人员离岗离职信息安全管理制度

人员离岗离职信息安全管理制度前言在当前数字化时代，人员流动已成为组织发展中不可避免的常态。员工的离岗或离职，无论出于何种原因，都可能伴随信息资产的转移、访问权限的遗留以及潜在的信息安全风险。为规范人员离岗离职过程中的信息安全管理，明确各相关方的责任与义务，保护组织信息资产的完整性、保密性和可用性，特制定本制度。本制度旨在为组织构建一道坚实的信息安全防线，确保人员变动不会对组织的核心信息资产造成不必要的泄露或损害。一、适用范围本制度适用于组织内所有因各种原因（包括但不限于辞职、辞退、合同到期不续签、退休、调动、长期休假等）离开其原有工作岗位或与组织解除/终止劳动关系的人员。二、各相关方职责（一）人力资源部门人力资源部门作为人员离岗离职流程的牵头管理部门，应负责及时将员工离岗离职信息（包括预计离岗日期、实际离职日期等）书面通知其直接主管、IT部门（或信息安全管理部门）及其他相关业务部门，并督促各环节按规定执行信息安全相关操作。同时，人力资源部门负责与离岗离职员工进行离职面谈，重申保密义务，并确保相关保密协议、竞业限制协议（如适用）的签署与履行。（二）直接主管员工的直接主管是离岗离职信息安全管理的第一责任人。在员工提出离岗申请或组织决定与员工解除劳动关系后，直接主管应立即启动信息安全交接流程，明确交接内容、范围和要求，监督员工完成工作及信息资产的交接，并对交接过程的完整性和安全性负责。直接主管需确保员工在离岗前所负责的敏感任务已妥善安排，重要文档、数据资料已按规定归档或移交给指定人员。（三）IT部门/信息安全部门IT部门或信息安全部门负责根据人力资源部门及直接主管提供的信息，对离岗离职员工的信息系统访问权限进行全面审查和及时清理。这包括但不限于操作系统账号、应用系统账号、电子邮箱、网络访问权限、VPN权限等的禁用或删除。同时，负责回收员工使用的组织配发的IT设备（如电脑、笔记本、手机、U盘、移动硬盘等），并对设备中的数据进行备份（如必要）、清除或安全擦除处理，确保组织信息不被非法携带或留存。（四）离岗离职员工离岗离职员工应积极配合组织完成各项离岗离职手续，严格遵守信息安全管理规定。在离岗离职前，须按要求整理并移交所有属于组织的信息资产，包括纸质文档、电子数据、存储介质以及各类账号密码等。不得私自复制、拷贝、带走或销毁组织的敏感信息和核心数据。同时，应自觉履行保密义务，不得泄露在任职期间知悉的组织商业秘密、技术秘密及其他未公开信息。三、离岗离职信息安全管理流程（一）离职申请与审批阶段1.员工提出书面离职申请，或组织做出辞退/终止合同决定后，人力资源部门应在第一时间将此信息同步至员工直接主管及IT/信息安全部门。2.直接主管在接到通知后，应立即评估该员工所掌握信息资产的重要性及潜在风险，并制定针对性的交接计划。（二）离岗交接阶段1.工作交接：在直接主管的监督下，离岗离职员工需将其负责的工作任务、项目进展、客户资料、技术文档等与指定的接任人员进行详细交接，并形成书面交接记录，经双方签字确认后提交直接主管审核存档。2.信息资产交接：*纸质资料：所有与工作相关的纸质文件、笔记、报告等，应按规定整理、归档或移交给指定人员。涉及敏感信息的纸质资料，应按保密规定进行处理。*电子数据：存储在个人工作电脑、服务器、云端或其他存储介质中的工作文件、数据、代码等，需拷贝至指定的共享存储空间或移交给接任人员，并删除个人设备中的副本。*存储介质：组织配发的U盘、移动硬盘、光盘等存储介质，必须全部交还IT部门。*系统账号与密码：记录并移交其掌握的所有与工作相关的系统账号、密码信息（经直接主管确认必要的）。（三）离职手续办理与权限清理阶段1.IT设备回收与数据处理：离岗离职员工在办理离职手续时，须将组织配发的所有IT设备（电脑、笔记本、手机、门禁卡、钥匙等）交还IT部门。IT部门在接收设备后，应对设备进行检查，确认无物理损坏，并根据信息安全策略对设备硬盘进行数据清除或安全擦除操作。如需要保留设备用于后续审计或其他用途，应确保数据已被安全隔离。2.访问权限注销：IT/信息安全部门根据人力资源部门提供的离职证明或书面通知，在员工最后工作日前，完成对其所有系统访问权限的注销或禁用操作，并记录操作日志。关键系统的权限变更需进行双人复核。3.邮箱与通讯工具处理：注销或禁用员工企业邮箱，设置邮件自动转发（如必要），并通知相关联系人。清理员工在组织内部通讯群组中的权限。（四）离职后管理1.保密提醒：人力资源部门在与离职员工办理最后手续时，应再次提醒其履行保密义务，告知其违反保密协议可能承担的法律责任。2.竞业限制（如适用）：对于签订了竞业限制协议的员工，人力资源部门应明确告知其竞业限制期限、范围及补偿等相关事宜。3.后续监控：信息安全部门可根据需要，对离职员工在离职前一段时间内的网络行为、系统操作记录进行审计，如发现异常访问或数据传输行为，应及时上报并采取相应措施。四、通用安全要求与注意事项1.保密义务延续：员工离岗离职后，其对组织商业秘密和敏感信息的保密义务并不随之终止，仍需严格遵守相关法律法规及保密协议的规定。2.个人物品检查：在不侵犯个人隐私的前提下，组织有权对离岗离职员工携带出组织场所的个人物品进行必要的检查，以防止组织信息资产被非法带出。检查应遵循合理、审慎的原则，并由两名以上工作人员在场。3.禁止行为：严禁离岗离职员工在离职前恶意删除、篡改、泄露组织信息数据；严禁以任何方式非法复制、传播组织的敏感信息；严禁将组织的IT设备及软件私自带离或据为己有。五、责任追究对于违反本制度规定，导致组织信息资产泄露、丢失或损坏的，组织将根据情节轻重，对相关责任人（包括离岗离职员工、直接主管及其他相关失职人员）进行处理，处理方式包括但不限于通报批评、经济处罚、解除劳动合同等。若行为触犯法律法规，将依法追究其法律责任。六、制度的解释