会议记录资料归集管理规范办法

会议记录资料归集管理规范办法一、总则（一）目的依据。为规范会议记录资料归集管理，提升档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关规定制定本办法。1.本办法适用于本单位所有会议记录资料的归集、整理、保管、利用等全过程管理。2.会议记录资料归集管理应遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密的原则。（二）适用范围。本办法所称会议记录资料包括但不限于以下内容：1.各级各类会议的会议通知、签到表、议程、会议记录、决议、会议纪要等。2.专题研讨会、座谈会、培训会等临时性会议的各类材料。3.会议中形成的电子文档、照片、录音录像等音像资料。（三）管理要求。会议记录资料归集管理应实现标准化、制度化、信息化，确保资料完整、准确、安全、高效利用。1.资料归集应同步进行，不得滞后或遗漏。2.资料整理应规范统一，便于检索利用。3.资料保管应符合安全要求，定期检查维护。4.资料利用应严格审批，确保信息安全。二、组织机构与职责（一）领导小组。成立会议记录资料归集管理领导小组，由分管档案工作的领导担任组长，办公室、档案室等部门负责人为成员。1.负责制定归集管理政策制度。2.审议重大归集管理事项。3.监督检查归集管理工作。（二）归集管理部门。办公室负责日常归集管理工作。1.制定具体归集操作规程。2.组织开展资料收集整理。3.审核归集质量。（三）归集责任人。各会议举办部门负责人是本部门会议记录资料归集的第一责任人。1.负责本部门会议资料的初步整理。2.确保资料完整性。3.按时移交归集管理部门。（四）档案室职责。档案室负责会议记录资料的最终保管和利用。1.制定保管技术标准。2.实施数字化加工。3.提供利用服务。三、归集范围与标准（一）归集范围。所有具有保存价值的会议记录资料均应纳入归集范围。1.重大决策会议资料。2.专项工作会议资料。3.日常办公会议资料。（二）归集标准。会议记录资料归集应遵循以下标准：1.完整性标准。会议通知、签到表、议程、记录、决议、纪要等应齐全。2.准确性标准。资料内容真实准确，无错漏。3.规范性标准。格式、用语、签发等符合要求。4.及时性标准。会议结束后15个工作日内完成归集。四、归集流程与要求（一）会前准备。会议举办部门应提前制定会议资料清单。1.明确资料种类。2.规定资料格式。3.安排专人负责。（二）会中收集。会议期间应指定专人负责资料收集。1.确保资料完整。2.及时补充遗漏。3.做好现场记录。（三）会后整理。会议结束后立即进行资料整理。1.分类排序。2.编制目录。3.标注密级。（四）归集移交。整理完毕后3个工作日内移交归集管理部门。1.填写移交清单。2.办理交接手续。3.签收确认。五、整理与编目（一）整理要求。会议记录资料整理应遵循以下要求：1.按会议时间顺序排列。2.同类资料集中存放。3.重要资料单独保管。（二）编目规则。会议记录资料编目应遵循以下规则：1.编制归档目录。2.标注关键信息。3.生成档号。（三）数字化加工。有条件的应进行数字化加工。1.扫描纸质资料。2.录入电子文档。3.建立数据库。六、保管与安全（一）保管要求。会议记录资料保管应遵循以下要求：1.设置专用库房。2.控制温湿度。3.防虫防霉。（二）安全措施。会议记录资料保管应采取以下安全措施：1.安装监控设备。2.限制人员进出。3.定期检查。（三）保密管理。涉密会议记录资料应实行特殊保管。1.设置保密柜。2.实行双人双锁。3.严格审批查阅。七、利用与统计（一）利用程序。会议记录资料利用应遵循以下程序：1.提出利用申请。2.审核利用目的。3.办理借阅手续。（二）统计要求。应定期统计会议记录资料利用情况。1.统计利用数量。2.分析利用规律。3.提出改进建议。（三）反馈机制。建立利用反馈机制。1.收集利用意见。2.改进服务方式。3.提升利用效率。八、附则（一）解释权。本办法由办公室负责解释。（二）实施日期。本办法自发布之日起施行。（三）配套措施。制定《会议记录资料归集管理操作细则》《会议记录资料数字化加工规范》等配套文件。1