《财务会计Excel实务》-学习情境七

学习任务1

Excel账务初始设置一、建立Excel账务处理工作簿【技能与理论准备】使用Excel进行会计核算时，由于其强大的数据处理功能，平时只需将经济业务以记账凭证的形式保存在记账凭证表中，在需要时对记账凭证按条件进行检索、编辑，生成各类账页或报表即可。使用Excel进行会计核算的工作流程如下：（1）进行初始设置。根据需要建账、设置会计科目表、科目余额表并录入期初余额。（2）编制记账凭证表。下一页返回学习任务1

Excel账务初始设置根据发生的经济业务进行凭证处理，凭证处理的主要内容有：设置会计凭证表、填制凭证、试算平衡、凭证审核。（3）生成科目汇总表。将凭证表中所有具有同一级科目名称的科目汇总，生成一张科目汇总表。（4）生成账簿。运用“筛选”或“数据透视表”及函数应用的方法对记账凭证表中的数据进行分析，生成各类账簿。（5）设置并生成会计报表。根据设置好的账表生成资产负债表、利润表和现金流量表。所以，在使用Excel进行账务处理前，应先根据本单位的会计核算要求建立总账工作簿，设置会计科目表、科目余额表、录入期初余额等。上一页下一页返回学习任务1

Excel账务初始设置二、建立Excel会计科目表【技能与理论准备】1.会计科目名称与编码使用Excel进行账务处理，会计科目是必不可少的，因此，首先应建立会计科目表。会计科目名称与科目编码应一一对应，科目编码不能重复；建立科目时，应先建上级科目，再建下级科目；删除科目时，应先删下级科目，再删上级；已使用过的科目不允许删除。2.Excel数据表单（记录单）Excel会计科目录入的方法有两种：一种是直接在对应的单元格中录入；一种是采用“记录单”的方法录入。上一页下一页返回学习任务1

Excel账务初始设置由于直接录入的方法在Excel基础部分已作讲解，故此处采用“记录单”方式编辑科目表。Excel数据表单（记录单）可提供一种无须水平滚动即可输入或显示区域或列表中一整行信息的便捷方法。当数据区域有很多列以致不能一次在屏幕中完全容纳时，使用数据表单进行数据输入要比在工作表的列中输入容易得多。三、建立Excel科目余额表【技能与理论准备】科目余额表是用来记录所有科目本期余额和发生额的表格，能反映某一会计期间相关会计科目（账户）的期初余额、本期发生额、期末余额，为会计信息处理提供完善的数据。科目余额表的一般格式如表7-2所示。上一页下一页返回学习任务1

Excel账务初始设置四、录入Excel期初余额【技能与理论准备】1.期初余额的会计平衡关系本期所有总账科目借方期初余额合计数应等于贷方期初余额合计数。平衡公式：全部账户的借方期初余额合计=全部账户的贷方期初余额合计2.链接其他工作簿数据操作技巧在Excel中，有时需引用其他工作簿数据，若被引用工作簿已打开，则引用表达式为：上一页下一页返回学习任务1

Excel账务初始设置“[工作簿名.xls]工作表名！单元格名”；若被引用工作簿未打开，还需说明该工作簿在磁盘上存放的路径，引用表达式为：“驱动器名：\路径\[工作簿名.xls]工作表名！单元格名”。3.SUMIF函数SUMIF函数是条件求和函数，函数公式如下：=SUMIF（Range,Criteria,Sum_range）上一页返回学习任务2

Excel会计凭证处理一、设置Excel会计凭证表【技能与理论准备】初始设置完成后，按照账务处理程序，应将日常发生的经济业务填入记账凭证，进行凭证处理。凭证处理是会计核算的关键环节，在Excel中，通常采用会计凭证表的形式来输入和存放记账凭证清单。由于记账凭证是登记账簿的依据，因而设置及填制记账凭证工作表是日常账务处理环节的主要工作。凭证表中应设置的主要内容与手工记账凭证基本相似。二、自动生成Excel凭证编号【技能与理论准备】下一页返回学习任务2

Excel会计凭证处理1.会计凭证录入方法填制凭证是日常业务处理的重要环节，在已设置好的“会计凭证表”中，凭证的填制方法有两种：一是将各项目数据以手工制单的方式逐一填入对应栏目。采用这种方式不能体现Excel软件的自动计算功能，且录入工作量大，容易出错。二是对凭证表基本数据（时间、摘要、科目编码、金额）手工录入，而“凭证编号”、“科目名称”栏则通过设置公式的方式使其自动生成。采用这种方式可减少财务人员凭证录入的工作量，并降低出错概率。用会计凭证记录经济业务时，要对每笔经济业务进行编号，以便查找及核对。上一页下一页返回学习任务2

Excel会计凭证处理2.文本合并CONCATENATE函数用Excel进行凭证表填制时，采用CONCATENATE函数，以“年+月+日+业务顺序号”自动生成凭证编号。Excel文本函数中的CONCATENATE函数可用于将多个文本字符串合并为一个，函数公式如下：=CONCATENATE（Text1,Text2,…）三、Excel自动显示会计科目【技能与理论准备】1.Excel单元名称上一页下一页返回学习任务2

Excel会计凭证处理在会计信息系统中，科目编码尤为重要。科目编码与科目名称完全对应，且编码不能重复，必须是唯一的（而科目名称有重复的可能性）。为了便于Excel公式或函数的查找、引用与统计，可将会计科目名称、编码，在Excel进行单元名称的定义。2.逻辑函数IFIF函数用于执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。函数公式如下：=IF（Logical_test,Value_if_true,Value_if_false）3.VLOOKUP函数上一页下一页返回学习任务2

Excel会计凭证处理VLOOKUP函数用于搜索表区域首列满足条件的元素，函数公式如下：4.嵌套函数在某些情况下，可能需要将某函数作为另一函数的参数使用，这就是函数的嵌套。函数IF在Excel2003中Excel可以嵌套7层，在Excel2007及Excel2013中可以嵌套64层。上一页下一页返回学习任务2

Excel会计凭证处理四、填制Excel会计凭证表【技能与理论准备】将企业当期发生的各类经济业务按“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则编制会计分录（具体编制方法与手工会计相同）。上一页返回学习任务3

Excel试算平衡及凭证审核一、Excel会计凭证试算平衡【技能与理论准备】试算平衡分为发生额试算平衡和余额试算平衡两种。其中，发生额试算平衡是根据本期所有账户借方发生额合计与贷方发生额合计的恒等关系，检验本期发生额记录是否正确的方法。凭证审核是为了防止填制过程中的错误和舞弊行为，而对凭证的正确性和合法性进行检查核对。审核时，主要审核已填制完成的记账凭证是否与原始凭证相符、会计科目使用是否正确、业务发生金额是否准确等。下一页返回学习任务3

Excel试算平衡及凭证审核经济业务登记入记账凭证表后，根据“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，本期各账户借方发生额之和必然等于贷方发生额之和。平衡公式：全部账户本期借方发生额合计=全部账户本期贷方发生额合计二、Excel会计凭证审核【工作任务7-10】对德龙公司2008年12月凭证表进行审核。【工作过程】上一页下一页返回学习任务3

Excel试算平衡及凭证审核与手工会计相同，在Excel“会计凭证表”中已录入的会计凭证需要经过他人审核。审