第三章-会议管理

第三章会议管理第一节会议概述

一、会议的含义

会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议是人类群体的活动，至少有三个人共同参与；与会的人们要以一定方式聚合在一起，要谋面或者以其他方式聚集；目的是议事，要讨论和解决各种问题；这种行为或过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。二、会议的功能实现信息的多向即时传递；有效聚合分散的意志和智慧；深化或统一认识；沟通感情；处理事务。三、会议的种类按时间方面的规定性，可分为定期和不定期两类；按出席对象，可分为联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等；按功能性质，可分为决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、动员性、纪念性等；按议题性质，可分为专业性、专题性、综合性等；按照规模大小，可分为特大型（万人以上）、大型（数千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）等；按会议采用的方式手段，可分为常规会、广播会、电话会、电视会等；按与会者的国籍及议题的范围，可分为国内会议和国际会议等。四、会议要素会议要素有两类，一类是基本要素，即所有会议所必有的；另一类是其他要素，即可供选择的，并非为所有会议所共有。会议基本要素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、事项（议题）、议程、信息（情况、观点、结论、对策等）、会议规则、实现信息有效传递所需要的基本物质条件（会场和其他设施等）。其他要素包括：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等。第二节会议的组织一、会议规则的制定

会议规则又称为会议的组织规则，是会议组织活动的指导原则、行为规范。它规定了会议的召开（谁，何时）、组成、议事程序等方面的规则。遵循会议规则的必要性：

制定并遵行会议规则有助于会议的合法、有效。有了会议规则，会议的组织就有了明确的指导思想和准则，可有效规范与会各方的行为，维护各方面的合法权益，减少各类争执，避免议而不决、决而不行，为会议的质量与效率确立保障。一、会议规则的基本组成1.关于召开会议的条件2.关于会期3.关于会议的人员组成4.关于有关机构5.关于会议议程6.关于讨论发言7.关于表决8.关于有效决议的条件限制9.关于会议记录及其他会议文件10.关于会议经费二、会议组织职责（一）主持人的组织责任通过领导、指导、监督检查各项组织工作，完善会议要素，为会议的合法、有效创造条件，引导会议达到既定目标。（二）会议管理者的组织责任1.组织制定或修订会议规则2.提出会议计划3.组成各种必要的秘书、服务、办事机构，明确其职责，确定其主要的组成人员4.组织各方面工作人员完成会前准备工作并予以有力的监督检查。5.组织完成会间各种保障性、服务性工作。6.处理会后的善后事宜。（三）会议秘书机构的组织责任1.协助制定会议计划2.通知与会3.布置会场4.起草、印发各种文件材料和票证5.组织签到，编制分组名单6.具体安排与会者座次7.做好表决的准备工作，协助做好开票、监票、计票工作8.进行会议报道工作9.编写简报，作好记录10.安排摄影、录音、录像、发奖、接见等活动11.会议文件立卷归档12.其他有关领导交办的事项九段秘书：一段：发通知

发电子邮件通知，再准备会议用品，然后等待开会时间；二段：抓落实

发通知后再打电话给参会人员确认参会时间；三段：重检查

会前30分钟提醒参会人员，特殊情况及时汇报；四段：勤准备

提前测试投影、电脑、音响，并在门口贴上会议时间；五段：细准备

提前了解会议性质和议题，准备相关资料给参会人员；六段：做记录

会议过程中做详细会议记录，在得到允许后做录音备份；七段：发记录

会后整理会议记录给领导，并请示是否发给参会人；八段：定责任

将会议确定相关事项一对一落实责任人，经当事人确认后形成书面备忘录；九段：做流程

把上述过程做出标准化会议流程，让所有秘书都可以透过标准化流程把会议做到九段，透过机制打造组织执行力，不断的复制和超越自己。三、会前的组织工作（一）会前组织工作的基本要求1.充分2.周密3.安全（二）会前准备工作的主要内容

1.确定会名、宗旨、会期、会址、出席范围、出席人数及名额分配办法。

2.编制并报请主管部门审批会议计划，填报预算表。

3.印发票证。

4.成立筹备机构并明确职责分工。

5.确定议程和具体日程安排。

6.向与会者发出通知。

7.布置会场。

8.准备各种文件材料。

9.确定与会者分组名单，编排座次。10.准备好必需的物品。

11.完成保卫、保密措施的准备工作。

12.发言、投票、集体摄影的准备。

13.食宿、医疗、交通、文娱活动的安排。

14.会前在会场上的签到和文件分发工作等。四、会间的组织工作会间的组织工作是在会议进行中所做的组织工作。（一）会间组织工作的基本要求主动、周到、有序、有效。（二）会间组织工作的主要内容1.以多种形式组织与会者签到。2.确定会议具体日程安排并告知与会者。3.根据情况变化做出应变处理。4.维持会场秩序。5.做好会间服务、接待工作。6.组织分组讨论。7.分发会议文件，做好会议记录，编写会议简报，做好会见报道工作。8.做好会间各方面的联络工作。9.落实各项保卫、安全措施。10.会议结束的准备。五、会后的组织工作（一）会后组织工作的基本要求：迅速、妥善（二）会后组织工作的主要内容1.形成会议纪要。2.按计划组织与会者退场或离会，必要时组织力量送行。3.清退房间、收拾会场，归还借用的设备用品。4.做好财务结算。5.总结会议经验教训，表彰或批评有关人员，形成会议小结。6.慰问有关人员。7.会议文件的收退及立卷与归档。8.会议新闻报道。9.制定监督检查会议执行情况的措施。10.向上级汇报会议组织工作的情况。六、会议组织工作的方法技巧（一）会议通知的发送（二）会址选择（三）会场布置（四）会议主席台座次的编排（五）会议报到工作的组织（六）会议签到的组织（七）会议接待中央和国家机关会议费管理办法（2016）第六条中央和国家机关会议分类如下:一类会议。是以党中央和国务院名义召开的,要求省、自治区、直辖市、计划单列市或中央部门负责同志参加的会议。二类会议。是党中央和国务院各部委、各直属机构,最高人民法院,最高人民检察院,各人民团体召开的,要求省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅(局)或本系统、直属机构负责同志参加的会议。三类会议。是党中央和国务院各部委、各直属机构,最高人民法院,最高人民检察院,各人民团体及其所属内设机构召开的,要求省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅(局)或本系统机构有关人员参加的会议。四类会议。是指除上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议,包括小型研讨会、座谈会、评审会等。第七条中央和国家机关会议按以下程序和要求进行审批:一类会议。应当由主办单位报经党中央和国务院批准。会议总务、经费预算及费用结算等工作分别由中共中央直属机关事务管理局(以下简称中直管理局)和国家机关事务管理局(以下简称国管局)负责。二类会议。党中央和国务院各部委、各直属机构,各人民团体应当于每年12月底前,将下一年度会议计划(包括会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等)送财政部审核会签,按程序经中央办公厅、国务院办公厅审核后报批。各单位召开二类会议原则上每年不超过1次。三类会议。各单位应当建立会议计划编报和审批制度,年度会议计划(包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等)经单位领导办公会或党组(党委)会审批后执行。四类会议。由单位分管领导审核后列入单位年度会议计划。年度会议计划一经批准,原则上不得调整。对党中央、国务院交办等确需临时增加的会议,按规定程序报批。第八条一类会议会期按照批准文件,根据工作需要从严控制;二、三、四类会议会期均不得超过2天;传达、布置类会议会期不得超过1天。会议报到和离开时间,一、二、三类会议合计不得超过2天,四类会议合计不得超过1天。第九条各单位应当严格控制会议规模。一类会议参会人员按照批准文件,根据会议性质和主要内容确定,严格限定会议代表和工作人员数量。二类会议参会人员不得超过300人,其中,工作人员控制在会议代表人数的15%以内;不请省、自治区、直辖市和中央部门主要负责同志、分管负责同志出席。三类会议参会人员不得超过150人,其中,工作人员控制在会议代表人数的10%以内。四类会议参会人员视内容而定,一般不得超过50人。会议费综合定额标准如下:单位:元/人天（综合定额标准是会议费开支的上限）伙食费，除出差到西藏、青海和新疆定为120元每天之外，其他各地标准大多为100元。第二十七条严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。各单位应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果。不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。第三节会议控制

一、会议数量控制二、会议质量控制三、会议进程控制四、会议成本控制一、会议数量控制(一)会议数量控制的意义滥用会议方式造成会议泛滥成为会议数量失控的主要表现，对会议数量的控制就常常表现为努力减少会议。

会议泛滥武汉市一市直单位反映，仅去年全年，该单位就接到了1300多个开会通知，平均每个工作日要开5个会。还有基层干部坦言，“每天都疲于奔会，最多一天要开9个会，根本腾不出时间来办实事，工作只能晚上加班做”。必须对会议数量加以控制，改变或多或少现象，机关的管理工作才能真正有效率有质量。（二）造成会议泛滥的主要原因1.领导者的领导水平不高，掌握的工作方式有限。2.官僚主义作崇。3.机关内部机构设置不合理，事权过于集中或分散。4.会议自身质量低劣，效果差，议而不决，决而不行。5.会风不正。（三）控制会议数量的主要方法措施1.提高各级领导者的素质，提高其领导水平。2.合理设置机构。3.建立严格实施会议审批标准和审批权高度集中的制度。4.建立会议协调安排机制。5.全面控制会议质量。6.加强会议成本控制，严肃财经纪律。7.对例行会议做定期检查分析。

二、会议质量控制质量标准（一）衡量会议优劣的主要标准必要，即会议是否有召开的客观必要性；端正，即会议目的是否端正，会议风气是否端正；适时，即召开会议的时机是否已经成熟；适度，即会议的规模和规格是否适度，绝不小会大开，随意升格；简短，会议节奏是否紧凑，尽可能化繁为简，绝不短会长开；有备，即会议是否有备而开，各项准备工作务必充分；有序，即会议是否守法守则，一切应有条不紊依序进行；有术，即主持人及各类与会者是否视会议为一种艺术；有效，即会议是否有正面的实际效果。（三）提高会议质量的主要方法措施1.严格执行会议审批制度。2.建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。3.科学、有效、充分的做好会议准备工作。4.主持人和与会者应具有足够的权利和明确的责任。5.严格控制会议人数。6.保证会场秩序。7.议题应集中，日程务必高度紧凑。8.以各种方式培训与会者。9.以切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程。10.充分利用现代化的技术手段，提高信息传递的效率与质量。11.提高会议主持人控制会议进程的能力和水平。三、会议进程控制（一）会议进程控制责任对会议进程控制的主要责任者就是会议的主持人，以及专门的会议管理者，其中主持人的责任更为直接和重要。会议管理者的责任：以多种形式了解会议动态，了解与会者的建议、意见和要求，及时向主持人报告，以各种方法纠正偏向，引导会议按规定程序进行或根据已经变化了的情况，调整议程，使会议取得更好的效果。会议主持人的责任：1.检查会议的召开是否合法。2.检查与会者是否具有合法的权利。3.维持会场秩序，保证会场安静、安全，使会议顺利进行。4.掌握讨论时间，安排发言顺序和发言时间、停止讨论、组织表决。5.监督表决过程，宣布表决结果。6.监督会议记录工作。7.依法处置各种动议和偶发事件。8.以各种方式了解会议动态，根据实际需要调整议程等。（二）会议进程控制的一般方法技巧技巧1.会议召开之前，主持人必须认真研读有关文件材料。2.主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间。3.积极支持与会者的创造精神。4.主持人在与会期间应避免同其他与会者发生争论。5.在组织讨论时，应规定讨论与不讨论的界限，给每位与会者以平等的发言机会与权利。6.应善于对各种发言进行比较、鉴别、综合和分析，正确集中大家的意见。7.当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议。8.多议题会议的议题安排次序应科学合理。9.会议较长时，应安排短暂的休息并掌握好时机。10.避免或减少与会者中途退席。11.除非必要，一般不宜变更议程。12.主持人应声音洪亮，举止得体。13.当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态。14.注意创造与会议性质相适应的会议气氛。（三）会议进程控制的特殊方法技巧政策研讨会“中国房地产政策高峰会”1.主持人与其他与会者应是一种完全平等的关系。2.不要过度限制讨论问题的范围。3.要注意巧妙的综合与会者的发言。4.要将可行性方案的论证列为重点，从时间方面给予保证。5.不要压制不成熟、不成体系的意见。6.要善于在众多的意见中去寻找和强调一致性。7.汇总意见时不要“一言堂”，要发动大家都来归纳概括。8.意见成熟时要抓紧确认，通过规定的程序形成政策。对策性会议1.事先认真检查讨论一下是否真有召开的必要性。2.必须使会议目标高度具体化。3.必须尽快将有关情况搞清楚，绝不能推测情况。4.要让与会者充分发表意见，不要着急作价值判断5.作决断时一定要讲清楚判断的标准和依据。6.方案务必具体，能执行，可具体操作。7.不必着急追究事故的责任者。8.最好不用表决方式确定方案，要由有权作出决定的人决定。9.不能完全就事论事，注意可能的连带反应。协调性会议1.决不可以任何方式有意或无意制造新的对立。2.主持人必须真正不偏不倚，而且必须有一定的权威。3.会议上绝不能跑题，只能谈与议题直接相关的问题。4.认真捕捉各方的共同点，适时强调这些共同点。5.禁止“演讲”。6.只接受真正行得通的方案。7.不要强求通过主持人的意见，以免使其成为某一方的对立面。8.要善进良言，先肯定各方，再陈明利害和缺失。9.注意清楚“扯皮”因素。四、会议成本控制（一）会议成本

会议成本即一次会议所需费用的总和。计算会议成本有利于控制会议数量，提高会议效率，节省时间与资金。会议成本=2A×B×TA为与会者的平均工资（以小时计）的3倍；B为与会人数；T为会议时间（以小时计）。

上述公式实际上只计算了会议的直接成本，未将会议效果计入，若会议无效果或产生错误决策，为该会议支付的全部费用将比直接成本高昂得多。（二）会议成本控制方法强化了人们的会议成本观念、时间观念和效率观念，不仅减少了会议的有形和无形的支出，而且简化和减少了会议，提高了会议的效果。第四节正确与会的方法一、对与会者的基本要求1.开自己应当开的会，不参加无关的会。2.认真尊行会议规则与其他纪律要求。3.要有一种正常的心态。4.会前认真准备。5.发言应紧扣议题。6.不重复其他与会者的发言。7.勇于提出不同意见。8.积极认真的倾听别人的发言。9.在讨论问题和综合决议草案时，应积极明确的表明态度。10.积极配合主持人的工作。11.发言时尽可能不照稿宣读。12.学会使用现代化会议手段，掌握各种设备工具的使用方法。13.会议休息时，最好暂时讨论，放松身体。二、汇报工作的技巧1.内容贴切，简短。2.讲究内容的表达次序。在汇报任务执行结束时，要先讲结论，再讲理由，再讲过程。在作阶段性情况汇报时，要先讲概述，再讲现状，再谈存在的问题，最后讲自己新的打算、设想。汇报动态性的情况时，要先讲概貌，再讲对方关注点的详细情况，作出简短分析，最后交代一下材料的出处。汇报工作方案时，要先讲目的原因，再谈具体方案，接着谈可行性，并对各方案进行对比分析，然后介绍可能的困难和问题，最后提出审议的要求。三、讲话的方法技巧1.内容不能超出议题范围，而且应当讲大家所关注的。2.内容要有知识性，应当是自己所熟悉的事物。3.内容要有新意。4.主题要鲜明、集中、突出。5.例证一定要能打动人。6.论证要深刻有力。7.感情要深厚。8.层次要清楚。9.篇幅要尽可能简短，而且有伸缩的余地。10.语言要通俗。11.语言要生动。12.注意提高“讲”的艺术性。中央八项规定2.要精简会议活动，切实改进会风，严格控制以中央名义召开的各类全国性会议和举行的重大活动，不开泛泛部署工作和提要求的会，未经中央批准一律不出席各类剪彩、奠基活动和庆祝会、纪念会、表彰会、博览会、研讨会及各类论坛；提高会议实效，开短会、讲短话，力戒空话、套