档案资料销毁审核归档规范

档案资料销毁审核归档规范一、总则（一）目的规范。为加强档案资料管理，确保档案信息安全销毁，防止泄密事件发生，特制定本规范。1.适用范围本规范适用于本单位所有部门及人员，涵盖各类纸质及电子档案资料的销毁审核与归档工作。2.基本原则档案资料销毁工作必须遵循合法合规、安全保密、及时彻底、责任明确的原则，确保销毁过程符合国家相关法律法规要求。二、组织机构与职责（一）权责划定。各单位主要负责人是第一责任人，分管领导是直接责任人，档案管理部门负责具体实施与监督。1.档案管理部门职责（1）制定年度档案销毁计划，报单位领导审批后执行。（2）组织销毁前的审核与鉴定工作，确保销毁范围准确无误。（3）监督销毁过程，防止资料被非法留存或销毁不彻底。（4）建立销毁记录台账，确保可追溯。2.各部门职责（1）按照档案管理部门要求，提交本部门需销毁的档案清单。（2）配合档案管理部门进行档案鉴定与审核工作。（3）指定专人负责本部门档案的清点与移交。三、档案资料鉴定与审核（一）鉴定标准。档案资料销毁必须符合以下条件：1.超过保管期限且无继续保存价值的档案。2.涉密档案达到解密或销密条件的。3.因工作需要确需销毁的档案，经单位领导批准的。1.审核程序（1）档案管理部门根据档案鉴定标准，编制档案销毁清单。（2）清单需经部门负责人审核签字，报分管领导审批。（3）涉及涉密档案的，需经单位主要领导审批。2.审核时限档案销毁清单自编制之日起，10个工作日内完成审批流程。四、档案资料销毁实施（一）销毁方式选择。档案销毁必须采用以下方式：1.纸质档案：采用碎纸机粉碎或专业机构焚烧，确保无法复原。2.电子档案：通过专业软件彻底删除，并验证数据无法恢复。1.销毁实施步骤（1）档案管理部门联系具备资质的销毁机构，签订销毁合同。（2）销毁前，档案管理部门与销毁机构共同清点档案数量，并拍照留存。（3）销毁过程中，档案管理部门派专人现场监督，确保销毁彻底。（4）销毁完成后，销毁机构出具销毁证明，档案管理部门存档。2.现场监督要求（1）监督人员需全程在场，记录销毁过程关键环节。（2）销毁现场禁止无关人员进入，确保销毁过程安全保密。（3）销毁完成后，监督人员需在销毁证明上签字确认。五、销毁记录与归档（一）记录要求。档案销毁全过程必须形成完整记录，包括：1.销毁清单。2.审批文件。3.销毁现场照片。4.销毁证明。1.记录管理（1）销毁记录由档案管理部门专人保管，建立电子与纸质双重档案。（2）记录保存期限为档案保管期限结束后30年。2.归档要求（1）销毁记录需按年度整理，编制目录，便于查阅。（2）销毁记录需定期进行真实性审核，确保记录完整准确。六、监督与责任追究（一）监督机制。档案管理部门定期对各部门档案销毁工作进行抽查，重点检查以下内容：1.销毁审批手续是否完备。2.销毁方式是否符合规范。3.销毁记录是否完整。1.责任追究（1）对未按规定销毁档案的部门或个人，视情节轻重给予通报批评、经济处罚直至纪律处分。（2）对因销毁不当导致泄密事件的，依法追究相关法律责任。七、附则（一）解释权。本规范由本单位档案管理部门负责解释。1.修订程序本