档案管理系统需求样本

档案管理系统需求

一、硬件系统配备需求（依照实际需求更改）

本次招标硬件系统涉及如下内容：

硬件配备方案

序号名称型号数量备注

1档案服务器IBMX3650M21机架式

UNISTORENNAS92004

2存储设备1清华紫光NAS存储器、

块500G硬盘

3高速文档扫描仪虹光Avision1具备双页扫描

以上硬件配备品牌仅供参照，不局限于此配备。

二、软件平台

投标人需要依照公司规定制定详细解决方案。

特别声明：项FI实行完毕后，此项H软件平台产权属公司所有。

三、项目工期

订立合同2个月内竣工。

四、系统总体功能规定

1.建设原则

开放性原则

电子档案管理系统除了完毕本系统内各种业务工作之外，还应可以与其她系统互联。在系统

设计中，采用数据接口技术并考虑软件系统后来扩充问题，将该软件系统设计成一种可扩

充开放性系统。

扩展性原则

在该软件系统设计中，所有产品（涉及软硬件）选型及配备都应充分考虑到整个系统可扩展

性。系统将满足随着业务不断发展而随时增长顾客及软硬件产品需求。

安全性原则

在系统设计中，采用良好安全机制;在数据传播中，选用当前成熟数据加密技术保证数据安

全;在网络上，选用多层构造技术。同步，运用大型数据库安全性能保证存储数据安全。

先进性原则

采用先进成熟技术，保证系统先进性和实用性。

规范性原则

开发过程控制、开发技术、系统编码、文档应规范化，并遵循相应国内外原则。开发结束，需

要提供必要文档资料。

可靠性原则

保证系统可靠运营和在升级过程中以便快捷。

2.系统总体功能规定

基本规定

1.档案管理软件应具备数据录入、整顿编目、数据转换、检索查询、记录报

表、借阅管理、权限设立、系统设立、数据维护、销毁管理、光盘制作、WEB查

询系统、全文检索模块、在线辨认（OCR）等基本功能，并能辅助实体管理及依

照特殊需求增扩其她相应功能。

2.档案管理软件功能设计必要符合国家关于档案工作和计算机信息系统管

理法律法规和业务技术原则。

3.档案管理软件安装和使用，必要具备严格安全保密机制。

4.档案管理软件应具备良好实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面和谐,

用语规范，操作简朴，使用以便。

5、档案管理软件应具备较强数据独立性，保证在软硬件环境发生变化时数

据完整、安全迁移及有效运用。

6、档案管理软件应配有完备安装与使用技术资料，重要涉及：系统阐明、

使用手册、安装程序、培训手册等。

（一）数据录入功能

数据录入模块应当具备如下功能，可在自定义界面下录入、编辑修改各种档案数据以及完毕

档案文本与各种电子档案原件（扫描光栅图或矢量图）挂接。在此处可完毕项FI录入、案卷

录入、文献录入等工作。

1.数据录入功能和流程应当如上图所示，档案人员在进行项目、案卷和文献

录入工作时，系统应提供添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，并可任意

指定某一记录进行复制。

2、修改后重归档功能应当可以使被修改后电子档案替代掉旧档案，使电厂

顾客可以在检索查询时直接浏览到修改后新电子文献。同步，记录了修改信息和

旧档案，以备电厂顾客对档案修改状况跟踪。

3、电子文献批量挂接功能可以将档案人员已录入档案记录和电子档案原件

依照某种规则自动相应，以使电厂查询顾客可以在检索到档案条目同步浏览电

子原件。

（二）整顿编目功能

整顿编H某些应具备如下功能：对未归档文献、资料、图纸管理、存储和预归档（分类组卷），

并可为电厂顾客提供.上述未归档文献检索、查询和运用。对于在公文流转过程中产生文献和

设计过程中产生图纸文献：可由办公人员、设计人员或档案人员先录入到暂时整编库中，到

一定阶段由档案管理人员进行整顿编目，编目后再由暂时库转入正式档案库中，供检索运

用。

档案或文书人员

办公人员

设计人员

整顿编目某些针对已整顿卷内文献和待编目案卷应提供添加、编辑、删除、加入

当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等功能。可以对电厂顾客提交文献、资料、图

纸进行存储和预归档（分类组卷）。未归档文献所有信息均应放在系统未归档库

中，并可以有电厂顾客通过检索查询子系统对未归档库进行检索查询。

在整顿编目某些中，档案管理员可以对未归档走中文献信息进行审查等工作，

审查合格文献和案卷可以通过编目等操作进行归档，归档后档案应存入已归档

库中。

（三）系统设立功能

系统设立功能应符合公司档案管理规范和需求，档案管理员应当可以对档

案类型，数据库构造，顾客录入界面，分类办法等进行自由定义。

♦系统设立应具备如下功能：

♦自定义档案类型

♦档案管理员可依照本单位档案管理规定，建立所需档案类型

♦自定义数据库构造

♦档案管理员可对系统默认项目库、案卷库和文献库字段进行任意编辑，以满足我单

位档案管理需求。档案管理员可分别对已建立好项目库、案卷库和文献库构造定义

其录入和查询界面，如自定义字段排列位置和显示大小，并且可以定义字段输入

方式、下拉选取框、初始值、字段组合、字体等功能。

♦分类表管理

♦档案管理员可依照本行业档案分类规范建立相应树型分类构造（分类表）。任意添

力口、添加子项、删除、删除子项分类字及其内容（含义），并可任意选取分类字连

接符，还可以从参数表中挂接分类项。

♦日记库维护

系统提供日记库可满足档案管理人员对档案管理系统监控并为档案各项记

录提供根据•<>

♦代码表设立

档案管理员可对代码表进行新建、修改、录入、删除等操作。

（四）数据转换某些

数据转换是指：顾客可以通过该模块将顾客此前或正在应用其她管理软件

所录入档案数据,转换到档案库中来。

（五）权限设立某些

档案管理人员可通过权限设立某些对网上每一种顾客及其权限、以及本单位各

部门或专业对档案权限等进行一系列灵活设立，并可细化到某一案卷和文献权

限（如：该文献与否可浏览、下载和借阅等），也可觉得某一顾客暂时赋权。

（六）销毁管理某些

销毁管理某些功能为：容许顾客对通过鉴定旧档案进行销毁解决，即从档

案库中删除，同步在系统日记中记录销毁信息（如申请人、批准人、销毁因素、

销毁日期等），以便于对从前销毁操作进行检索。

鉴定销毁流程应当下图所示:

档案管理员

领导鉴定◄-------打印鉴定销毁申请单

（七）借阅管理某些

借阅管理某些功能应涉及：借阅、归还和催还，并可以打印借阅单和催还

单。还可以对电厂顾客借阅状况，以及网上电厂顾客对档案查询和运用状况进行

以便地记录和打印。

借阅管理某些应分为纸介质档案借阅管理和电子档案检索记录两某些。借阅流程应如下图所

示：

（八）检索查询某些

检索子系统重要是对本系统所管理各类档案进行各种方式检索、浏览和下

载。电厂顾客在查询时可按：分类、工程项目、案卷、文献、进行各种条件组合

检索，也应提供卡片检索等方式，此外，检索查询某些应支持对顾客库和日记

库也可进行组合检索，并可以打印检索成果。

电厂顾客在档案系统中检索，只要权限容许，应可以直接浏览到所需信息

原文，甚至于下载到本地机供顾客运用。

该模块中检索查询应均受到权限设立子系统中顾客和档案权限限制。

（九）记录报表某些

通过记录报表某些，档案管理人员应可以完毕档案工作所需任意报表设计

和打印工作。该某些应当有较强大报表设计功能，可以打印和记录各种档案数据,

并可以灵活定义记录项和检索条件等。

该系统应当可以打印所有档案管理所需信息，例如：卷内目录、案卷目录、

备考表等。

（十）光盘制作某些

光盘制作某些应全面支持由国家科技部、国家档案局、国家技术质量监督局

等几家单位联合制定CAD文献光盘存储原则，可以对原则格式光盘进行数据读

入、数据输出及检索，并可将档案数据按照上述原则格式直接存储在光盘中。形

成光盘档案应可以用于数据互换和电子档案脱机保管。

（d■•一）WEB查询系统

WEB检索子系统某些应作为本单位档案信息发布、查询和下载运用平台，既

可独立使用，也可嵌入我单位主页，为电厂顾客检索查询提供了极大以便。

•WEB查询系统应有如下功能：

•B/S构造，客户端不必安装任何软件，便于维护和升级。

•可与电子档案数据库连接，进行档案信息查询和运用。

•对档案检索查询权限完全受档案管理软件中权限设立控制，充分保证档案安全性。

•模糊检索功能。

•可支持我单位图形图像等电子文献浏览和显示

可■外挂浏览器和中文库。

（十二）数据转换某些

数据转换某些应可以满足如下需求：档案管理人员在客户机上进行档案数

据备份和恢复工作，而不用去操作服务器上数据库系统，应对档案数据安全性

提供良好保障。

数据转换流程应如下图所示:

备份到硬盘

务份/恢复速加

恢复到数据库

枷2出盅

数据转换某些还应提供备份/恢复日记，以供档案管理员查询。

（十三）全文检索模块

系统应具备专业全文检索模块，可觉得顾客实现属性查询、同义词查询、有

关文献提示等老式数据库查询方式无法实现智能检索功能。

全文检索系统应内嵌