公司往来款管理办法

公司往来款管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司往来款项的管理，加速资金周转，防范经营风险，确保公司资产安全，提高资金使用效益，依据国家相关财经法律法规及公司财务管理制度，特制定本办法。第二条定义本办法所称往来款，是指公司在生产经营过程中与外部单位（包括客户、供应商、合作伙伴等）及内部员工之间发生的，尚未结清的应收、应付款项，主要包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。第三条适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构的所有往来款项的发生、核算、清理和监控等管理活动。第四条管理原则往来款管理遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责：财务部为往来款管理的归口部门，各业务部门是其业务范围内往来款的直接责任部门。（二）合法合规，防范风险：往来款的发生与结算必须符合国家法律法规及公司内部规定，有效防范信用风险和资金风险。（三）及时清结，提高效率：往来款项应及时清理结算，避免长期挂账，加速资金周转。（四）责任到人，强化考核：明确各环节责任人，将往来款管理纳入相关部门及人员的绩效考核。第二章组织与职责第五条财务部职责财务部是公司往来款管理的职能部门，主要职责包括：（一）制定和完善公司往来款管理相关制度和流程。（二）负责往来款的会计核算，确保账务清晰、准确。（三）定期对往来款进行清理、对账、分析和风险评估。（四）督促业务部门及时催收应收账款，办理应付账款的审核与支付。（五）对长期挂账、异常往来款进行跟踪管理和报告。（六）配合内部审计及外部检查工作。第六条业务部门职责各业务部门是其业务活动所产生往来款的直接责任部门，主要职责包括：（一）在业务开展前，对合作方的信用状况进行评估（尤其是大额或长期合作）。（二）严格按照合同约定或公司规定办理业务，确保往来款的真实、合法。（三）负责本部门应收账款的及时催收，确保款项按期收回。（四）负责本部门应付账款的核对与确认，提供合法合规的付款依据。（五）及时清理本部门发生的其他应收款（如员工借款等）。（六）配合财务部进行往来款的对账与清理工作，提供相关资料。第七条其他相关部门职责（一）法务部门：负责对重要合同的法律风险进行审核，协助处理往来款相关的法律纠纷。（二）采购部门：负责供应商的选择、评估及采购合同的执行，配合应付账款的管理。（三）销售部门：负责客户的开发、维护及销售合同的执行，是应收账款管理的主要责任部门。（四）人力资源部：负责员工借款等内部往来的管理与督促清还。第三章应收账款管理第八条事前控制（一）客户信用评估：销售部门或相关业务部门在与新客户建立合作关系前，应收集客户基本信息，对其信用状况、经营能力、财务状况等进行评估，必要时可要求客户提供担保。信用评估结果作为确定合作方式、信用额度和结算方式的重要依据。（二）合同管理：所有业务往来应尽可能签订书面合同，明确品名、数量、价格、付款方式、付款期限、违约责任等条款。合同签订前须履行相应的审批程序。第九条事中管理（一）发货与开票：严格按照合同约定发货，发货后及时开具符合规定的发票，并传递给客户，同时做好记录。（二）台账管理：业务部门应建立应收账款台账，详细记录客户名称、发生日期、金额、约定付款日、实际付款情况等信息，并定期与财务部对账。（三）跟踪与提醒：业务部门应在款项到期前，主动与客户联系，提醒其按时付款。第十条事后催收与清账（一）逾期催收：对于逾期未付款项，业务部门应立即进行催收。催收可采取电话、函件、面谈等多种方式，并做好催收记录。（二）分级处理：根据逾期时间长短和金额大小，采取不同的催收策略。对重大或疑难逾期款项，应及时上报公司领导，并可考虑采取法律途径解决。（三）坏账处理：对于确实无法收回的应收账款，应按照公司坏账核销管理规定，履行审批程序后进行核销。核销后仍需保留追索权。第四章应付账款管理第十一条付款依据审核（一）采购或接受服务完成后，业务部门应及时取得合法、合规的发票及相关原始凭证（如入库单、验收单、合同等），并对其真实性、准确性、完整性进行初步审核。（二）财务部对业务部门提交的付款申请及附件进行复核，重点审核手续是否齐全、票据是否合规、金额是否准确、是否符合合同约定。第十二条付款审批与执行（一）付款申请应按照公司资金支付审批权限及流程办理。（二）财务部根据审批通过的付款申请，结合公司资金状况，统筹安排付款。原则上应在合同约定的付款期限内支付，以维护公司良好信誉。（三）付款方式应优先选择安全、高效的方式，并符合公司相关规定。第十三条对账与争议处理（一）财务部应定期与供应商进行应付账款对账，确保双方账目一致。（二）对发现的差异或争议，应及时与供应商及相关业务部门沟通核实，妥善解决。第五章其他往来款管理第十四条员工借款管理（一）员工因公务需要借款的，应填写借款单，注明借款事由、金额、预计还款日期，按审批权限报批后办理。（二）借款应专款专用，不得挪作他用。公务结束后，应在规定期限内及时报销冲账或归还余款。（三）财务部应定期清理员工借款，对超期未还或未报销的借款进行提醒和催收。第十五条其他应收、应付款管理（一）除应收账款、应付账款、员工借款以外的其他应收、应付款项，如押金、保证金、代收代付款项等，均应按类别建立台账，详细记录发生原因、金额、期限等。（二）此类款项应及时清理，不得长期挂账。对于性质不明或长期未结算的款项，财务部应会同相关部门查明原因，及时处理。第六章风险控制与监督第十六条风险识别与防范各部门应加强对往来款风险的识别，重点关注客户信用恶化、供应商履约能力下降、合同条款不清晰、资金回收困难等风险点，并采取相应的防范措施。第十七条定期对账与分析（一）财务部应按月、按季对往来款进行全面对账，确保账账相符、账实相符。（二）定期对往来款的账龄、结构、风险状况进行分析，编制往来款分析报告，报送公司管理层。对异常情况及时预警。第十八条内部监督与审计公司内部审计部门应定期或不定期对往来款管理情况进行审计监督，检查制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。第七章责任追究第十九条责任追究对于在往来款管理过程中，因工作失职、渎职、违规操作等原因造成公司资金损失或不良影响的，公司将根据情节轻重及损失程度，对相关责任人进行问责，包括但不限于经济处罚、行政处分等；