履约保证金管理控制规范办法

履约保证金管理控制规范办法一、总则（一）目的与依据。为规范履约保证金管理，防范合同履约风险，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》等法律法规制定本办法。本办法适用于本单位所有合同履约保证金的收取、存储、使用、退还等全过程管理。各单位必须严格执行本办法，确保履约保证金管理合法合规。（二）适用范围。本办法涵盖各类合同履约保证金，包括但不限于工程建设、政府采购、技术服务等合同项下的保证金。所有涉及履约保证金的管理活动均须遵循本办法规定。（三）基本原则。履约保证金管理应当遵循合法合规、严格规范、高效便捷、公开透明、风险可控的原则。任何单位和个人不得擅自截留、挪用履约保证金，不得违规收取或违规退还保证金。二、组织架构与职责（一）权责划定。各单位主要负责人是第一责任人，对本单位履约保证金管理工作负总责。财务部门负责履约保证金的具体管理和核算，业务部门负责履约保证金的收取和退还审核，审计部门负责履约保证金管理工作的监督和检查。（二）岗位设置。财务部门设立履约保证金管理岗，负责保证金的收取、存储、核算和报告。业务部门设立合同管理岗，负责保证金收取通知书的编制和送达。审计部门设立专项审计岗，负责定期或不定期对履约保证金管理情况进行审计。（三）协作机制。财务部门与业务部门应当建立保证金管理协作机制，每月定期核对保证金台账，确保账实相符。业务部门在合同签订后5个工作日内向财务部门提供保证金收取通知书，财务部门在收到保证金后2个工作日内完成入账工作。三、履约保证金的收取（一）收取标准。履约保证金的收取标准按照合同约定执行，一般不得超过合同金额的10%。特殊情况需要提高收取比例的，须经单位主要负责人批准，并报上级主管部门备案。（二）收取程序。业务部门在合同签订后10个工作日内向合同对方发出保证金收取通知书，明确收取金额、支付方式、支付期限等要求。对方未按期支付的，业务部门应当及时催告，逾期仍未支付的，可以依法采取保证金抵扣等措施。（三）收取方式。履约保证金可以通过银行转账、支票、汇票等方式收取，收款账户须为单位指定账户。财务部门在收到保证金后，应当及时开具收款凭证，并通知业务部门。四、履约保证金的存储（一）存储要求。履约保证金必须存储在单位开户银行，不得存入其他金融机构或个人账户。存储期限按照合同约定执行，一般不得超过合同履行期限。（二）账户管理。财务部门应当设立保证金专项账户，并建立保证金台账，详细记录每笔保证金的收取、存储、使用、退还等信息。台账应当包括合同编号、对方名称、收取金额、存储期限、使用情况等要素。（三）风险防控。财务部门应当定期对保证金账户进行风险评估，重点关注账户资金安全、存储期限匹配等问题。发现异常情况的，应当及时向单位主要负责人报告，并采取相应措施。五、履约保证金的使用（一）使用条件。发生合同约定情形需要动用保证金时，业务部门应当提出书面申请，经单位主要负责人批准后，方可使用保证金。（二）使用范围。保证金主要用于抵扣合同对方违约责任，包括但不限于未履行合同义务、违反合同约定等情形。使用保证金前，应当依法进行追偿或采取其他补救措施。（三）使用程序。业务部门在申请使用保证金时，须提供合同约定违约情形的证明材料。财务部门审核无误后，方可办理保证金扣款手续。使用保证金后，应当及时通知业务部门，并更新保证金台账。六、履约保证金的退还（一）退还条件。合同正常履行完毕或符合合同约定的退还条件时，业务部门应当及时提出保证金退还申请。（二）退还程序。业务部门在提出退还申请后，财务部门应当在5个工作日内完成审核，审核无误后办理退还手续。退还方式按照合同约定执行，一般通过银行转账方式退还至原收款账户。（三）退还确认。财务部门在完成退还手续后，应当及时通知业务部门，并要求对方提供收款确认回单。业务部门在收到回单后，应当更新保证金台账，并归档相关资料。七、监督检查与责任追究（一）监督检查。审计部门每年至少开展一次履约保证金管理专项审计，重点关注保证金收取、存储、使用、退还等环节的合规性。财务部门每月对保证金台账进行自查，确保账实相符。（二）责任追究。对违反本办法规定，存在截留、挪用、违规收取或违规退还保证金等行为的，依法依规追究相关责任人责任。构成犯罪的，移交司法机关处理。（三）整改要求。对审计或自查发现的问题，相关责任部门应当及时整改，并形成整改报告报单位主要负责人。整改情况应当纳入绩效考核体系。八、附则（一）解释权。本办法由单位财务部门负责解释。（二）生效日期。本办法自发布之日起施行，原相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。（三）配套措施。各单位应当根据本办法制定具体实