2026年机关公文格式设置规范制度办法

2026年机关公文格式设置规范制度办法第一章总则第一条为进一步规范我单位机关公文格式，提高公文质量和办文效率，确保公文的严肃性、权威性和规范性，根据《党政机关公文处理工作条例》及国家有关最新标准，结合我单位实际工作情况，特制定本办法。第二条本办法适用于我单位各级部门在履行职能、处理公务过程中形成的各类正式公文，包括纸质公文和电子公文。电子公文格式应与纸质公文格式保持一致，具有同等效力。第三条公文格式设置应遵循准确规范、庄重美观、精简高效、便于识别、利于归档的原则。各级各类人员在公文拟制、审核、印制等环节，均须严格遵守本办法规定。第二章公文用纸及版面设置第四条公文用纸一般采用国际标准A4型纸。特殊形式的公文用纸规格，根据实际需要确定。第五条公文版面天头、地脚、左白边、右白边的设置应符合国家相关标准，确保页面布局合理、留白适宜。版心尺寸按国家相关标准执行。第六条公文行间距一般采用固定值，以保证正文内容清晰易读。字间距设置为标准字距。具体数值可根据字体字号略作调整，但应保持全文统一。第七条页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第三章公文各要素格式规范第八条份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。第九条密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。第十条紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。第十一条发文机关标志发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。第十二条发文字号发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。第十三条签发人上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号应编排在发文机关标志下空二行，与“签发人”处同一行，居左空一字。第十四条标题公文标题一般由发文机关名称、事由和文种组成。编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。标题一般用2号小标宋体字。第十五条主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见本办法第二十二条。第十六条正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文内的附件名称后不加标点符号。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文时，应当注明中文含义。文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十七条附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。第十八条发文机关署名、成文日期和印章发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称。成文日期指会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。第十九条附注附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。第二十条附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。第二十一条抄送机关抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于印发机关和印发日期之上一行，居左空一字，用4号仿宋体字标注“抄送”二字，后标全角冒号和抄送机关名称。回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。第二十二条印发机关和印发日期印发机关和印发日期指公文的送印机关和送印日期。编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用4号仿宋体字标注。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。第二十三条页码见本办法第七条。第四章公文印制与装订要求第二十四条公文印制必须确保字迹清晰、套印准确、版面整洁。印刷应使用符合档案管理要求的纸张和油墨。第二十五条公文应当左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的公文应当：（一）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm。（二）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。（三）骑马订钉锯均订在折缝线上。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。第五章其他注意事项第二十六条公文中的横排表格，应使表格的表头在横排表格的上方，允许在页面下方向上翻印，即“表注”在下方。第二十七条公文中如有计量单位，应当使用国家法定计量单位。第二十八条本办法未尽事宜，按照国家最新公文处理相关标准和规定执行。如遇特殊情况，需由单位办公室根据实际情