理。2.投标管理部门负责投标文件的接收、审核、保管等环节的资料收集与整理。3.法务部门负责合同文本、法律文件的审核与归档。4.财务部门负责中标通知书、付款凭证等财务相关资料的归档。5.信息技术部门负责电子资料的备份与安全管理。三、归档范围（一）招标文件。包括招标公告、投标邀请书、招标文件、答疑文件、澄清文件等。（二）投标文件。包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、商务部分、技术部分、报价部分、资格证明文件等。（三）开评标记录。包括开评标签到表、评标委员会成员名单、评标报告、中标候选人公示等。（四）中标通知书。包括中标通知书正副本、电子版等。（五）合同文本。包括合同协议书、合同附件、补充协议等。（六）其他资料。包括但不限于监督部门文件、审计报告、变更记录、验收报告等。四、归档要求（一）归档时限。招标投标活动结束后30日内完成资料归档工作，特殊情况需报领导小组批准延期。（二）归档质量。1.资料完整性。确保所有应归档资料齐全，无遗漏、无破损。2.资料准确性。确保资料内容真实、准确，与实际情况一致。3.资料系统性。按招标投标活动的时间顺序或逻辑关系进行分类、排序。4.资料规范性。符合档案管理相关标准，纸质资料字迹清晰，电子资料格式统一。（三）归档方式。1.纸质资料。采用纸质文件袋或档案盒进行归档，标注清晰、规范的档号。2.电子资料。采用电子档案管理系统进行存储，确保数据安全、可追溯。五、责任分配（一）招标管理部门。1.负责招标文件的编制、发放、回收等环节的资料收集与整理。2.负责招标文件的归档，确保资料完整、准确。3.负责与投标管理部门、法务部门等部门的协调，确保资料及时传递。（二）投标管理部门。1.负责投标文件的接收、审核、保管等环节的资料收集与整理。2.负责投标文件的归档，确保资料安全、可追溯。3.负责与招标管理部门、财务部门等部门的协调，确保资料及时传递。（三）法务部门。1.负责合同文本、法律文件的审核与归档。2.负责提供法律方面的指导，确保归档资料的合规性。3.负责与财务部门、审计部门等部门的协调，确保资料完整。（四）财务部门。1.负责中标通知书、付款凭证等财务相关资料的归档。2.负责财务资料的整理与分类，确保资料准确、完整。3.负责与法务部门、审计部门等部门的协调，确保资料及时传递。（五）信息技术部门。1.负责电子资料的备份与安全管理。2.负责电子档案管理系统的维护与更新。3.负责与各部门协调，确保电子资料的安全、可追溯。六、监督与考核（一）监督机制。领导小组定期对招投标资料归档工作进行监督检查，发现问题及时整改。（二）考核办法。将招投标资料归档工作纳入各部门年度考核内容，考核结果与绩效挂钩。（三）奖惩措施。对归档工作优秀的部门和个人给予表彰奖励，对工作不力的部门和个人进行通报批评，情节严重的依法依规进行处理。七、附则（一）解释权。本方案由招投标资料归档工作领导小组办公室负责解释。（二）实施时间。本方案自发布之日起施行