档案有保管协议书

档案有保管协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX有限公司（以下简称“甲方”），住所地位于XX省XX市XX区XX路XX号。甲方为一家依法注册成立的企业法人，主要从事XX行业相关业务，具备完全民事行为能力，能够独立承担民事责任。甲方法定代表人：XXX，性别：男/女，职务：董事长/总经理，联系电话：XXXXXXXXXXX。甲方联系方式包括但不限于公司座机、电子邮箱及法人的个人联系方式，确保协议履行期间相关通知、文件能够及时送达。甲方在档案管理领域具有丰富的实践经验，基于业务发展需要，拟委托乙方提供档案保管服务，以保障档案资料的完整性与安全性。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX档案管理有限公司（以下简称“乙方”），住所地位于XX省XX市XX区XX路XX号。乙方为一家依法注册成立的专业档案服务机构，专注于档案整理、保管、数字化及咨询等服务，具备相应的行业资质和丰富的服务经验。乙方法定代表人：XXX，性别：男/女，职务：总经理，联系电话：XXXXXXXXXXX。乙方联系方式包括但不限于公司座机、电子邮箱及法人的个人联系方式，确保协议履行期间相关通知、文件能够及时送达。乙方拥有符合国家标准的档案保管设施和专业的技术团队，能够为甲方提供安全、规范的档案保管服务，并严格遵循保密义务，确保甲方档案资料的机密性。

###协议简介

鉴于甲方因业务发展需要，持有大量具有重要价值的档案资料，为规范档案管理、确保档案资料的完整性、安全性与可追溯性，甲方经审慎评估，选择乙方作为档案保管服务提供方，由乙方提供专业的档案保管服务。乙方基于自身专业能力和行业经验，同意接受甲方的委托，按照本协议约定，对甲方指定的档案资料进行整理、入库、保管及后续服务。双方基于平等、自愿、公平的原则，经友好协商，达成如下协议。协议的履行将有助于甲方优化档案管理流程，降低档案保管风险，同时保障乙方的专业服务价值得到合理体现，实现合作共赢。本协议的签订及后续履行，将围绕档案的交接、保管、维护、数字化及保密等核心内容展开，双方将严格遵循协议约定，确保合作顺利进行。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在档案保管服务中的权利与义务，确保甲方持有的档案资料得到安全、规范、专业的保管，并能够随时按照约定进行查阅或调取。协议范围包括但不限于：甲方委托乙方对指定档案资料进行收集、整理、分类、编目、入库保管、日常维护、数字化转换（如需）、保密管理、以及根据甲方要求进行的档案借阅、复制等增值服务。具体服务内容、标准及要求详见本协议附件或另行约定。双方将依据本协议约定，共同维护档案资料的完整性、安全性与可用性，保障甲方合法权益。

第二条定义

1.档案资料：指由甲方形成或持有的，具有保存价值的各类文件、纸、照片、音视频资料、电子数据及其他形式记录，包括但不限于纸质文件、光盘、U盘、移动硬盘等存储介质。

2.保管期限：指本协议约定乙方对甲方档案资料进行保管的起止时间，具体期限根据档案类型及甲方要求确定。

3.数字化转换：指将档案资料（尤其是非电子载体形式的档案）通过扫描、拍照等方式转化为电子数据文件，并进行存储、索引的过程。

4.保密义务：指乙方对其接触到的甲方档案资料内容及甲方提供的其他商业、技术信息负有不为任何第三方披露或用于自身利益的义务。

5.不可抗力：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

1.1权利：甲方有权要求乙方按照本协议约定提供专业、规范的档案保管服务；有权对乙方的服务过程进行监督，并提出合理化建议；有权根据实际需要，要求乙方对档案资料进行查阅、复制或提取；有权要求乙方对其提供的档案资料承担保密责任；有权在协议期满或提前终止时，要求乙方完整、无损地返还其档案资料。

1.2义务：甲方应向乙方提供真实、准确、完整的档案资料清单及必要的背景信息，以便乙方进行有效整理和保管；甲方应确保移交乙方的档案资料来源合法，无权属争议；甲方应按时足额向乙方支付协议约定的服务费用；甲方应指定专人负责与乙方的联络及档案资料的交接事宜，确保沟通顺畅；甲方在需要查阅、提取档案资料时，应提前向乙方提出书面申请，并遵守乙方的管理规定；甲方应对其提供的档案资料的内容承担法律责任，并配合乙方处理可能出现的与档案资料相关的问题。

2.乙方的权力和义务：

2.1权利：乙方有权要求甲方提供必要的档案资料信息及配合档案整理工作；有权按照本协议约定收取服务费用；有权对甲方违反保密义务或档案管理规定的行为提出异议；有权在协议约定或法律规定的情况下，对档案资料采取必要的保护措施（如异地备份、抢救修复等）；有权在甲方逾期支付服务费用时，根据协议约定暂停相关服务或要求甲方提供担保。

2.2义务：

2.2.1保管义务：乙方应设立符合国家及行业标准的专用档案库房，配备必要的温湿度控制、防火、防潮、防虫、防盗、防光等设施，确保档案资料的安全存放。乙方应建立严格的档案出入库管理制度，实行双人核对、登记制度，确保档案资料不丢失、不损毁、不被篡改。对于特殊载体或珍贵档案，乙方应采取额外的保护措施。

2.2.2服务标准：乙方应按照协议约定及档案管理规范，对甲方移交的档案资料进行分类、编目、制作检索工具，并建立完善的电子档案管理系统（如适用）。乙方应保证档案资料的存放位置准确、查找便捷，并定期对档案保管环境进行检查和维护。

2.2.3保密义务：乙方及其工作人员应对接触到的甲方档案资料内容严格保密，不得以任何形式泄露给任何第三方，不得将档案资料用于任何与甲方委托无关的目的。乙方应与所有参与档案保管服务的工作人员签订保密协议，明确其保密责任。在协议终止后，乙方仍有义务继续履行保密义务，并在甲方要求时返还所有包含甲方信息的档案资料及电子数据。

2.2.4数字化服务（如约定）：若协议包含数字化服务条款，乙方应按照甲方要求的技术标准和格式，对档案资料进行数字化转换，保证数字化成果的清晰度和完整性，并负责电子数据的存储安全。乙方应向甲方交付数字化成果，并配合甲方进行数据验收。

2.2.5查阅服务：乙方应根据甲方的书面申请和授权，在约定的时间、地点配合甲方进行档案资料的查阅、复制或提取，并做好登记和监督工作，防止档案资料在查阅过程中发生损毁或遗失。

2.2.6告知义务：乙方应定期（如每年）向甲方提供档案保管情况报告，内容包括档案出入库统计、保管环境监测结果、安全检查情况、服务完成情况等。如发现档案保管存在风险或异常情况，乙方应及时通知甲方。

2.2.7责任保险：乙方应投保相应的职业责任保险或责任担保，以覆盖在档案保管过程中可能发生的意外损毁、丢失等风险，并在发生事故时积极配合甲方进行损失和赔偿处理。

第四条价格与支付条件

本协议项下的档案保管服务费用，根据甲方档案资料的类型、数量、保管期限、服务范围等因素综合确定。具体价格标准及计算方式详见本协议附件一《服务费用明细表》。该附件作为本协议不可分割的一部分，与本协议具有同等法律效力。服务费用采用一次性包干或分阶段支付的方式，具体支付方式由双方在附件中约定。甲方应按照约定方式及时间节点，向乙方支付服务费用。支付方式包括但不限于银行转账、支票等，乙方应在收到款项后提供等额合法发票。若甲方未能按时足额支付服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的千分之零点五向乙方支付违约金；逾期超过三十日，乙方有权暂停提供服务，直至甲方付清全部款项及违约金，且乙方因此产生的额外成本由甲方承担。

第五条履行期限

本协议的履行期限自双方签字盖章之日起生效，至约定的保管期限届满之日止。具体保管期限根据甲方档案资料清单中标注的期限确定，或由双方另行书面约定。协议期满前三个月，如甲方需要继续委托乙方保管档案，应提前书面通知乙方，双方应协商续签协议事宜。如甲方提前终止本协议，应至少提前六个月书面通知乙方，并支付至通知到达乙方之日止的服务费用；对于提前终止部分，甲方应按剩余保管期限比例支付相应费用。乙方应自本协议生效之日起，在约定的期限内完成对甲方首次移交档案资料的整理、入库工作，并确保后续按照协议约定持续履行保管义务。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

6.1.1甲方未按时足额支付服务费用的，除按照第四条约定支付违约金外，还应承担乙方为催收款项而产生的合理费用，包括但不限于律师函费用、差旅费等。

6.1.2甲方未按照约定提供必要的档案资料信息、清单或未配合乙方完成档案整理、交接工作的，导致乙方无法按时开始或完成服务的，甲方应承担由此给乙方造成的直接经济损失，并按协议约定支付相应比例的服务费用。

6.1.3甲方擅自涂改、损毁、伪造或擅自处置乙方保管的档案资料，或提供虚假档案资料给乙方造成损失的，甲方应赔偿乙方全部直接损失，并承担相应的法律责任。

6.1.4甲方提前终止协议，除支付至终止日止的服务费用外，还应按照协议总服务费用的百分之十向乙方支付违约金；若违约金不足以弥补乙方实际损失的，甲方应补足差额。

2.乙方违约责任：

6.2.1乙方未能按照本协议第二条、第二条之2.2.1至2.2.6项约定履行档案保管义务，导致档案资料发生丢失、损毁、泄密或无法正常查阅的，乙方应承担相应的赔偿责任。赔偿范围包括但不限于档案资料本身的价值损失（以甲方提供的评估价值或市场公允价值为参考）、甲方因此遭受的业务损失、以及甲方为事故原因而产生的合理费用（如鉴定费、审计费等）。

6.2.2因乙方保管不善直接导致的档案资料灭失或严重损毁，乙方应按灭失或损毁档案资料的价值进行全额赔偿；若价值难以确定，则按协议总服务费用的三倍向甲方支付违约金，但最高不超过甲方因此事件直接损失的两倍。

6.2.3乙方违反保密义务，泄露甲方档案资料信息给第三方，或将被保密信息用于自身或其他第三方目的，构成违约的，乙方应立即停止违约行为，并赔偿甲方全部直接损失；若造成甲方商誉受损或市场利益的，还应承担相应的间接损失赔偿责任。甲方有权解除协议，并要求乙方支付协议总费用百分之五十的违约金。

6.2.4乙方未按约定履行告知义务，或未按时提供档案保管情况报告，经甲方书面催告后仍不改正的，乙方应向甲方支付协议总服务费用百分之一的违约金；情节严重或导致甲方无法及时了解档案状况并造成损失的，按6.2.1项处理。

6.2.5乙方工作人员在服务过程中因故意或重大过失给甲方造成其他直接损失的，乙方应承担赔偿责任。

6.2.6乙方在协议约定或法律规定的时间内未返还原甲档案资料的，每逾期一日，应按未返档案资料评估价值的千分之一向甲方支付违约金，直至档案资料返还之日止；逾期超过六十日，甲方有权解除协议，乙方除支付至解除日止的违约金外，还应按未返档案资料价值的百分之二十支付违约金。

3.违约金与赔偿的关系：本协议约定的违约金与赔偿金条款非穷尽式列举，任何一方违约给对方造成的损失超过违约金数额的，守约方有权请求违约方赔偿全部实际损失，包括直接损失和可预见的间接损失。若一方同时承担违约金和赔偿金，总赔偿金额不应超过实际损失金额。双方应友好协商解决违约责任承担问题，协商不成的，按照本协议争议解决条款处理。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律法规变更、征收、征用等）、流行病疫情以及网络攻击或系统故障等无法预见或非双方合理控制的事件。

2.不可抗力影响：任何一方因不可抗力事件导致无法履行或无法完全履行本协议约定的义务时，受影响方应在不可抗力事件发生后合理期限内（不超过十五日）书面通知另一方，说明事件情况、预期影响以及预计恢复履行的时间。双方应根据不可抗力事件对协议履行的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除协议。

3.责任免除：因不可抗力导致协议义务无法履行或延迟履行，受影响方不承担违约责任。双方应根据不可抗力事件的影响，各自承担相应的损失。若不可抗力事件持续超过三十日，双方仍无法恢复履行协议的，本协议可协商解除。因不可抗力造成的损失，包括但不限于运费、仓储费、合理的额外支出等，由各方自行承担，除非协议另有约定。双方应尽力采取措施减少不可抗力造成的损失，并保存相关证据。

第八条争议解决

1.协商解决：凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商应指派双方授权代表进行，旨在达成书面和解协议。

2.调解解决：若协商未能在收到争议通知后三十日内达成一致，双方同意将争议提交给双方共同认可的调解机构进行调解。调解应遵循公平、中立、保密的原则。调解达成协议的，双方应签署调解书，调解书经双方签字后具有约束力，双方应共同遵守。

3.仲裁或诉讼：若协商或调解未能解决争议，或双方在协商、调解开始前明确选择仲裁或诉讼方式，则争议应按照以下方式解决：

(1)仲裁：提交至有管辖权的人民仲裁委员会（或双方另行书面约定的仲裁机构），按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁地点、仲裁语言等具体事项由双方协商确定，如无约定，则由仲裁机构决定。

(2)诉讼：任何一方均有权向甲方住所地有管辖权的人民法院提起诉讼解决争议。诉讼过程中，双方应提供书面证据，并遵守法院的审判程序。判决生效后，双方应自觉履行。

4.争议解决原则：在争议解决过程中，除争议事项外，双方应继续履行本协议中未受争议影响的其他条款。任何一方在争议解决期间采取的行动不应被视为放弃其在本协议下的任何权利。解决争议所产生的一切费用（包括但不限于仲裁费、诉讼费、律师费、差旅费等），除协议另有约定外，原则上由败诉方承担；若双方均有责任，则根据实际情况合理分担。

第九条其他条款

1.通知方式：双方就本协议相关事宜进行的所有通知、请求、要求或其他通讯，均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本协议首页载明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前十日书面通知另一方，否则按原方式发送的通知视为有效送达。通过电子邮件发送的，发出时视为送达；通过传真发送的，成功发送回执视为送达；通过邮寄发送的，寄出后七日视为送达。

2.协议变更：对本协议的任何修改、补充或变更，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，经双方授权代表签字盖章后生效。任何一方未经对方书面同意，不得单方面修改协议内容。

3.法律适用与争议解决优先：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。本协议争议解决条款约定优先适用，其他条款在不与争议解决条款冲突的情况下继续有效。

4.保密条款的独立适用：本协议中的保密条款（第二条之定义及乙方义务中的保密义务）独立于本协议其他条款，即使本协议其他条款被认定为无效或可撤销，保密条款仍然有效并具有约束力。

5.完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解或安排。任何未在本协议中明确约定的事项，均不作为本协议的组成部分。

6.可分割性：若本协议任何条款被有管辖权的人民法院或仲裁机构