建设工程项目合同管理办法

建设工程项目合同管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司建设工程项目合同管理工作，明确合同管理职责，防范合同风险，保障合同当事人的合法权益，确保工程项目顺利实施，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国建筑法》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）在各类建设工程项目（包括新建、扩建、改建等）实施过程中，与勘察、设计、施工、监理、咨询、物资供应、设备采购等单位签订的各类合同的管理。公司对外签订的与工程项目相关的补充协议、备忘录、承诺书等具有合同性质的文件，均视同合同管理。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，协商一致订立合同，恪守诚实信用。（三）风险控制原则：强化合同风险意识，对合同签订、履行全过程进行风险识别、评估与防控。（四）规范高效原则：建立规范的合同管理流程，明确各部门职责，提高合同管理效率。（五）全过程管理原则：对合同从策划、谈判、起草、评审、签订、履行、变更、终止、纠纷处理直至归档进行全过程闭环管理。第四条管理体系公司建立“统一领导、分级负责、归口管理、专业协同”的合同管理体系。（一）公司层面明确合同管理的牵头部门（以下简称“合同管理部门”），负责统筹、指导、监督全公司工程项目合同管理工作。（二）各工程项目管理部门（或项目部）是其所负责项目合同的执行主体，负责合同的具体履约管理。（三）公司财务、法务、技术、质量安全等相关职能部门，依据各自职责对合同管理提供专业支持并进行监督。第二章合同策划与订立第五条合同策划工程项目立项后，项目管理部门应会同合同管理部门及相关技术部门，根据项目特点、规模、复杂程度及招投标情况，进行合同策划。合同策划应明确合同类型、合同范围、主要合同条款、发包模式、承包方式、风险分担原则等关键内容，形成合同策划方案，作为后续合同谈判和起草的依据。第六条合同谈判与起草（一）合同谈判应基于合同策划方案进行，由项目管理部门牵头，必要时组织合同管理、技术、法务、财务等部门人员共同参与。谈判过程应做好记录，形成谈判纪要。（二）合同文本优先采用国家或行业发布的标准示范文本。无标准示范文本的，由合同承办部门负责起草。合同起草应做到内容完整、条款明确、权责清晰、语言严谨、符合项目实际。第七条合同评审合同签订前，必须履行严格的评审程序。（一）承办部门初审：合同承办部门（通常为项目管理部门）对合同草案的完整性、合规性、与项目策划的一致性等进行初步审核。（二）专业部门评审：1.技术部门：对合同中的技术标准、工艺要求、质量标准、验收方法等进行评审。2.财务部门：对合同价款、支付方式、税务条款、财务风险等进行评审。3.法务部门（或外聘法律顾问）：对合同的合法性、合规性、严谨性、违约责任、争议解决方式等进行法律风险评审。4.其他相关部门：根据合同内容涉及的专业领域进行评审。（三）合同管理部门复审：对合同整体条款的完整性、严谨性、风险控制措施及各部门评审意见的落实情况进行复审。（四）评审记录：所有评审意见均应书面记录，形成《合同评审表》。合同承办部门应根据评审意见对合同草案进行修改完善，未通过评审的合同不得上报签订。第八条合同审批与签订（一）经评审通过的合同，由合同承办部门按照公司规定的审批权限逐级上报审批。审批权限根据合同金额、重要程度等因素确定。（二）合同审批通过后，方可正式签订。法定代表人或其授权委托代理人在授权范围内签署合同。（三）合同签订应使用公司统一的合同专用章。严禁在空白合同或未最终审核定稿的合同文本上盖章。（四）合同签订一式多份，份数应满足合同履行、备案、归档等需要。第三章合同履行与控制第九条合同交底合同签订后，合同管理部门应会同项目管理部门组织向项目执行团队（包括项目经理、技术负责人、造价工程师、现场工程师等）进行合同交底。交底内容应包括合同主要条款、双方权利义务、履约重点、风险点及控制措施、违约责任等，确保相关人员全面理解合同要求。第十条履约跟踪与动态管理（一）项目管理部门是合同履行的直接责任部门，负责对合同约定的各项义务的履行情况进行全程跟踪、检查与记录。（二）建立合同履约台账，对合同标的交付、工程进度、质量、安全、工程款支付、材料设备供应、验收等关键节点进行动态管理和监控。（三）定期（如每月或每季度）对合同履行情况进行分析评估，及时发现并预警履约偏差和潜在风险，采取有效措施予以纠正和防范。第十一条合同变更管理（一）合同履行过程中，因设计变更、现场条件变化、政策调整等原因确需变更合同内容的，应遵循“先审批、后实施”的原则。（二）任何一方提出合同变更请求，均应以书面形式提出，说明变更理由、变更内容及对合同价格、工期等的影响。（三）合同变更需履行与原合同签订类似的评审和审批程序。经双方协商一致后，签订书面补充协议，作为原合同的组成部分。严禁无书面变更协议擅自变更合同内容。第十二条签证与索赔管理（一）工程签证：对于施工现场发生的、合同约定之外的工作内容或因非承包方原因导致的费用增加、工期延误等，项目管理部门应及时、准确地办理现场签证，履行必要的确认手续。签证应做到事实清楚、依据充分、数量准确、费用合理。（二）索赔管理：1.当对方违约或发生合同约定的索赔事件时，项目管理部门应在合同约定的时限内，按照合同约定的程序和要求，及时向对方提出索赔意向通知书和索赔报告，收集和保全相关证据。2.当收到对方提出的索赔时，应认真审核索赔依据的真实性、充分性，计算的准确性，在合同约定时限内予以答复或提出反索赔。第十三条合同价款支付控制（一）严格按照合同约定的支付节点、支付比例和支付程序办理工程款（或合同价款）支付。（二）支付申请应由承包方提出，经项目管理部门审核其履约情况（如进度、质量等）符合要求后，报财务部门复核，按审批权限审批后支付。支付凭证应完整有效。（三）财务部门应加强对合同价款支付的台账管理，防止超付、重复支付。第十四条履约争议与预警在合同履行过程中发生争议或发现对方履约能力下降、可能违约等情况时，项目管理部门应立即报告合同管理部门及公司相关领导，并采取积极措施防止损失扩大，同时收集和固定相关证据，为后续争议解决做好准备。第四章合同变更、转让与终止第十五条合同变更合同变更除本办法第十一条规定外，还应注意：（一）变更内容应具体明确，对原合同条款的修改、补充或删除应清晰界定。（二）补充协议的效力等同于原合同，与原合同具有同等法律效力。第十六条合同转让未经对方书面同意，任何一方不得擅自转让合同权利或义务。确需转让的，应按照原合同审批程序进行审查，并签订书面转让协议。第十七条合同终止（一）合同因履行完毕、双方协商一致解除、一方违约导致合同解除、不可抗力等法定或约定原因终止。（二）合同终止后，项目管理部门应组织对合同最终履行情况进行清理，包括工程竣工结算、财务尾款支付、资料交接、缺陷修复等，并办理合同终止确认手续。第五章合同纠纷处理第十八条纠纷处理原则合同发生纠纷时，应遵循“友好协商、平等互利、依法合规”的原则，优先通过协商或调解方式解决。协商或调解不成的，按照合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）处理。第十九条纠纷处理程序（一）发生合同纠纷后，项目管理部门应立即向合同管理部门及公司领导报告，并提交纠纷情况说明、相关证据材料。（二）合同管理部门会同法务部门（或外聘法律顾问）、项目管理部门等对纠纷进行分析评估，制定处理方案，报公司领导批准后实施。（三）在纠纷处理过程中，应指定专人负责，保持与对方的沟通，积极收集、整理和保全证据，必要时及时采取财产保全等法律措施。（四）纠纷处理结果（如达成和解、调解协议，或仲裁裁决、法院判决）应及时归档。第六章合同档案管理第二十条档案归集范围合同档案应包括从合同策划、谈判、起草、评审、签订、履行、变更、索赔、争议处理到终止全过程形成的所有文件资料，主要包括：合同文本（含附件）、招投标文件、中标通知书、合同评审表、审批单、谈判纪要、补充协议、变更签证、支付凭证、履约报告、验收报告、结算资料、往来函件、会议纪要、索赔文件、争议处理法律文书等。第二十一条档案整理与保管（一）合同管理部门是合同档案的归口管理部门。项目管理部门应在合同履行完毕或终止后规定期限内，将完整的合同档案资料整理、装订后移交合同管理部门归档。（二）合同档案应按照公司档案管理规定进行分类、编号、登记、保管，确保档案的齐全、完整、安全和有效利用。（三）电子合同及相关电子文件应一并归档，并采取适当的存储和备份措施，确保其可读性和安全性。（四）合同档案的保管期限应符合国家及公司有关规定，重要合同应永久保存。第七章监督检查与责任追究第二十二条监督检查合同管理部门会同公司相关职能部门，定期或不定期对公司各项目的合同管理工作进行监督检查。检查内容包括合同管理制度执行情况、合同签订规范性、履约情况、档案管理情况等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实。第二十三条责任追究对于在合同管理工作中出现下列情形之一，造成公司损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行责任追究：（一）未履行合同评审、审批程序擅自签订合同的；（二）在合同谈判、起草、评审中玩忽职守，导致合同存在重大缺陷或风险的；（三）违反合同约定，擅自变更、解除合同或违法转让合同权利义务的；（四）合同履行过程中监管不力，未能及时发现和处理履约偏差及风险，造成损失的；（五）在合同纠纷处理中，因故意或重大过失导致证据灭失或错失维权时机的；（六）未按规定保管合