公司档案管理制度范本

公司档案管理制度范本第一章总则第一条目的与依据为规范公司档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，维护公司合法权益，根据国家有关法律法规及行业规范，结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称档案，是指公司在各项经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。第四条管理原则档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。第二章管理机构与职责第五条管理部门公司综合管理部（或指定行政部门，下同）是档案管理的职能部门，负责统筹、指导、监督和检查公司档案管理工作。第六条部门职责综合管理部档案管理职责主要包括：（一）贯彻执行国家及行业档案管理的法律法规和方针政策；（二）制定和完善公司档案管理规章制度及工作细则；（三）负责公司各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等工作；（四）指导和督促各部门做好日常文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；（五）组织档案管理人员的业务培训和学习交流；（六）负责公司档案管理系统的建设、维护和推广应用；（七）确保档案的安全与保密，防止档案损毁、丢失和泄密。第七条部门及人员职责公司各部门应指定专人（可兼职）负责本部门文件材料的收集、整理、预归档和向综合管理部移交工作，并协助档案管理部门提供档案利用。各部门负责人对本部门档案工作负领导责任。第三章档案的形成与归档第八条归档范围公司在各项工作中形成的具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，主要包括但不限于：（一）公司设立、变更、注销等相关的工商、税务、资质等证照及审批文件；（二）公司股东会、董事会、监事会会议纪要、决议及相关文件；（三）公司发展规划、战略方案、年度计划、工作总结等；（四）公司内部管理制度、规定、办法等；（五）对外及内部重要合同、协议、意向书等；（六）重要的请示、报告、批复、通知、函等公文；（七）公司重要会议记录、纪要、议程、发言稿等；（八）财务会计凭证、账簿、报表等会计资料（按财务制度规定执行）；（九）人事任免、聘用、培训、考核、薪酬、奖惩、离职等人事档案材料；（十）项目立项、可行性研究、设计、施工、验收、监理等项目管理文件；（十一）重要的技术资料、研发成果、专利、标准、图纸等；（十二）重要的客户资料、市场调研、营销策划、宣传推广材料；（十三）公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状等实物及相关文件；（十四）重要的对外宣传报道、媒体采访资料；（十五）其他具有保存价值的文件材料、声像资料、实物等。第九条归档时间（一）文书档案：办理完毕的文件材料，应在次年第一季度内完成整理归档；（二）会计档案：按照《会计档案管理办法》的规定，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后移交综合管理部归档；（三）人事档案：应在有关手续办理完毕后一个月内归档；（四）项目档案：项目完成后三个月内，由项目负责人组织整理后归档；（五）其他专门档案：根据其特点和实际情况，在工作告一段落后及时整理归档。第十条归档要求（一）归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统；（二）文件材料的书写和载体应符合耐久性要求，手写应使用蓝黑墨水或碳素墨水，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水及易褪色的书写工具；（三）归档的文件材料应为原件，如无原件，复印件须注明原件保管处及复印人，并加盖公章或相关负责人签字确认；（四）外文材料应附有中文译本；（五）声像资料应注明事由、时间、地点、人物、拍摄（录制）人等；（六）电子文件应连同其元数据一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十一条归档手续各部门向综合管理部移交档案时，应填写《档案移交清单》，双方核对无误后签字确认，一式两份，双方各执一份。第四章档案的整理与保管第十二条档案整理档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。具体整理方法参照国家档案管理相关标准执行，包括分类、编号、排列、编目、装订、装盒等环节。第十三条档案分类与编号公司档案采用统一的分类体系进行分类，可按年度、部门、业务类别等层级进行。档案编号应具有唯一性和可追溯性，便于识别和管理。第十四条档案排列与编目档案应按照分类方案和编号顺序进行排列，并编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，确保查阅便捷。第十五条档案保管（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施；（二）配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、文件夹等，确保档案存放有序、安全；（三）建立档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房；（四）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告；（五）对重要、珍贵的档案，应采取特殊保护措施，可制作复制件供日常利用。第十六条库房管理档案库房应保持整洁、干燥、通风。严禁在库房内吸烟、饮食、存放易燃易爆物品及其他与档案无关的物品。档案管理人员应做好库房温湿度记录和调控。第五章档案的利用第十七条利用范围与权限（一）公司内部人员因工作需要可查阅与其工作职责相关的档案；（二）查阅涉密档案或重要档案，须经部门负责人批准，必要时须报请公司分管领导或总经理批准；（三）外部单位或人员查阅公司档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司分管领导或总经理批准，并由相关部门人员陪同。第十八条利用手续查阅档案须填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、部门、查阅事由、档案名称、编号、查阅日期等信息。档案管理人员应对查阅过程进行监督。第十九条利用要求（一）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料；（二）不得擅自复制、拍摄、抄录档案内容，确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制；（三）档案一般不得带出档案库房，确因特殊情况需带出的，须经公司分管领导或总经理批准，限期归还，并办理借阅手续；（四）查阅秘密级以上档案，必须在指定的保密阅览室内进行；（五）查阅完毕后，应将档案归还原处，经档案管理人员核对无误后方可离开。第二十条档案复制与摘录经批准复制、摘录的档案材料，由档案管理人员核对无误后加盖档案证明章。复制件与原件具有同等效力，但不得作为原始凭证使用。第二十一条档案借出与归还借出的档案应按期归还，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后方可注销借阅手续。逾期未还的，应及时催还。第二十二条档案利用效果反馈重要的档案利用，可要求利用部门或人员反馈利用效果。第六章档案的鉴定与销毁第二十三条档案鉴定（一）成立档案鉴定小组，由公司分管领导、综合管理部及相关部门负责人、专业人员组成，负责对档案的保存价值进行鉴定；（二）档案鉴定小组定期（一般每五年）对已超过保管期限的档案进行鉴定，确定其存毁；（三）对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见，报公司分管领导批准后销毁。第二十四条销毁程序（一）对批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列明档案名称、编号、数量、形成日期、销毁原因等；（二）档案销毁须有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字。监销人应对销毁全过程负责，确保档案彻底销毁；（三）《档案销毁清册》及相关审批文件应永久保存。第二十五条禁止销毁范围即使已超过保管期限，但具有下列情形之一的档案，不得销毁：（一）涉及党和国家机密、公司核心商业秘密的；（二）未了结的债权债务关系的；（三）具有历史研究价值或凭证作用的；（四）其他认为需要继续保存的。第七章档案的保密第二十六条保密要求档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。第二十七条密级划分公司档案的密级分为绝密、机密、秘密三级，具体划分标准和管理办法参照公司《保密管理制度》执行。第二十八条保密措施（一）建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育；（二）涉密档案应单独存放，并有明显的密级标识；（三）查阅、复制、传递涉密档案，必须严格按照保密规定办理手续；（四）档案管理系统及存储介质应采取严格的保密技术措施，防止信息泄露；（五）档案管理人员工作调动或离职时，必须办理档案交接手续，并签订保密承诺书。第二十九条泄密处理发生档案泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按照公司相关规定对责任人进行处理；情节严重的，移交司法机关处理。第八章档案数字化管理第三十条数字化原则档案数字化工作应遵循真实性、完整性、可用性、安全性的原则，确保数字化档案与原件一致，便于长期保存和利用。第三十一条数字化范围对具有长期保存价值的重要档案，应优先进行数字化扫描和加工。第三十二条数字化加工档案数字化加工应符合国家相关标准和规范，确保扫描图像清晰、完整、不失真，metadata信息著录准确、规范。第三十三条数字档案管理（一）建立公司档案管理信息系统，对数字档案进行统一管理；（二）数字档案应进行异地备份和定期备份，确保数据安全；（三）数字档案的存储介质应符合耐久性要求，并定期进行检测和转换；（四）数字档案的访问应设置权限控制，确保信息安全。第九章责任追究第三十四条奖励对在档案管理工作中认真负责、做出显著成绩，或在档案利用、保护、保密等方面有突出贡献的部门和个人，公司予以表彰和奖励。第三十五条处罚对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重对责任人给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等行政处分，并可处以罚款；造成公司经济损失的，应承担相应赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档，造成档案材料丢失、损毁的；（二）擅自涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料的；（三）未经批准，擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的；（四）违反档案保密规定，泄露档案秘密的；（五）擅自销毁档案