合同原件转移核查流程细则

合同原件转移核查流程细则一、总则（一）目的规范。为明确合同原件转移核查工作流程，确保合同原件安全、完整、合规流转，特制定本细则。（二）适用范围。本细则适用于公司所有合同原件的内部转移及外部交接行为，涵盖合同原件的发起、审核、转移、核查、归档等全流程管理。（三）基本原则。合同原件转移核查工作必须遵循“权责清晰、流程规范、双人核对、全程留痕”的基本原则，确保每环节操作有据可查、责任可溯。二、组织架构与职责（一）职责划分。合同原件转移核查工作实行分级管理，各部门负责人对本部门合同原件管理负总责，具体操作由法务部牵头执行，档案室提供技术支持，财务部配合核查。（二）岗位设置。设立合同原件管理员（1名）、核查专员（2名）、档案管理员（1名），均需通过专业培训并持证上岗，实行AB角备份制度。（三）权限管控。合同原件管理员仅限办理本部门合同原件转移申请，核查专员负责跨部门转移的复核，档案管理员负责最终归档监督，严禁越权操作。三、合同原件转移发起1.转移申请。合同原件转移需填写《合同原件转移申请表》，注明转移事由、接收部门、经办人、预计完成时限等关键信息，由部门负责人签字确认。2.事由分类。转移事由分为“归档归档”“审计核查”“法律诉讼”“业务协作”四类，不同类别对应不同的审批层级和核查要求。3.申请时效。合同原件需转移时，发起部门应在合同履行完毕或事件终结后5个工作日内提交申请，逾期未提将视为自动归档。四、合同原件转移审核（一）审批流程。申请表需经部门负责人（一级审批）、法务部（二级审批）、分管领导（三级审批）三级签字，特殊合同需增加审计部会审。（二）审核标准。重点核查转移事由的真实性、必要性，核对合同原件完整性（附件、印章、页码等），确认接收部门资质及保管条件。（三）特殊情况处理。涉及重大合同或敏感信息转移时，需附《合同原件转移特别说明》，经法务部与档案室联合审核后方可执行。五、合同原件转移实施1.转移准备。合同原件管理员提前3个工作日与接收部门确认接收安排，准备《合同原件交接清单》，清单需逐页编号并加盖骑缝章。2.转移实施。实施转移时必须两人同行，交接双方当面核对原件与清单，并在交接单上签字确认，交接单一式两份，双方各执一份。3.异常处理。如发现合同原件缺失、损毁等情况，应立即中止转移并启动《合同原件异常处置预案》，拍照取证后报法务部处理。六、合同原件核查标准（一）完整性核查。核查合同原件是否包含全部附件、签署页、骑缝章、骑缝章等关键要素，缺失任何一项均需退回重补。（二）规范性核查。核对合同签署是否符合《民法典》要求，印章是否清晰完整，日期是否连续，无涂改痕迹。（三）一致性核查。通过扫描件与原件比对，确保电子版与纸质版内容完全一致，特殊条款需现场逐条核对。七、合同原件归档管理（一）归档要求。合同原件归档需符合“三同步”原则，即合同履行完毕、交接单确认、档案室验收同步完成，归档前需通过档案室验收。（二）保管条件。档案室需配备恒温恒湿箱、防磁柜等专用设备，合同原件存放需符合“三分区”要求（原件区、副本区、借阅区），并安装监控设备。（三）借阅管理。借阅合同原件需填写《合同原件借阅申请表》，经分管领导审批后执行，借阅时间不得超过10个工作日，特殊情况需延长需重新审批。八、监督与考核（一）监督机制。公司内审部每季度开展合同原件管理专项检查，重点抽查转移记录、核查签字、归档条件等环节，检查结果纳入部门绩效考核。（二）考核标准。将合同原件管理纳入部门年度评优，出现以下情形之一的，取消评优资格：1.合同原件丢失；2.转移记录缺失；3.归档条件不符合要求。（三）责任追究。对玩忽职守导致合同原件损毁的，按《公司管理失职处罚条例》追究相应责任，情节严重的移交司法机关处理。九、附则（一）应急处理。如遇自然灾害等不可抗力导致合同原件损毁，应立即启动《合同原件应急恢复预案》，在15个工作日内完成补救措施。（二）培训要求。新员工入职后必须接受合同原件管理培训，考核合格后方可接触合同原件，每年开展一次复训。（三）