大型会务筹备任务分工方案

大型会务筹备任务分工方案一、组织架构与职责分工（一）权责划定。各单位主要负责人是第一责任人，分管领导是直接责任人，具体任务落实到人头，确保责任链条清晰、无缝对接。1.成立会务筹备领导小组，由主办单位牵头，协办单位、承办单位主要负责人担任组长，成员单位分管领导为组员，全面负责会务筹备工作的组织协调和督促落实。2.领导小组下设综合协调组、会务组、宣传组、后勤保障组、安全保卫组、医疗保障组等专项工作组，各组组长由主办单位指定，各组员由各单位根据任务需求抽调，确保人员配置合理、职责分工明确。3.各工作组实行组长负责制，组长对本组工作负总责，组员对组长负责，形成一级抓一级、层层抓落实的责任体系。（二）工作机制。建立会务筹备工作例会制度，原则上每周召开一次，由领导小组组长主持，各组组长参加，研究解决筹备过程中遇到的问题，部署下阶段工作任务。1.各工作组根据领导小组会议决议，制定本组工作实施方案，明确工作目标、时间节点、责任人、工作标准，确保各项工作有序推进。2.建立信息报送制度，各组每天向领导小组办公室报送工作进展情况，遇重大事项或紧急情况，须第一时间报告领导小组。3.建立督查督办制度，领导小组办公室对各组工作进展情况进行定期督查，对进度滞后、落实不力的单位和个人，及时进行通报批评，并督促整改。（三）协调机制。加强各单位之间的沟通协调，建立联席会议制度，原则上每月召开一次，由主办单位牵头，协办单位、承办单位、成员单位相关人员参加，协调解决跨部门、跨单位的工作问题。1.各工作组之间要加强信息共享，建立工作联系台账，明确沟通渠道、联系人、联系方式，确保信息传递及时、准确。2.遇到重大问题或紧急情况，须由主办单位牵头，相关单位联合研究解决，确保问题得到及时有效处理。二、综合协调组工作职责（一）统筹规划。负责制定会务筹备总体工作方案，明确工作目标、时间节点、责任人、工作标准，确保各项工作有序推进。1.组织召开会务筹备工作启动会，对全体工作人员进行培训，明确工作要求、纪律规定，确保工作人员熟悉工作流程、掌握工作方法。2.制定会务筹备工作进度表，明确各阶段工作任务、时间节点、责任人，并定期更新进度表，确保各项工作按计划推进。3.制定会务筹备工作应急预案，明确突发事件的处理流程、责任人、联系方式，确保突发事件得到及时有效处理。（二）协调服务。负责协调各组之间的工作，提供综合服务保障。1.负责与上级主管部门的沟通协调，及时汇报筹备工作进展情况，争取上级主管部门的支持和指导。2.负责与各单位的沟通协调，督促各单位落实工作任务，确保各项工作按计划推进。3.负责与会务筹备相关的各类会议、活动的组织协调，确保会议、活动顺利进行。三、会务组工作职责（一）议程安排。负责制定会议议程，明确会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议流程等。1.根据会议性质、规模和内容，制定详细的会议议程，并报领导小组审批。2.负责会议议程的调整和变更，并及时通知相关单位和人员。3.负责会议记录，详细记录会议内容、参会人员发言、会议决议等。（二）会场布置。负责会场布置，确保会场环境整洁、美观、舒适。1.根据会议规模和性质，选择合适的会场，并负责与会场管理单位签订租赁合同。2.负责会场布置方案的设计和实施，包括会场背景板、签到台、指示牌、座椅、桌椅、灯光、音响、空调等设备的布置和调试。3.负责会场卫生保洁，确保会场环境整洁、卫生。（三）会议服务。负责会议期间的各项服务保障工作。1.负责参会人员的接待工作，包括签到、引导、住宿、餐饮等。2.负责会议期间的茶歇、午餐、晚餐等餐饮服务。3.负责会议期间的设备保障工作，包括灯光、音响、投影仪等设备的调试和维护。四、宣传组工作职责（一）宣传方案。负责制定宣传方案，明确宣传目标、宣传内容、宣传形式、宣传时间等。1.根据会议性质和内容，制定宣传方案，并报领导小组审批。2.负责宣传方案的调整和变更，并及时通知相关单位和人员。3.负责宣传效果的评估，并根据评估结果对宣传方案进行优化调整。（二）宣传内容。负责撰写宣传稿件，制作宣传资料。1.负责撰写会议新闻稿、会议公告、会议手册等宣传稿件，并报领导小组审核。2.负责制作宣传海报、宣传册、宣传视频等宣传资料，并负责宣传资料的发放和展示。3.负责与新闻媒体的联系协调，邀请新闻媒体对会议进行报道。（三）宣传形式。负责组织开展各类宣传活动。1.负责组织开展会议新闻发布会、媒体通气会等宣传活动。2.负责组织开展网络宣传、电视宣传、广播宣传等各类宣传活动。3.负责组织开展现场宣传活动，包括设置宣传展板、发放宣传资料、开展现场咨询等。五、后勤保障组工作职责（一）物资保障。负责会议期间所需物资的采购、运输、保管和发放。1.根据会议需求，制定物资采购清单，并负责物资的采购、运输和保管。2.负责物资的发放，确保物资及时、准确地发放到相关单位和人员手中。3.负责物资的回收和清点，确保物资不丢失、不损坏。（二）住宿保障。负责参会人员的住宿安排。1.根据参会人员的数量和需求，选择合适的酒店，并负责与酒店签订住宿合同。2.负责参会人员的住宿安排，确保参会人员住宿舒适、安全。3.负责与会务筹备相关的住宿服务，包括房间布置、床上用品、洗漱用品等。（三）餐饮保障。负责会议期间的餐饮服务。1.根据会议需求和参会人员的口味，制定餐饮菜单，并负责与餐饮单位签订餐饮合同。2.负责会议期间的餐饮服务，确保餐饮质量、食品安全。3.负责与会务筹备相关的餐饮服务，包括餐具、布草、服务员等。六、安全保卫组工作职责（一）安全方案。负责制定安全保卫方案，明确安全保卫目标、安全保卫内容、安全保卫措施等。1.根据会议性质和规模，制定安全保卫方案，并报领导小组审批。2.负责安全保卫方案的调整和变更，并及时通知相关单位和人员。3.负责安全保卫工作的检查和监督，确保安全保卫工作落实到位。（二）安全检查。负责会议期间的安全检查。1.负责会场的安全检查，包括消防安全、用电安全、设备安全等。2.负责参会人员的安全检查，包括证件检查、行李检查等。3.负责会议期间的安全巡逻，确保会场安全。（三）应急处置。负责突发事件的应急处置。1.负责制定突发事件应急预案，明确突发事件的处理流程、责任人、联系方式。2.负责突发事件的处理，确保突发事件得到及时有效处理。3.负责突发事件的处理后的善后工作，确保事件得到妥善处理。七、医疗保障组工作职责（一）医疗方案。负责制定医疗保障方案，明确医疗保障目标、医疗保障内容、医疗保障措施等。1.根据会议性质和规模，制定医疗保障方案，并报领导小组审批。2.负责医疗保障方案的调整和变更，并及时通知相关单位和人员。3.负责医疗保障工作的检查和监督，确保医疗保障工作落实到位。（二）医疗设备。负责医疗设备的准备和调试。1.负责准备医疗设备，包括急救车、急救箱、氧气瓶等。2.负责医疗设备的调试，确保医疗设备正常运行。3.负责医疗设备的维护，确保医疗设备随时可用。（三）医疗服务。负责会议期间的医疗服务。1.负责参会人员的医疗服务，包括义诊、急救等。2.负责会议期间的医疗咨询，解答