供应商名录库管理办法及实施细则

供应商名录库管理办法及实施细则第一章总则第一条目的与依据为规范公司供应商管理，优化供应链结构，提升采购效率与质量，降低采购风险，确保公司各项业务的稳健运行，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法及实施细则。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）所有物资采购、服务采购及工程采购活动中涉及的供应商名录库（以下简称“名录库”）的建立、维护、使用与管理。第三条基本原则名录库管理遵循以下原则：（一）公平公正、公开透明：供应商的准入、评审、考核等环节标准统一、程序规范，确保过程的透明度与结果的公正性。（二）择优选取、动态管理：坚持以供应商的综合实力、履约能力、信誉状况为核心筛选标准，建立能进能出的动态管理机制。（三）分类管理、突出重点：根据供应商提供的产品或服务类别、重要程度及合作规模等因素，实施差异化分类管理。（四）风险控制、持续改进：注重对供应商风险的识别、评估与防范，通过持续的绩效评估促进供应商改进，提升整体供应链水平。第四条定义本办法所称供应商，是指能向公司提供合格的物资、设备、工程或服务的法人、其他经济组织或自然人。名录库是指公司为集中管理供应商信息、开展采购活动而建立的系统化信息库。第二章管理机构与职责第五条管理机构公司采购管理部门是名录库的归口管理部门，负责本办法的组织实施、监督检查及解释工作。各业务需求部门、财务部门、法务部门及审计部门依其职责协同参与名录库的管理。第六条采购管理部门职责（一）负责制定和修订名录库管理办法及相关实施细则；（二）组织供应商的准入审核、信息维护、动态评估与退出管理；（三）建立和维护名录库信息系统；（四）协调处理供应商管理过程中的争议与申诉；（五）定期组织对名录库管理工作的总结与优化。第七条相关部门职责（一）业务需求部门：根据业务需求提出供应商推荐建议；参与供应商的考察与评审；在合作过程中对供应商的履约情况进行记录与反馈；（二）财务部门：负责对供应商的财务状况进行审核或提出专业意见；（三）法务部门：负责对供应商准入相关的法律文件进行审核，提供法律支持；（四）审计部门：负责对名录库管理及采购活动的合规性进行审计监督。第三章供应商的准入第八条准入条件申请进入名录库的供应商应至少满足以下基本条件：（一）具有独立承担民事责任的能力；（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（三）具有履行合同所必需的专业技术能力、设备设施及人员配置；（四）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（五）近三年内，在经营活动中没有重大违法违规记录；（六）符合国家法律法规及行业相关规定的其他要求；（七）根据采购项目的特殊要求，可设定相应的特定准入条件。第九条申请材料供应商申请入库时，应如实提供以下材料（复印件需加盖公章，并提供原件备查）：（一）供应商基本信息登记表（公司统一格式）；（二）法人营业执照或其他主体资格证明文件；（三）相关的资质证书、许可证明（如适用）；（四）近三年财务状况报告或银行资信证明；（五）主要业绩证明材料（如合同复印件等）；（六）产品质量合格证明或服务质量保障措施；（七）公司要求提供的其他相关材料。第十条入库流程（一）申请：供应商可通过公司指定渠道提交入库申请及相关材料。（二）受理：采购管理部门对申请材料的完整性和规范性进行初步审查，符合要求的予以受理。（三）审核与评审：采购管理部门会同相关业务需求部门、财务部门、法务部门等对受理的供应商进行审核。必要时可组织实地考察或要求供应商进行陈述答辩。审核内容包括但不限于供应商的资质、信誉、生产能力、技术水平、财务状况、供货能力、服务质量及价格竞争力等。（四）公示：对通过审核拟入库的供应商名单及相关信息，在公司内部进行为期一定时间的公示。（五）入库：公示无异议或异议不成立的供应商，正式纳入公司供应商名录库进行管理，并由采购管理部门及时更新名录库信息。第十一条分类管理根据供应商提供的产品或服务类别、重要程度、合作历史及综合实力等，将名录库内供应商划分为不同类别进行管理，以便于采购活动的开展和供应商的分级评价。第四章供应商的动态管理第十二条信息维护与更新（一）供应商应及时向采购管理部门报送其基本信息、资质证书、联系方式等发生的变更情况。（二）采购管理部门负责对名录库内供应商信息进行定期核查与更新，确保信息的准确性和时效性。（三）供应商信息发生重大变更而未及时申报，导致公司遭受损失的，公司有权追究其相应责任。第十三条供应商的考核与评价（一）公司建立供应商考核评价机制，定期或不定期对名录库内供应商的履约情况、产品质量或服务水平、价格竞争力、交付及时性、售后服务、合作配合度及廉洁诚信等方面进行综合考核评价。（二）考核评价结果作为供应商分级、续用、暂停合作、淘汰及后续采购项目选择供应商的重要依据。（三）考核评价工作由采购管理部门牵头组织，相关业务需求部门及其他相关部门配合实施。第十四条供应商的等级调整根据考核评价结果，对供应商等级进行动态调整。对表现优秀的供应商，可在采购政策上给予适当倾斜；对考核评价不合格或存在不良行为的供应商，视情节轻重采取约谈、警告、暂停合作资格、降低等级直至清退出名录库等处理措施。第十五条供应商的退出（一）主动退出：供应商因自身原因无法继续为公司提供产品或服务的，可向采购管理部门提交书面退出申请，经批准后办理退出手续。（二）强制退出：供应商出现下列情形之一的，公司将其强制清退出名录库：1.提供虚假材料或信息骗取入库资格的；2.严重违反合同约定，或多次违约且整改不力的；3.提供的产品或服务存在严重质量问题，或发生重大质量事故、安全事故，造成公司损失的；4.以不正当手段谋取交易机会，或存在商业贿赂等腐败行为的；5.财务状况恶化，濒临破产或清算的；6.考核评价连续多次不合格，经整改仍无明显改善的；7.违反国家法律法规或公司规章制度，情节严重的；8.其他严重损害公司利益或声誉的行为。（三）被清退出名录库的供应商，原则上在一定期限内不得重新申请入库。第十六条申诉机制供应商对考核评价结果或退出决定有异议的，可在规定期限内向采购管理部门提出书面申诉，并提供相关证据材料。采购管理部门收到申诉后，应在规定时间内组织复核，并将复核结果书面告知申诉供应商。第五章名录库的使用第十七条使用范围公司各类物资采购、服务采购及工程采购项目，在选择供应商时，原则上应优先从公司供应商名录库中选取。第十八条选取方式根据采购项目的特点、金额大小及公司相关规定，从名录库中选取供应商可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等方式。具体选取方式应符合公司采购管理制度的规定。第十九条优先与限制（一）对于考核评价结果优良的供应商，在同等条件下可优先获得合作机会。（二）对于处于暂停合作期内或存在其他不良记录的供应商，应限制其参与相应采购项目。第二十条禁止行为严禁任何部门或个人未经批准，擅自使用名录库以外的供应商（特殊情况除外，需按规定履行审批程序）。严禁徇私舞弊，指定或内定供应商。第六章保密与安全第二十一条信息保密公司相关工作人员应对名录库内供应商的商业秘密及相关信息予以保密，不得擅自泄露、复制、篡改或用于与工作无关的其他目的。违反者将按照公司相关规定追究责任。第二十二条系统安全采购管理部门应采取必要的技术措施和管理措施，保障供应商名录库信息系统的安全运行，防止信息丢失、损坏或被非法访问、篡改。第七章附则第二十三条解释权本办法及实施细则由公司采购管理部门负责解释。第二十四条